Mantenere i minuti durante le riunioni di sicurezza è molto importante. Oltre ad aiutarti a tenere traccia della storia della tua azienda, i verbali possono anche essere utilizzati in tribunale se viene intentata un'azione legale contro la tua azienda. Ecco i passaggi per la creazione dei minuti.
Decidi se registrare la bozza approssimativa dei minuti con carta e penna o sul tuo laptop. In definitiva, sarà bene avere almeno due copie dei minuti, nel caso in cui una copia scompaia o venga cancellata accidentalmente.
$config[code] not foundRegistrare la data, il luogo e i membri presenti per ogni riunione.
Allega una copia dell'ordine del giorno ai tuoi minuti. Se non si dispone di una copia dell'agenda, annotare l'ordine del giorno previsto per la riunione.
Prendi nota di eventuali voti, problemi di sicurezza, obiezioni e piani futuri. Se hai domande su cos'altro potresti voler includere, o cosa è bene ignorare, chiedi al tuo supervisore.
Riscrivi e rivedi le note dopo la riunione e digita o stampa in modo pulito una copia pulita dei minuti per i tuoi record.
Conserva i tuoi minuti in una posizione centrale sicura. È una buona idea salvare le note originali e le copie della bozza finale dei minuti. Assicurati di avere copie di backup di tutte le copie digitali dei tuoi minuti.
