I giorni degli assistenti amministrativi sono pieni di molteplici attività tra cui la pianificazione, l'invio di e-mail e la gestione dei progetti. Inoltre, a volte è necessario portare un messaggio al tuo capo quando non è disponibile. Un messaggio poco chiaro e scritto male può frustrare il tuo capo. Se si vuole impressionare, fornire un messaggio dettagliato che riassume la natura della chiamata e la risposta richiesta. Anche se non sei un assistente amministrativo, potresti occasionalmente dover prendere dei messaggi per un capo che non è disponibile.
$config[code] not foundMentre sei al telefono
Chiedi al chiamante se vorrebbe lasciare un messaggio. Se la risposta è "no", prenditi un momento per incoraggiare un messaggio. Digli che il tuo capo sarà in riunione tutto il giorno, quindi richiamare potrebbe non essere l'opzione migliore.
Chiedere al chiamante di fornire un messaggio dettagliato. Alcuni chiamanti risponderanno con "Basta che mi richiami". Sfortunatamente, il tuo capo potrebbe non essere soddisfatto di un messaggio così vago. In questo caso, rispondi con "Certo, cosa posso dirle per quanto riguarda questo?"
Richiedi un nome completo dal chiamante. I nomi potrebbero causare confusione per il tuo capo. Basta chiedere, "Posso avere il tuo nome completo?" quando si prende giù il messaggio.
Richiedi il numero di telefono del chiamante. Anche se questo può sembrare ovvio, è facile dimenticare il numero se focalizzato su altri aspetti della chiamata. Se il chiamante preferisce essere contattato via e-mail, scrivi anche questo.
Annota tutte queste informazioni su carta di scarto mentre fai le domande. Annota anche la data e l'ora della chiamata.
Trasmettere il messaggio
Organizza i tuoi appunti per la chiamata su un piccolo foglietto di carta. Ogni messaggio dovrebbe riempire solo un pezzo di carta. Evita di scrivere più di un messaggio su ogni scheda.
Annotare la data e l'ora della chiamata, seguito dal nome e dal cognome del chiamante nella parte superiore del foglio. Se ha anche dato la sua posizione o relazione al tuo capo, come un contabile o un fornitore, scrivi anche qui.
Riassumi lo scopo della chiamata in una breve frase. Scrivi questo sotto il nome del chiamante. Sii breve e specifico in modo che il tuo capo non debba chiedersi di cosa si tratta.
Scrivi il numero di telefono del chiamante nella parte inferiore del messaggio.
Scrivi "URGENTE" in maiuscolo nell'angolo in alto a destra della nota se la chiamata era molto importante. La maggior parte dei messaggi telefonici non rientrano in questa categoria. I messaggi urgenti si riferiscono a emergenze familiari o problemi di business che potrebbero avere un grande impatto negativo sull'azienda.
Invia i messaggi al tuo capo non appena è disponibile. Mentre gli passi ogni messaggio, leggilo ad alta voce. In questo modo non ha alcuna possibilità di perdere un messaggio importante.
Mancia
Sapere quando parlare. Se un messaggio è veramente un'emergenza, specialmente con la famiglia del capo, interrompila immediatamente e informale sul chiamante. Alcune cose nella vita sono più importanti di un incontro di lavoro.
