Una delle maggiori sfide che un'azienda può affrontare è quella di portare i dipendenti a completare i tempi e tracciare il loro tempo.
In un'epoca di diffidenza da "Grande Fratello" e di una maggiore attenzione alla privacy, alcuni dipendenti possono esitare e lamentarsi all'idea di tenere conto del proprio tempo, mentre altri potrebbero avere difficoltà a presentare le proprie schede di attività interamente.
Qualunque sia la ragione per implementare questo processo, che sia conforme al governo o per comprendere meglio i costi, il risultato finale è lo stesso: i dipendenti dovrebbero salire a bordo e tenere traccia del proprio tempo.
$config[code] not foundDiamo un'occhiata ai passaggi che possono fare molto per ottenere che i dipendenti completino i timesheet.
Spiega come viene fornito con i premi
Uno dei passaggi principali per motivare i dipendenti è spiegare loro perché è importante. Questo può essere fatto tramite un sistema di premi o un sistema di affermazione positivo / negativo.
Una società con sede in Brazillian è arrivata a installare una macchina per la birra che è stata aperta solo dopo che tutti avevano inviato i loro fogli di lavoro in modo corretto e puntuale.
Ma se non segui la strada infusa dall'alcol, un motivo semplice ma efficace per i tuoi dipendenti di completare il loro timesheet è il grande vantaggio che porta loro personalmente. Si stima che ogni giorno l'economia degli Stati Uniti perde 50 milioni di ore fatturabili o 7,4 miliardi di dollari.
Che cosa spiega la perdita? Secondo AffinityLive, una società di automazione di servizi professionali, la perdita è il risultato di metodi di monitoraggio del tempo scadente. La compagnia dice:
"A causa della mancanza di progressi tecnologici e di cattive abitudini nel monitoraggio del tempo, AffinityLive ha rilevato che il 51% degli intervistati raramente o mai traccia il tempo trascorso a leggere e rispondere alle e-mail e il 28% ha detto lo stesso per le riunioni."
La soluzione? Affinity Live aggiunge:
"Passare da settimanali … aggiornamenti giornalieri a tutti i giorni … avrebbe recuperato $ 52.000 per professionista, per anno in termini fatturabili."
Di conseguenza, il passo più importante per aiutare i dipendenti a completare il proprio timesheet è aiutarli a capire che quanto più tengono traccia del loro tempo, più ore fatturabili sarà la tua azienda.
A loro volta, quelle ore extra fatturabili equivalgono a maggiori entrate in entrata e una migliore retribuzione complessiva dei dipendenti. In ogni caso, i tuoi dipendenti ne beneficiano direttamente.
Rendere più facile
Questo può essere semplice come mantenere i dipendenti concentrati e in attività. Potresti seguire le orme di Iris, una società che ha implementato un programma in cui siti come Facebook e Google sono stati completamente bloccati fino a quando i loro dipendenti non hanno inviato i timesheet completi.
Sebbene questi metodi possano sembrare aspri, sono assolutamente efficaci nell'impostare uno standard d'oro per l'allocazione di tracciamento temporale semplice e facile da parte dei dipendenti.
Un altro passo importante è quello di rendere più facile per i dipendenti completare il loro timesheet con un software automatizzato aggiornato che include interfacce utente semplici e pulite. Troppe aziende si affidano a software antiquato o, peggio ancora, a metodi non computerizzati per rintracciarli. Tuttavia, altre aziende utilizzano sistemi così specifici e granulari che un dipendente ha bisogno di una legenda per capire come classificare il proprio tempo.
Per evitare questi problemi, cerca di automatizzare il processo il più possibile. Il moderno software di monitoraggio del tempo può essere una risorsa inestimabile per aiutare dipendenti e manager a semplificare e automatizzare il processo.
Idealmente, il completamento di schede attività dovrebbe richiedere non più di pochi minuti al giorno.
Collega gli orari al pagamento
Può sembrare una soluzione semplice, ma a volte le soluzioni semplici funzionano meglio. Quando tutto il resto fallisce, chiarisci che il pagamento dipende dai timesheet completati.
Come sottolinea la professionista delle risorse umane Suzanne Lucas, è necessario prestare attenzione quando si utilizza questo metodo:
"È illegale non pagare qualcuno per il tempo che ha lavorato, e in alcuni stati puoi avere grossi problemi per ritardare uno stipendio, ma (controlla con un avvocato nel tuo stato) perché non fissare una scadenza e se lo perdono, loro non vieni pagato per quella settimana fino al prossimo round di buste paga? Pensa a ciò che stai cercando di motivare a fare: riempi i cartellini orari in modo che possano essere pagati. "
Se i dipendenti continuano a lottare con il completamento del loro timesheet, tuttavia, Lucas sottolinea che il comportamento "potrebbe suggerire che il problema non risiede nei dipendenti immotivati, ma con un processo di time sheet che li disonora".
Spiegando perché, impostando l'esempio, semplificando e collegando i timesheet ai pagamenti, le organizzazioni possono fare molto per ottenere che i dipendenti completino i timesheet e, si spera, li aiutino ad apprezzare i vantaggi di farlo.
Time Clock Foto tramite Shutterstock
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