Puoi realizzare cose straordinarie negli affari quando hai gli strumenti giusti, sia tecnologici che sociali. Questo è particolarmente vero per la gestione dei progetti aziendali.
Con alcuni ottimi strumenti nel tuo arsenale, come quelli che seguono, dovresti essere in grado di soddisfare tutte le tue esigenze di gestione dei progetti.
Hai tutti e sette questi?
Software di gestione del progetto
Grazie alla tecnologia moderna, il software di gestione dei progetti è diventato più facile da usare che mai. I migliori programmi ti consentono di mantenere tutti i tuoi collaboratori sulla stessa pagina, con timeline interattive, tracciamento dei dati, timestamp, spese per ogni lavoro, raccolta di contenuti e funzionalità di delega.
$config[code] not foundSecondo Tom Treanor, direttore del marketing di Wrike, una società di software di project management, "È necessaria un'opzione di gestione dei progetti che faciliti la creazione di attività, coinvolga i membri del team attraverso una semplice codifica e che si integri con le piattaforme di condivisione di e-mail e file. L'utilizzo di un ottimo software di gestione dei progetti è una delle chiavi per raggiungere con successo gli obiettivi aziendali. "
Piattaforme condivisibili
Ogni progetto ha bisogno di accedere alle funzionalità di condivisione dei file al fine di mantenere sempre aggiornati i membri rilevanti del team. Ciò consente l'accesso ai file dal project manager ai membri del team e aiuta a minimizzare i problemi del progetto e la gestione inefficiente del tempo.
I migliori programmi di condivisione avranno le seguenti qualità:
- Online e accessibile ovunque con una connessione Internet
- Semplici funzioni di modifica
- La possibilità di allegare il progetto all'attività
- Condivisione delle capacità tra i collaboratori
- Funzioni di sicurezza che proteggono e eseguono il backup del tuo lavoro
- Integrazione con il tuo software di gestione dei progetti
Tra le piattaforme di condivisione più comunemente utilizzate ci sono Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive e Communifire.
Analisi del progetto
Per mantenere il tuo lavoro nel modo più fluido possibile, è necessario uno strumento di analisi del progetto che raccolga i dati dal software di gestione dei progetti. Tali dati miglioreranno l'efficienza e l'elaborazione.
Le migliori opzioni di gestione del progetto avranno l'analitica programmata direttamente nel software, ma puoi anche trovare alternative separate che raccolgono i dati per te. Il rapporto risultante ti mostrerà il tempo e il denaro speso per ciascun progetto, il numero di persone coinvolte, la quantità di comunicazione necessaria e qualsiasi altra informazione che devi sapere per ottimizzare i processi e migliorare i tuoi profitti.
Standard di comunicazione
Prima di iniziare un progetto con qualsiasi collaboratore, devi definire i tuoi standard di comunicazione. La maggior parte delle aziende utilizza l'e-mail per tutte le comunicazioni, ma ciò non funzionerà per ogni azienda e ogni progetto.
Permetti ai tuoi collaboratori di conoscere i canali appropriati da seguire quando devono porre una domanda, partecipare a riunioni di gruppo, discutere idee creative e interagire con i compagni di squadra.
Ad esempio, è possibile che tutte le semplici domande e interazioni di gruppo avvengano all'interno della funzione di commento del software di gestione del progetto; e tutte le riunioni del team devono svolgersi attraverso la chat video di gruppo, come ad esempio Google Hangout.
La definizione di questi standard all'inizio ridurrà sprechi di tempo e problemi di comunicazione e consentirà di offrire un lavoro più efficiente.
Modelli
La maggior parte dei tuoi progetti rientrerà probabilmente nelle stesse categorie. Ad esempio, se sei specializzato in SEO, lavorerai con campagne PPC, segnali sociali e contenuti del sito web, con ogni probabilità.
Per rendere più fluidi i progetti, è possibile sviluppare modelli per ciascuna di queste categorie. All'inizio potrebbe essere necessario un po 'di tempo in più, ma ne varrà la pena quando le varie sfaccettature di ciascun progetto verranno eseguite in modo più efficiente e il lavoro svolto dai membri del team richiederà meno revisione.
Responsabilità delegata
Una comune maledizione dei project manager è il desiderio di fare tutto da solo perché credi di essere in grado di farlo nel modo giusto. Di solito, semplicemente non è possibile fare tutto da soli e l'assunzione di troppo comporta solo un lavoro di scarsa qualità mentre corri per completare tutto in tempo.
Un progetto correttamente diviso tra ciascun membro del team è un progetto che ha maggiori probabilità di successo. Ricorda che la delega di un compito significa che ti fidi degli altri membri del team per eseguire correttamente il lavoro ed è necessario mostrare tale fiducia effettuando il check-in solo occasionalmente e non controllando ogni elemento del lavoro.
Delegare le responsabilità e quindi fidarsi dei membri del team per completare l'attività non solo alleggerirà il carico di lavoro, ma migliorerà le prestazioni dei dipendenti nel tempo.
Leadership definita
Il successo della maggior parte dei progetti dipende da un leader definito che possiede i tratti di un professionista. Se non hai un leader chiaro, questo causerà confusione e rallenterà il processo mentre i membri del tuo team lo distruggono durante il processo decisionale perché nessuno è stato designato per prendere le decisioni finali.
Un leader solido può mettere in pratica le migliori idee dai membri del tuo team e consegnare l'ultima parola sulle decisioni del progetto. Il capo squadra dovrebbe anche:
- Avvocato per la visione,
- Comunicare bene,
- Comunicare apertamente e onestamente con tutti i collaboratori,
- Esudi entusiasmo per il progetto,
- Delegato senza micromanaging,
- Dimostrare fiducia e capacità decisionali forti,
- Sapere come risolvere i problemi mentre emergono,
- Offrire feedback e lode quando meritati,
- Ascolta gli input degli altri e incoraggia la creatività e le idee.
Un leader competente è uno degli strumenti più importanti nella cintura di gestione del progetto. Con un leader definito disposto a collaborare con tutti i tuoi collaboratori, una gestione di progetti di successo non è solo possibile … è probabile.
Foto di Project Manager via Shutterstock
7 commenti ▼
