Molti incontri di lavoro sono essenziali per la comunicazione e la gestione, secondo un articolo su "Business Balls". Tuttavia, le persone temono incontri che percepiscono come inefficienti, disorganizzati e sprecati di tempo. Prima di inviare l'invito alla riunione successiva, utilizzare un elenco di controllo riunione per prepararsi. Questo tipo di strumento consente di semplificare gli obiettivi della riunione e identificare i partecipanti e le azioni necessari.
$config[code] not foundLista di controllo pre-riunione
I pianificatori di riunioni di maggior successo pianificano tutte le attività e gli oggetti della riunione prima di inviare gli inviti. Le attività pre-incontro comprendono la scelta di un giorno e di un orario convenienti per la riunione, la prenotazione del luogo dell'incontro (come una sala conferenze, una sala per eventi o una sala ristorante privata) e la decisione di chi deve essere presente alla riunione. Molti incontri vengono fuori strada semplicemente non avendo i responsabili decisionali essenziali al tavolo o avendo troppi partecipanti supponenti che buttano tutti fuori dal tema principale. Altri elementi essenziali per la lista di controllo pre-riunione sono l'agenda della riunione, con periodi di tempo per ogni sezione o argomento della riunione; tutti gli strumenti di presentazione, comprese le connessioni portatili, le linee telefoniche per le chiamate in conferenza e le dispense; e pranzo o rinfresco. La maggior parte dei pianificatori di riunioni designano anche un addetto alle riunioni in questo momento.
Lista di controllo per riunioni
Quando inizia la riunione, i leader delle riunioni più efficienti utilizzano una lista di controllo per assicurarsi che nessun elemento dell'ordine del giorno venga dimenticato o dimenticato. Gli elementi dell'elenco di controllo includono l'invio di una lista di partecipanti alla riunione, la revisione delle note dell'ultima riunione e la definizione chiara dell'agenda della riunione corrente. La maggior parte degli ordini del giorno dell'incontro include la definizione di un problema, il brainstorming di soluzioni, il voto sulle soluzioni e la risoluzione del problema. Molti leader delle riunioni includono articoli come "assicurati di chiedere e ricevere opinioni da tutti i partecipanti", specialmente quando hanno altri partecipanti con voce e opinioni. Assicurati di discutere i prossimi passi prima della fine della riunione.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingElementi della lista di controllo post-riunione
Di solito ci sono diverse azioni da intraprendere dopo una riunione e una checklist di riunione può aiutare a garantire che nulla venga dimenticato o trascurato. Alcuni degli elementi della checklist post-riunione possono includere la digitazione delle note della riunione, la distribuzione delle note e il follow up nei passaggi successivi. Alcuni passaggi successivi potrebbero includere la ricerca di argomenti più approfonditi, l'incontro con altri azionisti o la fissazione di una data per una riunione di follow-up. Altri esempi di questi tipi di articoli sono la creazione di una task force, il feedback dei partecipanti alla riunione e la comunicazione di eventuali decisioni importanti al resto dell'azienda.
