Per le aziende che cercano clienti a lungo termine e un reddito ricorrente più stabile, la conformità a DCAA (Defense Contract Audit Agency) può essere una vera manna.
Originariamente creato nel 1965 per eliminare la sovrapposizione di auditing tra i vari rami dell'esercito, il DCAA è ora la porta di accesso a praticamente tutti i contratti di servizio e di lavoro per il governo degli Stati Uniti. Il suo ruolo è principalmente quello di aiutare a mantenere gli imprenditori onesti e garantire che i contribuenti non siano presi in giro.
$config[code] not foundSfortunatamente, per molti appaltatori le regole di essere un appaltatore conforme a DCAA sono cambiate immensamente nell'ultimo decennio. Ciò ha reso più difficile mantenere lo stato di conformità DCAA.
Come sono cambiate le regole
In passato, il sistema di valutazione del DCAA consentiva gradi di non conformità e offriva persino suggerimenti su come un appaltatore potesse migliorare il proprio grado migliorando le proprie carenze di conformità.
Secondo le nuove regole, il DCAA ha cambiato il sistema di classificazione in un sistema pass / fail. Gli appaltatori non possono più avere gradi di non conformità e devono ancora essere approvati DCAA.
Secondo il DCAA,
"La DCAA non segnalerà più inadeguate opinioni parziali. Inoltre, la relazione di audit identificherà le parti del sistema interessate dalle carenze e raccomanderà all'amministratore che disapprova il sistema (se applicabile) e persegue la sospensione di una percentuale di pagamenti o di rimborso dei costi … Ulteriori suggerimenti per migliorare il sistema non sarà più segnalato nei rapporti di controllo interno. "
Il costo della perdita della conformità DCAA
Oltre all'evidente perdita di potenziale business, la perdita della conformità a DCAA può avere gravi conseguenze.
Scrivendo per la Virginia Society of Certified Public Accountants, Tom Marcinko e Bill Foote, CPA evidenzia alcuni dei costi: "Entrare nel mercato governativo senza comprendere la contabilità e altri requisiti unici espone l'azienda alla possibilità di non riuscire a vincere business, perdendo soldi e sanzioni civili o (in casi estremi) penali. "
Come rimanere in conformità con DCAA
Ci sono tre tipi di contratto che dovresti sapere che il DCAA valuta nei loro audit:
- Prezzo fisso
- Costo rimborsabile
- Tempo e materiali (che include i costi generali come le spese registrate).
Il modo migliore per evitare problemi con i nuovi regolamenti è quello di essere preparati e garantire la conformità completa DCAA prima di un controllo DCAA.
David Goldstein, Presidente di InLine Financials LLC, scrive:
"Il modo più efficace per prepararsi a un audit DCAA è quello di standardizzare le procedure di contabilità aziendale e impiegare un sistema completo per tracciare e registrare i tempi dei dipendenti molto prima che inizi il processo di audit.
"Il software di contabilità e di cronometraggio è fondamentale per far passare anche il sondaggio pre-assegnazione dell'audit DCAA. Le aziende in grado di dimostrare una storia di contabilità completa e le pratiche di gestione del tempo spesso subiscono una supervisione minima durante tutto il processo di revisione. Al contrario, gli appaltatori con pratiche meno consolidate per la registrazione dei costi, il monitoraggio e l'allocazione dei materiali, la fatturazione e il monitoraggio del lavoro subiscono un'esperienza di revisione più faticosa. Se il software di contabilità di un'azienda non è in grado di gestire il rigore richiesto da DCAA, sarà necessaria una revisione completa del sistema manuale dell'azienda. "
Ciò sottolinea la necessità per le aziende di utilizzare le best practice per il monitoraggio del tempo, soprattutto perché il monitoraggio del tempo rappresenta quasi il 75% di ciò che è coinvolto nella conformità a DCAA.
Perdere il rispetto di DCAA può essere una perdita devastante per la tua organizzazione e per il benessere dei tuoi clienti. Essendo proattivo e affrontando potenziali problemi prima di un controllo, è possibile garantire la conformità della propria azienda nonostante le normative più severe.
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