Assumere un nuovo dipendente può richiedere un po 'di tempo e fatica. Dal giorno in cui un lavoro viene pubblicato fino a quando il nuovo dipendente non viene a bordo, può passare da un paio di settimane a diversi mesi. Prima di archiviare tutti questi curriculum e note, dedica alcuni minuti a inviare lettere a coloro che non sono stati assunti. Potrebbe non essere piacevole come scrivere la lettera di offerta, ma meritano di conoscere anche l'esito dei loro sforzi.
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Prima di iniziare, contatta il tuo dipartimento delle risorse umane per sapere se hanno già lettere di riserva per questo scopo. Se è così, usa questi modelli. Anche se non hanno i modelli, potrebbero esserci requisiti specifici o una lingua da includere in qualsiasi lettera di rifiuto. Segui le loro linee guida per evitare qualsiasi problema da parte dei candidati.
Componi una singola lettera
Crea una lettera che può essere utilizzata per tutti i candidati. Inizia con un breve ringraziamento per il loro interesse nel lavoro, quindi dichiara che qualcun altro è stato scelto per la posizione. Se del caso, complimenta il gruppo nel suo complesso per le sue abilità e qualifiche con qualcosa del tipo "Tutti i candidati erano altamente qualificati e ognuno di voi sarebbe stato una grande aggiunta al nostro team." Aggiungi un secondo paragrafo con alcune note procedurali che affermano che i resumes saranno archiviati, che possono chiamare se hanno domande o che sperano che applichino per posizioni future. Se le risorse umane richiedono una lingua specifica, aggiungere questo come terzo paragrafo. Termina la lettera ringraziandoli di nuovo per il loro tempo e interesse.
Keep it Simple
Mantieni la lettera breve e semplice. Comunicare il messaggio che non hanno ottenuto il lavoro, ma dovrebbero applicare nuovamente. Mentre le notizie possono essere negative, il tono generale della lettera rimane positivo e incoraggiante. Limita il corpo della lettera a due o tre paragrafi, con non più di sei o sette frasi. Usa un formato di lettera commerciale tradizionale con un linguaggio formale ma amichevole.
Personalizzalo
Una volta creato il modello, creare una lettera separata per ciascun candidato. Aggiungi il loro nome e indirizzo nella parte superiore della lettera e cambia il saluto per affrontarli per nome. Stampa la lettera sulla carta intestata dell'azienda, quindi firma ogni lettera e invialo per posta. Anche l'e-mail potrebbe essere appropriata, ma una lettera stampata e personalizzata consente loro di sapere che hai preso sul serio il loro tempo e impegno. Un candidato potrebbe non essere il miglior candidato per questa posizione, ma se trattato con rispetto, potrebbe adattarsi bene a un lavoro futuro o diventare uno dei tuoi migliori clienti.
