Diteci se questo suona familiare. Avete bisogno che tutti partecipino a un grande incontro o partecipino a una teleconferenza, il che significa che tutti saranno lontani dalle loro scrivanie per alcune ore. L'incontro è importante, ma lo è anche il lavoro che l'incontro interromperà.
Ci sono modi in cui puoi indirizzare entrambi i bisogni al lavoro. Di seguito sono riportati i suggerimenti su come tenere riunioni mantenendo comunque la produzione in pista, migliorando l'efficienza, l'automazione e l'utilizzo della tecnologia.
$config[code] not foundEfficienza
- Controlla i tuoi processi interni. Potresti avere alcune attività che fanno parte della tua routine quotidiana di cui puoi fare a meno. Una volta che sai cosa sono, puoi separare compiti importanti da quelli che non sono più necessari.
- Delegare. Assicurati di comunicare con il tuo team su cosa possono fare per semplificare i progetti. Sai cosa puoi fare da te e cosa richiederà rinforzi.
- Fai delle pause. Questo può sembrare contraddittorio, ma a volte è necessario smettere di lavorare per continuare a lavorare. Come dice Forbes: "Quando sedentario, l'enzima lipoproteina lipasi (LPL), responsabile della scomposizione del grasso nel sangue e della sua conversione in energia, diminuisce significativamente, provocando la formazione di cellule adipose. In breve, la mancanza di movimento equivale a un calo di energia ".
- Organizza la tua giornata a pranzo. Molti di noi sono più acuti al mattino, quindi usa quel tempo per un lavoro che richiede analisi e pensieri profondi. Scrivi rapporti e numeri di crisi non appena ti siedi. Dopo pranzo, quando hai fatto rifornimento, concentrati sulle cose che richiedono di interagire e condividere idee, come riunioni e conferenze telefoniche.
- Fare un elenco. Metti tutto ciò che devi fare in ordine di priorità e il tempo necessario. Mentre controlli ogni attività, puoi scoprire quali sono le ore del giorno più produttive.
Automazione
- Automatizza le attività sui social media. Hootsuite è probabilmente il più conosciuto, ma ci sono anche molte altre app e strumenti per social media. Ad esempio, Buffer consente di pianificare i post in base a un modello specifico. Quindi, se vuoi, per esempio, postare i giorni feriali alle 10 del mattino, Buffer può aiutarti a farlo. Un'altra piattaforma, Dlvr.it, ti consente di sincronizzare il tuo sito con Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Crea modelli per documenti di uso comune. Supponiamo che tu invii lo stesso tipo di fattura o lettera ogni settimana. È possibile risparmiare tempo creando un modello per questo e quindi è sufficiente inserire i nomi, le date e i numeri appropriati.
- Utilizza i calendari online nel Cloud e condividili. Partecipare alle riunioni può richiedere tempo, ma anche pianificare appuntamenti. Consentendo ai tuoi colleghi e ai tuoi clienti di sapere cosa farete e quando lo farete, potrete risparmiare un sacco di e-mail e chiamate avanti e indietro.
- Automatizza il follow-up dei clienti e attività simili. Dopo aver esaminato i processi interni, è possibile che vi siano una serie di attività di spreco di tempo ricorrenti che è possibile automatizzare in 30 minuti o meno.
- Crea risposte email "in scatola" per e-mail che richiedono sempre la stessa risposta. In questo modo non devi digitare la stessa email ogni volta che rispondi. O meglio ancora, se ti viene posta la stessa domanda più e più volte, crea una pagina o un documento di domande frequenti e pubblicala online o forniscila ai tuoi colleghi, in modo che le risposte siano a portata di mano e che i requisiti di comunicazione siano ridotti.
Tecnologia
- Inserisci gli elenchi di controllo nel Cloud in modo da poterli portare con te e condividerli. Forgett ti permette di condividerli o tenerli privati, e ti consente persino di aggiungere gif animate. E Checkli ha molte delle stesse funzionalità e ti consente di creare versioni PDF dei tuoi elenchi.
- Prendi familiarità con le macro (anche scorciatoie). Programmi come Microsoft Word hanno macro come funzionalità integrata che consente agli utenti di eseguire automaticamente le attività di routine. È facile crearli e personalizzarli. Alcuni sono abbastanza facili (controllo per corsivo). Una volta che li hai maneggiati, risparmierai tempo mentre scrivi. Per ulteriori informazioni sulla creazione di macro per Microsoft Word, visitare la pagina di supporto di Microsoft Office. E nello spirito di questo pezzo, salva questa informazione come documento e condividila con i tuoi colleghi e il personale per aiutarli a semplificare i loro bisogni.
- Se vuoi imparare come creare template in Word, Excel o Powerpoint, la soluzione migliore è vedere cosa ha da dire Office. Inoltre, questo articolo è utile perché si concentra sulla collaborazione del team.
- Utilizzare il software di contabilità per semplificare le attività di fatturazione e fatturazione. Non è necessario generare manualmente fatture per i clienti che ricevono lo stesso importo ogni mese per lo stesso servizio.
- Utilizza etichette, cartelle e tag nella tua casella di posta elettronica. Ciò aiuta a ordinare e organizzare gli oggetti e, cosa ancora più importante, aiuta a velocizzare il recupero dei messaggi.
Le cose importanti accadono nei tuoi incontri, e non è una buona idea andare da loro preoccupati per quello che ti mancherà. Seguendo alcuni di questi suggerimenti su come organizzare le riunioni, sarai in grado di ridurre alcuni compiti più piccoli in giro per l'ufficio, al fine di concentrarti su quelli più grandi nella sala riunioni.
Riunione di immagini tramite Shutterstock
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