Riunioni di lavoro su audio e videoconferenza sono diventate parte integrante di qualsiasi organizzazione. Sono finiti i tempi in cui solo i giganti dell'IT erano soliti acquistare software di collaborazione online per condurre riunioni di lavoro su Internet.
Oggi, anche le piccole imprese stanno comprendendo i vantaggi dell'utilizzo di strumenti di collaborazione per le conferenze Web.
Il risultato è la morte lenta di incontri faccia a faccia, che abbiamo già visto circa quattro anni fa.
$config[code] not found- Cisco Systems ha annullato la propria formazione commerciale nel 2009.
- Apple ha tirato fuori dal suo futuro Macworlds.
- Molte aziende hanno persino ridotto la forza della squadra nel reparto eventi e riunioni seguito da un aumento vertiginoso degli incontri virtuali.
Con l'adozione di strumenti e software per riunioni online, è possibile risparmiare dal 50 all'80 percento dei costi, che altrimenti vengono spesi per le sale dell'hotel, i noleggi, i trasporti, gli imballaggi e gli schermi di marketing. Ospitare eventi virtuali può costare fino a $ 10 al giorno anziché un investimento da $ 200 a $ 1.000 per un evento fisico.
Questo significa che ottieni lo stesso per meno.
Tuttavia, avere uno strumento di conferenza Web non garantisce il successo nello svolgimento di riunioni online.
Ci sono due modi per vederlo.
- Innanzitutto, il tuo strumento per riunioni online deve essere dotato di tutte le funzioni accattivanti e necessarie per una comunicazione audio e video fluida.
- In secondo luogo, il contenuto della presentazione deve essere abbastanza coinvolgente per continuare una sessione interattiva.
È necessario avere la piattaforma giusta per ospitare riunioni online con tutte le possibili funzionalità di collaborazione e adottare strategie di presentazione dei contenuti ben strutturate per tenere le persone per un periodo di tempo più lungo.
A meno che entrambi questi aspetti siano ben curati, gli incontri virtuali non possono avere successo. Ecco un elenco di suggerimenti per le conferenze Web che potresti trovare utili.
Come gestire entrambi i requisiti
Vincere le imprese negli incontri online è tutto su come rendere le comunicazioni più semplici e agevoli tra i tuoi clienti e i tuoi colleghi.
Aiutali semplicemente a collaborare in modo trasparente a tutto ciò che vogliono proporre, discutere, rivedere o ottenere nel comfort del proprio ufficio o persino a casa. E tu sei a casa.
Dato che la natura degli impegni e delle interazioni durante gli incontri online dipende interamente dalle strategie di presentazione, dalle aspettative di business e dal focus dei contenuti tra gli individui partecipanti, spetta a loro come possono utilizzare al meglio gli strumenti e le risorse disponibili.
Il contenuto più specifico, sintetizzato e basato sulle azioni che presenti in una riunione, maggiore è la possibilità di raggiungere gli obiettivi di business di tutti e quindi di concludere accordi rapidi.
Ora arrivando al requisito principale, quello è selezionare lo strumento giusto. Non puoi scendere a compromessi su nessuna delle funzionalità premium che i principali fornitori possono offrirti. In effetti, sul mercato non mancano i buoni strumenti di Web conferencing.
La prossima cosa importante nella tua lista di controllo è quanto è meglio valutare uno strumento per riunioni online e ritirare quello adatto per la tua attività. Anche se molti di noi sono consapevoli del nocciolo della conduzione di riunioni su VoIP e telefono, ci sono modi migliori per ottimizzare il loro utilizzo.
In questo articolo, daremo un'occhiata a tutte queste 5 possibilità.
Rendi la collaborazione più semplice, realizzabile e interessante sempre e ovunque
Il tuo software per riunioni online dovrebbe averli tutti:
- Piena compatibilità con tutti i browser più diffusi come Chrome, Firefox e Safari utilizzati dai partecipanti, in modo che nessuno si senta isolato
- Supporto per l'hosting di presentazioni interattive, dimostrazioni di prodotti e recensioni di prodotti, o anche revisione di contratti commerciali insieme … tutto a vostro vantaggio
- Capacità di registrare, archiviare e riutilizzare internamente gli output delle riunioni tra i team e l'organizzazione in modo da analizzare meglio i requisiti e i feedback dei clienti
- Modo più intelligente per caricare i propri file multimediali o aggiungere immagini alla lavagna da Flickr, in modo da poter condividere rapidamente contenuti multimediali con i partecipanti come riferimenti, anche quando la riunione è attiva
- Supporto per la gestione di tutti i tipi di interazioni (presentazione, condivisione, discussione, modifica e brainstorming) in tempo reale e, naturalmente, nonché la flessibilità di andare oltre l'analisi della lavagna in un secondo momento per una visione dettagliata.
Fai sembrare la sala riunioni grande e costosa
Sì, l'aspetto grafico è molto importante.
Più si rende la sala riunioni e la sala d'attesa interessanti e coinvolgenti per i clienti, migliore è l'impressione per il tuo marchio.
Aggiungendo un logo aziendale, utilizzando colori del marchio e banner attraenti per gli annunci, puoi far credere al tuo cliente che hai applicato un design personalizzato per trattare l'incontro come uno speciale e serio.
È del tutto un'esperienza di marca che i tuoi clienti porteranno alle loro prossime riunioni.
Questo, forse con un buon feedback può aiutarti a chiudere un affare cruciale.
Con le serie di modelli di marca, è possibile creare temi di riunione esclusivi per ciascuno dei reparti o gruppi all'interno e all'esterno dell'organizzazione, mantenendo così l'identità aziendale del proprio marchio.
Abilita Condivisione desktop e Controllo schermo remoto
Uno dei modi più semplici ed efficaci per aumentare il coinvolgimento del pubblico è la condivisione del controllo tra i partecipanti.
Il controllo remoto dello schermo offre libertà a colleghi, clienti, ospiti e visitatori nel modo in cui vogliono andare avanti con i propri pitch e presentazioni.
Con le opzioni di condivisione del desktop, i team possono collaborare a programmi live come video dimostrativi del prodotto, revisione di documenti, presentazioni aziendali in Power Point, fogli di calcolo o qualsiasi progetto in corso. Acquisiscono un controllo migliore sulle proprie sessioni individuali e mantengono aperte le discussioni per le visualizzazioni a 360 gradi.
Posizione, fuso orario, numero di partecipanti … nulla può essere un ostacolo nel far sì che il tuo messaggio venga ascoltato da altri e messo in atto.
Abilita la potenza della sessione di chat privata e moderata
Gli incontri online dovrebbero essere naturali, interattivi e confidenziali a volte.
Le discussioni private durante una riunione Web in corso aiutano a chiarire molte domande che non sarebbero altrimenti risolte.
$config[code] not foundIn una riunione di gruppo, è ovvio che non tutti i membri capiscono ciascuno degli argomenti di discussione allo stesso ritmo. Molte volte, ai partecipanti vengono lasciate domande incustodite con conseguenti confusioni e problemi importanti.
Malintesi e domande più brevi possono portare a disaccordi su un obiettivo aziendale comune. Tali lacune comunicative necessitano di una risposta rapida durante l'incontro stesso, oppure è difficile raggiungere un consenso. E questo è l'obiettivo ultimo di qualsiasi riunione di gruppo.
L'opzione di chat privata garantisce che un partecipante riceva feedback in tempo reale e reazioni su un particolare ordine del giorno o un'azione da un altro partecipante senza disturbare gli altri nella sala riunioni. Ciò aiuta i partecipanti a comprendere i commenti e le azioni reciprocamente in privato e in un modo migliore. Ciò porta la collaborazione online a un'altezza maggiore.
La chat one-to-one rapida rende le conversazioni riservate, in modo che i problemi vengano risolti prima e in modo silenzioso senza interrompere la sessione comune.
Applicare la traduzione della lingua per le conversazioni globali
Le prospettive di business, i partner e i colleghi possono provenire da qualsiasi parte del mondo. Pertanto, le comunicazioni aziendali globali possono essere in qualsiasi lingua.
Quindi, la preferenza linguistica non dovrebbe costituire un ostacolo nelle conferenze online, specialmente quando i partecipanti sono madrelingua.
È necessaria una tale piattaforma di incontro online che consenta ai membri di scegliere tra ben 50 lingue diverse che preferiscono essere tradotte, tutto in tempo reale. Ciò elimina le barriere di comunicazione e lascia fluire la conversazione nella lingua nativa dell'altoparlante.
Come ospite di una riunione online, è necessario assicurarsi che ogni membro sia in grado di applicare la preferenza della lingua con un semplice clic del mouse sul pulsante "Traduci".
La conversazione multilingue può anche essere utile per la formazione dei clienti e per i team di supporto. Con il servizio di traduzione istantanea della chat, i clienti possono porre domande, applicazioni moderate e fare di più durante le dimostrazioni del prodotto nella loro lingua madre. Ciò aumenta le possibilità di chiudere più affari e mantenere clienti soddisfatti.
Infine, ma non meno importante, la tua piattaforma di riunione online dovrebbe funzionare indipendentemente dalla posizione geografica, dal sistema operativo e dal fuso orario.
Se la tua piattaforma di riunioni online esistente deve ancora incorporare tutte queste funzionalità essenziali, è il momento giusto per cercare un'alternativa. I buoni strumenti di collaborazione online non solo migliorano la produttività del tuo team, ma creano anche un'impressione del tuo marchio per gli altri.
Riunione foto tramite Shutterstock
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