Compiti clericali, come la digitazione, l'archiviazione e la risposta ai telefoni da ufficio, sono stati relegati una volta a segretari, assistenti esecutivi e impiegati amministrativi. Ma con più posti di lavoro che richiedono competenze tecnologiche, non è un'aspettativa insolita per i professionisti (compresi gli avvocati, i medici, gli insegnanti, ecc.) Utilizzare le abilità del clero per svolgere le loro attività quotidiane. Poiché molti lavoratori usano il computer, il lavoro di ufficio è diventato una parte essenziale di praticamente ogni lavoro e professione. La collaboratrice di GoodTemps, Carissa Doshi, spiega perché queste sei abilità clericali sono di vitale importanza per gli impiegati: digitazione, archiviazione, inserimento dati, utilizzo del telefono e competenza con Microsoft Word ed Excel.
$config[code] not foundAbilità tipiche dell'ufficio
Indipendentemente dal fatto che tu stia facendo domanda per essere un assistente esecutivo o un procuratore dello staff, dovresti avere alcune abilità clericali. A seconda del tuo ruolo, potresti non riferirti a queste abilità come strettamente clericale, descrivendole come le abilità d'ufficio potrebbero essere più accurate.Ad esempio, un assistente amministrativo trascorrerà naturalmente la maggior parte della sua giornata lavorativa eseguendo compiti di segreteria. Detto questo, avvocati, infermieri e altri professionisti si affidano anche alla loro dattilografia e alle relative competenze tecnologiche nella stesura delle lettere dei clienti, nella composizione dei riepiloghi delle visite degli studi medici, nella redazione di documenti legali o nel prendere appunti sul portatile durante il processo. L'assistente amministrativo potrebbe riferirsi alle sue "capacità clericali" nel descrivere le sue qualifiche, mentre il procuratore del personale potrebbe semplicemente usare il termine "abilità d'ufficio" per spiegare che lei conosce il modo di aggirare una tastiera. Dovete l'uso diffuso e interfunzionale delle competenze d'ufficio tipiche e di ufficio a computer, laptop, tablet e smartphone.
Migliora la tua capacità di battitura, Microsoft Word ed Excel
Capire il posizionamento delle lettere sulla tastiera e le lettere su cui poggiano le dita è la chiave (non è un gioco di parole) per una digitazione veloce e accurata. Prima di inviare la domanda per un lavoro che richiede la digitazione come qualifica richiesta, eseguire un test di digitazione online come quello offerto su LiveChat. Un test di digitazione online misurerà la velocità (parole al minuto o WPM) e la precisione. Molti datori di lavoro apprezzano la precisione rispetto alla velocità. Ad esempio, se digiti 100 parole al minuto e la precisione è solo del 60 percento, trascorrerai del tempo a correggere i tuoi errori. Si potrebbe anche cercare di digitare 50 WPM con una precisione del 100%. Ci sono molti tutorial online per aiutarti a migliorare le tue abilità di battitura.
Al giorno d'oggi le abilità clericali sono generalmente sinonimo di possibilità di utilizzare sul computer applicazioni di produttività come Microsoft Word, Excel e spesso PowerPoint e Access. La tua competenza con Microsoft Word, Excel e altre applicazioni software dipende, in parte, dalle tue abilità di battitura. Lo stesso con l'inserimento dei dati. Quando stai scrivendo corrispondenza, rapporti o altro materiale scritto in un formato narrativo, è probabile che utilizzerai Microsoft Word. I fogli di lavoro che crei richiedono abilità di inserimento dati e conoscenza di Microsoft Excel, entrambi richiedono precisione e, in alcuni casi, velocità, a seconda della velocità con cui devi produrre il tuo lavoro. Il termine "inserimento dati" di solito si riferisce alle abilità di tastiera (cioè, la digitazione) che coinvolgono i numeri, insieme al livello di comfort con il lato destro della tastiera che è simile a una macchina aggiunta a 10 tasti.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingComunicazione telefonica e d'ufficio
Segretarie, assistenti amministrativi e receptionist sono generalmente tenuti a rispondere ai telefoni degli uffici, che potrebbero andare da una singola linea telefonica a un telefono aziendale multi-linea o un sistema Voice over Internet Protocol (VOIP).
Indipendentemente dal numero di linee telefoniche a cui è necessario rispondere, l'etichetta telefonica corretta è un'area importante del lavoro di ufficio. Le normali mansioni telefoniche di un impiegato includono la risposta in modo chiaro e professionale ai chiamanti, oltre a sapere come indirizzare e reindirizzare correttamente le chiamate. Anche se non sei l'addetto alla reception, dovresti conoscere il modo corretto di rispondere ai chiamanti nel caso in cui tu riceva una chiamata errata. Se ti stai candidando per una posizione non amministrativa, non elencare le abilità telefoniche sul tuo curriculum - fai semplicemente riferimento alle tue capacità comunicative scritte e verbali, perché è improbabile che ti venga assegnato il compito di telefonare. D'altra parte, se sei interessato a una posizione non amministrativa e sei il backup del receptionist o se stai gestendo il personale amministrativo, indica la tua conoscenza di complessi sistemi telefonici o centralino in modo che sia chiaro che hai familiarità con l'apparecchiatura.
Descrivere le tue abilità clericali
Il modo in cui descrivi le tue abilità e abilità clericali può dipendere dalla posizione per cui ti stai candidando. Se la pubblicazione di un lavoro specifica in modo specifico che i compiti di assunzione sono una parte del lavoro, allora il curriculum e l'applicazione dovrebbero includere una sezione per "Abilità clericali". In questa sezione, indica le applicazioni software in cui sei esperto; se sei un utente avanzato, includilo nella tua descrizione. Se hai una formazione o una certificazione in quelle applicazioni, potresti includere anche quella nella descrizione delle tue capacità o in un'altra sezione del tuo curriculum per la formazione e le certificazioni. Inoltre, se si dispone di un notevole numero di anni di esperienza nell'uso di determinate applicazioni, elencare anche questo.
Ad esempio, il tuo curriculum potrebbe riportare: "Microsoft Word - 10 anni di esperienza, tra cui ottime competenze nella creazione di report complessi, composizione di corrispondenza e utilizzo di funzioni di unione per la gestione efficiente di mailing di massa. Microsoft Excel - 8 anni di esperienza, inclusi 3 anni utilizzando funzioni come la creazione di formule multi-riferimento, tabelle pivot e CERCA.VERT. "
Se stai facendo domanda per un lavoro in cui non fai parte del team amministrativo o se non stai facendo domanda per un lavoro d'ufficio, considera di descrivere le tue abilità tecnologiche in un modo che non sembra che tu sia un contabile alla ricerca di una segreteria posizione. Ad esempio, se la pubblicazione di un lavoro è rivolta a un contabile con conoscenza delle applicazioni software e di produttività, non elencare "Abilità clericali" nel proprio curriculum. Includere una breve descrizione della tua competenza con applicazioni specifiche, come Microsoft Excel, Access e PowerPoint - queste sono spesso le applicazioni che i dipendenti in ruoli professionali devono usare con facilità. Di nuovo, se sei un utente avanzato di Excel o hai ricevuto una formazione o una certificazione in un'applicazione che i contabili usano, includila nel tuo curriculum. Puoi utilizzare l'intestazione "Applicazioni di produttività" o qualcosa di simile in modo che non sembri più concentrato sugli aspetti clericali del lavoro che desideri, piuttosto che sulle qualifiche che porti al tavolo per una posizione di livello superiore.
Lavori di assistente amministrativo che richiedono competenze clericali
I ruoli di assistente amministrativo richiedono abilità di segreteria, anche se la pubblicazione di un lavoro potrebbe non indicare in modo specifico "Qui ci sono le abilità clericali necessarie per svolgere questo ruolo". Le mansioni elencate sono esempi di attività che richiedono competenze clericali. Ecco un esempio di postazione di lavoro per una posizione di assistente amministrativo che richiede le competenze di ufficio e di ufficio:
L'ABC Public Health Institute è alla ricerca di un Assistente amministrativo per supportare il responsabile del laboratorio di sanità pubblica e fornire assistenza per le operazioni quotidiane dei laboratori di sanità pubblica. Questo assistente amministrativo esecutivo si troverà al settimo piano dell'Istituto per accogliere visitatori, studenti, docenti e personale. Oltre a fornire il massimo livello di servizio al cliente, questa persona fornirà un supporto generale all'ufficio per docenti e personale di laboratorio, mentre assisterà il direttore esecutivo del Laboratorio di sanità pubblica e il direttore esecutivo dell'Istituto di salute pubblica con una varietà di attività amministrative e attività correlate.
L'assistente amministrativo esecutivo: Benvenuto, orienta e indirizza i visitatori; telefonate dirette, prendere messaggi e rispondere a domande sull'Istituto di sanità pubblica e sui laboratori di sanità pubblica; assistenza nell'ordinare, ricevere, immagazzinare e distribuire forniture per ufficio, laboratorio e insegnamento; assistere con altre mansioni amministrative come fotocopie, fax e archiviazione, se necessario; monitorare e rifornire quotidianamente le forniture per ufficio, inclusi forniture come carta e toner per fotocopiatrici e stampanti; sorveglia regolarmente le sale per garantire che siano adeguatamente rifornite di materiale per ufficio e materiale per presentazioni; mantenere la pulizia e la sicurezza dell'ambiente di lavoro nella suite dell'ufficio centrale e in altre aree pubbliche in tutta la posizione del settimo piano; seguire le procedure di sicurezza per i dipendenti e richiedere l'osservanza delle procedure di sicurezza per i visitatori in tutto l'ufficio; effettuare ordini utilizzando il processo di acquisto interoffice e mantenere la contabilità degli ordini e l'utilizzo delle forniture durante il settimo piano; prenotare sale per conferenze al settimo piano per l'Istituto di sanità pubblica; servire come principale punto di contatto per la facoltà e il personale del Laboratorio; presentare richieste di manutenzione per attrezzature e arredi per ufficio; coordinare il ritiro e la consegna di servizi di posta notturna e di corriere espresso (ad esempio, FedEx, UPS); e servono come punto di contatto principale per docenti, visitatori e studenti.
Lavori del ragioniere del personale (non amministrativo) che richiedono le abilità clericali
Allo stesso modo, ci sono altre posizioni che non sono ruoli di tipo assistente amministrativo, ma che richiedono competenze clericali simili, come un contabile del personale. Questo annuncio di lavoro di esempio per un contabile del personale ha parecchie funzioni che richiedono competenze clericali. Tuttavia, non sono specificatamente elencati come competenze di ufficio o di ufficio. Per esempio:
Lo Staff Accountant per XYZ Industries sarà responsabile della preparazione delle registrazioni, delle chiusure mensili e di fine anno, della riconciliazione bancaria, della manutenzione delle immobilizzazioni e della riconciliazione della contabilità generale. Inoltre, parteciperai alla conformità, rivedrai i programmi per i processi di segnalazione e collaborerai con i nostri revisori esterni per le revisioni trimestrali e gli audit annuali. Principali responsabilità: preparare le voci del diario e le riconciliazioni dei conti tra cui, a titolo esemplificativo, contanti, spese prepagate e buste paga; condurre fine mese, voci di diario, senza supervisione; mantenere il registro delle immobilizzazioni, il deprezzamento e la riconciliazione; analizzare i conti economici e i bilanci e comunicare i risultati alla direzione; partecipare a iniziative a livello di dipartimento; assistere nei processi di chiusura di fine mese, trimestrali e di fine anno, compresa la preparazione mensile per la chiusura degli esercizi finanziari; implementare, mantenere e aderire ai controlli interni previsti da SOX e procedure contabili che garantiscono la conformità con GAAP; riferire sui dati finanziari e comunicarli in modo utile e comprensibile; gestire il leasing di capitale e gli schemi di pagamento mensili.
I requisiti di lavoro comprendono: comprovate capacità analitiche, quali l'identificazione di problemi, la raccolta di dati rilevanti, il tracciamento di conclusioni valide e la raccomandazione di miglioramenti e azioni correttive; esperienza con fatturazione e familiarità con la riconciliazione dell'account; esperienza di contabilità clienti preferita, così come competenza con Microsoft Excel; conoscenza fondazionale nelle voci di giornale e esperienza di contabilità fornitori; capacità di comunicazione organizzativa, scritta e verbale; e capacità di lavorare all'interno di fogli di calcolo e database; dedizione e capacità richieste per rispettare le scadenze aziendali critiche.
Mai sottovalutare la rilevanza dell'esperienza clericale
Sia che tu stia facendo domanda per essere un assistente amministrativo o un avvocato di contenzioso, non sottovalutare l'importanza delle abilità del clero o dell'esperienza clericale. Conoscere il modo per aggirare le operazioni d'ufficio e le abilità del clero è una qualifica utile in ogni lavoro. La tua familiarità con i processi d'ufficio e come gestirli è, ovviamente, essenziale in un ruolo amministrativo. Se ti stai candidando per un ruolo in cui devi supervisionare il personale amministrativo, hai bisogno di capacità di gestione, ma comprendere l'importanza delle competenze in ufficio è importante perché significa che puoi coordinare i carichi di lavoro e gestire le aspettative di lavoro degli altri che ti riferiscono. Inoltre, in un ruolo non amministrativo o non-clericale, avere capacità di ufficio suggerisce anche che sei in grado di presentare come un membro del team quando l'assistente amministrativo o il segretario non è disponibile o sta lavorando su altre priorità.
