Il mese scorso abbiamo parlato dell'importanza di adottare misure proattive per valutare il livello di preparazione alle catastrofi della vostra azienda. Sviluppare il tuo piano di preparazione alle catastrofi è un primo passo fondamentale, poiché prendere provvedimenti proattivi prima di un attacco di emergenza aiuterà a ridurre le conseguenze finanziarie di un disastro aiutando la tua attività a riaprire prima.
Ma cosa fai una volta che il disastro effettivamente colpisce? Come comunicate internamente ed esternamente durante e dopo un disastro?
$config[code] not foundLa comunicazione è la chiave
I proprietari di imprese che affrontano una crisi trascurano spesso questa componente critica della continuità aziendale. Il modo in cui la tua azienda comunica sia durante che dopo un disastro influenzerà direttamente il recupero della tua attività.
Ecco alcuni suggerimenti importanti da tenere a mente quando la tua azienda sviluppa un piano di comunicazione in caso di crisi:
- Sviluppare e mantenere un elenco di contatti di emergenza. Questo dovrebbe includere numeri di telefono di casa, numeri di cellulare alternativi, indirizzi di posta elettronica personali e informazioni di contatto della famiglia. Mentre crei il tuo elenco, considera i diversi segmenti di pubblico, inclusi clienti, dipendenti, fornitori e la tua comunità locale.
- Stabilire un sistema di assegnazione della struttura del telefono in modo che tutti siano a conoscenza di chi hanno bisogno di mettersi in contatto in seguito a un disastro. In un mondo che fa affidamento così pesante sulle comunicazioni digitali e sull'elettronica, un tradizionale albero di telefonia e un sistema di assegnazione chiaramente delineato su copie cartacee facilmente accessibili possono essere estremamente utili durante una crisi.
- Stabilire un piano di evacuazione formale e praticarlo regolarmente con i dipendenti.
- Valuta i sistemi di avviso di testo o email che possono inviare notifiche a dipendenti e clienti. Se ne trovi uno che funzioni bene per la tua azienda, assicurati di testare il sistema su base regolare per assicurarti che funzioni correttamente.
Comunicare chiaramente
I suggerimenti sulla preparazione alle catastrofi di cui sopra sono ottimi quando si tratta di comunicare, ma i messaggi che la tua azienda comunica sono ugualmente importanti. Le informazioni fuorvianti, anche da fonti esterne, possono guidare la speculazione su un'azienda. È assolutamente fondamentale concentrarsi su una comunicazione precisa ed efficace sia per il pubblico sia per il pubblico interno durante e dopo un disastro.
Ecco due best practice da considerare:
- Come meglio puoi, controlla ciò che viene detto e scritto sulla tua azienda durante e dopo un disastro. Ciò ti consente non solo di monitorare, ma di partecipare alla conversazione, e può anche fornire informazioni sui punti di forza e di debolezza della tua strategia aziendale nel suo insieme.
- Sviluppare un piano per lavorare con i media locali quando appropriato. Con un'adeguata pianificazione, i media possono essere utili alla tua attività in un ruolo di supporto mentre si riprende a ricostruire dopo un disastro. Per avere successo, la tua azienda avrà bisogno di un portavoce designato che abbia qualche formazione di base sui media sotto la sua cintura. Tutti i dipendenti devono ricevere materiali di formazione che notano quali membri del personale sono formati dai media e mettono in evidenza i principali punti di messaggistica in modo che tutti, formati o meno dai media, sappiano come comunicare con una voce e un messaggio coerenti durante un disastro.
Una pianificazione proattiva e una comunicazione di crisi organizzata possono contribuire notevolmente al ritorno al business come al solito dopo un disastro. E, naturalmente, è sempre una buona idea condurre un debrief formale dopo ogni incidente per valutare le lezioni apprese e usarle per migliorare il piano di comunicazione della crisi andando avanti.
Tornado Aftermath Foto via Shutterstock
4 commenti ▼
