Il 2018 si preannuncia come un buon anno per la produttività. Più veloce che mai, i processi aziendali in tutti i settori sono stati semplificati da applicazioni e software basati su cloud. Questa nuova ondata di tecnologia è economica, facilmente accessibile e progettata per la facilità d'uso.
Aziende di qualsiasi dimensione, in quasi tutti i settori sono in grado di sfruttare i vantaggi di questa tecnologia: senza gli strumenti giusti a disposizione, è probabile che la tua azienda sprechi denaro e ore fatturabili in attività semplificate dalle app basate su cloud. In caso contrario, attività estenuanti come posta elettronica, telefonate, documenti e comunicazioni a collo di bottiglia sono un gioco da ragazzi con la tecnologia giusta.
$config[code] not foundSiamo qui per guidarti attraverso sei strumenti essenziali che le aziende non possono permettersi di trascurare. Ognuno è personalizzato per un compito specifico e, se combinato, renderà le operazioni giornaliere più rapide, più facili e potrebbero semplicemente risparmiare un sacco di soldi lungo la strada.
1. Un sistema telefonico basato su cloud
Sappiamo che non esiste un "giorno medio" nel mondo degli affari. Alcuni sono brevi, la maggior parte sono lunghi, ma c'è una costante: il telefono. Sarà sempre lì, e l'utilizzo del sistema telefonico sbagliato farà risparmiare tempo e denaro.
Entra nel sistema telefonico basato su cloud: conveniente, privo di contratti e ricco di funzionalità perfette per ottimizzare le comunicazioni telefoniche di un'azienda. Utilizzando la tecnologia VoIP, un sistema di telefonia cloud mette le telefonate della tua azienda ovunque ci sia una connessione Internet. Ma non è tutto:
- Instradare le chiamate verso qualsiasi dispositivo a vostro piacimento, o anche un servizio di risposta: ne parleremo più avanti in un attimo.
- Accedi ai messaggi vocali e chiama le registrazioni dalla tua email, dove possono essere scaricate e condivise facilmente, essenziale per tenere traccia dei messaggi e delle informazioni sui clienti
- Assegna un'estensione a ciascun utente, in modo che i chiamanti raggiungano rapidamente esattamente chi di cui hanno bisogno
- Imposta il tuo sistema in pochi minuti. Non è necessario l'hardware, il che significa che non è necessaria una manutenzione costosa, il che significa una riduzione inferiore della bolletta telefonica.
I sistemi di telefonia cloud (come Tresta!) Dispongono di numeri locali e verdi, che consentono di personalizzare l'aspetto della tua attività per attirare la più ampia gamma di potenziali clienti. Non dimenticare: il 75% delle persone pensa che chiamare sia il modo più efficace per ottenere una risposta rapida: sei pronto a rispondere?
2. Un servizio di risposta dedicato
Il punto della questione è questo: non c'è semplicemente il tempo di rispondere ad ogni telefonata. Tuttavia, è certamente nel tuo interesse provare: l'80% dei chiamanti di un'azienda non lascerà un messaggio vocale e non richiamerà se la prima chiamata non riceve risposta.
Questo lascia poco tempo per il tag del telefono con potenziali clienti. Se non rispondi alla loro chiamata, lo farà qualcun altro. Questo è esattamente il motivo per cui un servizio di risposta 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è lì per raccogliere il gioco quando sei occupato. Con un servizio di risposta, le chiamate a cui non si ha il tempo di rispondere vengono raccolte da agenti esperti che sono addestrati a fornire l'esperienza di un addetto alla reception interno ad una frazione del costo.
Gli agenti seguono uno script personalizzato che consente loro di rispondere alle domande più frequenti, prendere messaggi e informazioni di contatto, e praticamente qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno. Ogni chiamata viene registrata e seguita da un rapporto dettagliato inviato a te in modo da non perdere nessuna informazione, non importa quanto sei occupato.
È importante notare che non tutti i servizi di risposta sono progettati per funzionare con determinati tipi di attività commerciali. Quando si pesano le opzioni, cercare questi dettagli:
- - Esperienza precedente che richiede chiamate per un'attività come la tua
- -24 ore di disponibilità
- -Servizi bilingue
- -La capacità di integrare con il software che hai in atto, come strumenti per la pianificazione degli appuntamenti, l'elaborazione degli ordini o un CRM
Suggerimento: se abbinato a un sistema telefonico basato su cloud come Tresta, le chiamate possono essere programmate sul cellulare durante il giorno, quindi al servizio di risposta nelle notti, nei fine settimana o anche durante la pausa pranzo.
3. Il preferito di tutti: una funzione di chat dal vivo
La gente ama l'opzione di chattare in tempo reale dal sito web di un'azienda. Ha dimostrato di migliorare la percezione di un'azienda da parte di un visitatore e di portare a un cliente complessivamente più soddisfatto. In effetti, un sondaggio di eMarketer ha rilevato che il 63% degli intervistati aveva maggiori probabilità di tornare a un sito in cui avevano utilizzato una funzione di chat come LiveChat. Le ragioni di questo sono abbastanza chiare: è conveniente. Permette ai potenziali clienti di multitasking. Forse il più importante, tuttavia, è questo: è molto più facile che fare una telefonata.
Durante la ricerca e la considerazione delle opzioni, un visitatore del tuo sito web potrebbe avere una domanda sul tuo servizio che non ritiene opportuno ritirare il telefono per chiedere. A quel punto, ci sono due opzioni: continuano a sfogliare il tuo sito e la loro domanda rimane senza risposta, oppure aprono rapidamente la chat box del tuo sito web e parlano con un membro del tuo team. La loro domanda viene risolta rapidamente, permettendoti di comunicare immediatamente la tua esperienza e distinguerti dal potenziale cliente.
4. CRM intuitivo
Questo è un gioco da ragazzi. Il giusto software di gestione, come quello offerto da Salesforce, HubSpot o Zoho, semplifica tutte le lunghe attività amministrative associate a ogni nuovo cliente, facendoti risparmiare tempo e organizzandoti.
I principali provider di CRM possono fare qualsiasi cosa che ti fornisca una visione più chiara delle relazioni con i tuoi clienti. Ti avviseranno quando un potenziale cliente principale sfoglia la tua vista o apre la tua email. Analizzeranno il tuo mercato e aiuteranno a segmentare i tuoi clienti, assegnare i rappresentanti e sfruttare al meglio il tuo territorio. Gli strumenti di analisi consentono di visualizzare e pianificare previsioni di vendita, per un piano realistico e attuabile per il presente e il futuro. Questa è a malapena la punta dell'iceberg, comunque. Se in passato hai evitato i CRM pensando di non poter aiutare la tua attività, ora è il momento di ripensarci.
Pro-Tip:
Non dimenticare che alcuni (non tutti!) Servizi di risposta possono essere integrati con il tuo software CRM di scelta, quindi i tuoi record rimangono aggiornati ovunque tu sia.
5. Gestione dei contenuti e condivisione dei file
Immagina il classico classificatore giallo polveroso.
Abbastanza insignificante, non è vero?
Ora immagina che sia all'interno del tuo computer e possa archiviare in modo sicuro una quantità illimitata di file che puoi facilmente organizzare, trovare, scaricare e condividere con chiunque.
Così va meglio.
Con le applicazioni di archiviazione di file basate su cloud come la scatola con titolo adatto, tutti i tuoi documenti sono organizzati e accessibili con pochi clic. Le app di archiviazione come queste sono super facili da usare e supportate da misure di sicurezza all'avanguardia, quindi non ci sono problemi di privacy da considerare quando si tratta di informazioni sensibili.
6. Comunicazioni interne semplificate
Lo strumento giusto per le comunicazioni interne probabilmente non eliminerà la necessità di e-mail interne, ma certamente rimarrà tale sensazione di paura che inevitabilmente segue l'apertura della tua casella di posta in mattinata.
Le app come Slack sono perfette per i team più grandi o che includono membri che lavorano in luoghi diversi.Organizza la tua squadra in canali basati su dipartimenti, progetti specifici o qualsiasi altra cosa per cui avresti bisogno di uno spazio designato per comunicare. Invia messaggi istantanei, foto, documenti e altro dal tuo computer o telefono cellulare.
È più veloce e più conveniente che inviare una e-mail e lascia solo un po 'più di spazio nella posta in arrivo di tutti per qualsiasi altra cosa stiano succedendo.
Riassumiamo:
Ecco qua. Sei strumenti di cui forse non hai sentito parlare sono convenienti, facili da usare e lavorano insieme per mantenere la tua pratica organizzata e produttiva. Ognuno è potente per conto proprio, ma quando combinato, forma un'unità senza cuciture progettata per farti risparmiare tempo e permetterti di concentrarti su ciò che conta.
- Tresta - Installa le tue chiamate ovunque desideri con un sistema telefonico basato su cloud
- PATLive - Risparmia tempo lasciando che gli agenti esperti rispondano alle chiamate mentre sei occupato
- LiveChat: impressiona i potenziali clienti rispondendo alle loro domande in tempo reale dal tuo sito web
- CRM: tieni tutti i clienti, i file e i contatti organizzati, o lascia che sia il servizio di risposta a gestirli per te!
- Riquadro: elimina i mal di testa da scartoffie organizzando ogni documento e file in modo sicuro nel cloud
- Slack - Semplifica le comunicazioni interne e crea spazio nella tua casella di posta condividendo istantaneamente messaggi e file con il tuo team da qualsiasi luogo
Chi è PATLive?
PATLive è un servizio di risposta dal vivo basato a Tallahassee, in Florida. Dal 1990, rispondiamo alle chiamate 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana per gli studi legali di tutte le forme e dimensioni. Sappiamo che le tue chiamate sono importanti e che presentare l'immagine giusta è tutto - è per questo che assumiamo solo il 2% dei candidati per rispondere alle chiamate, quindi li alleni per un minimo di 80 ore prima di mettersi al lavoro nel nostro centro di risposta.
Usando i nostri script di chiamata personalizzati, i nostri agenti dicono qualunque cosa tu voglia che loro dicano e suonano esattamente come un membro della tua azienda. Prenderanno messaggi, programmeranno appuntamenti e lavoreranno anche con i software di gestione come Clio e Lexicata per mantenere i casi aggiornati in modo accurato e sicuro.
Foto tramite Shutterstock
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