Le e-mail di lavoro diplomatico sono semplici ed educate e si sforzano di garantire che i destinatari non fraintendano o interpretano male le informazioni. Quando scrivi un'e-mail diplomatica, usa un linguaggio formale e preciso ed evita le parole emotive. L'obiettivo è usare un linguaggio discreto - parole che trasmettono chiaramente messaggi importanti - senza causare cattivi sentimenti.
Dare il tono
Imposta il tono concentrandoti su come le tue idee, i tuoi messaggi o le tue istruzioni aiuteranno i tuoi dipendenti. Riconoscere eventuali lotte relative al lavoro che stanno affrontando, come problemi tecnici o battute d'arresto, e chiedere - piuttosto che chiedere - quando c'è qualcosa che vuoi o di cui hai bisogno. Ad esempio, se stai aggiungendo più personale a un progetto esistente, scrivi: "So che questo progetto ha posto ulteriore stress alla tua squadra, quindi ho chiesto a Jane Doe di fornire assistenza per il copy editing. una brutta copia prima del fine settimana? " Il linguaggio diplomatico ha un tono educato che tenta di mettere a proprio agio i destinatari.
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Evitare soggetti personali, confidenziali o sensibili, come informazioni salariali, problemi di personale o conflitti interni, in un'e-mail diplomatica. Discutere solo di argomenti pubblici, suggerisce la rivista Inc. Affrontare sempre i problemi personali o confidenziali faccia a faccia o telefonicamente se non è possibile una riunione faccia a faccia. Non si sa mai quando una e-mail potrebbe essere passata in giro per l'ufficio. Utilizzare saluti e chiusure professionali, in modo che i destinatari sappiano che la corrispondenza è legata al lavoro, non personale.Ad esempio, inizia l'e-mail con "Salve", "Saluti" o "Buon giorno" - non "Ehi", "Yo" o "Ai miei occhi".
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingScegli le tue parole con saggezza
Concentrati sulle affermazioni "I", piuttosto che su "tu", specialmente quando stai affrontando difetti, errori o correzioni in un'email. Spiega le tue affermazioni, in modo che i destinatari acquisiscano una chiara comprensione dei tuoi obiettivi e intenzioni. Ad esempio, se desideri inviare un'email a livello aziendale sull'importanza di rispettare le scadenze, scrivi: "Il mio obiettivo è sempre stato quello di rispettare le scadenze al fine di mantenere una solida base di assistenza clienti. Tempestività ed efficienza sono due delle mie priorità principali quindi ti prego di contattarmi in caso di situazioni che potrebbero portare a difficoltà di scadenza ".
Sii diretto e specifico
Sii onesto e diretto con la tua corrispondenza, in modo che i tuoi colleghi non debbano leggere tra le righe o in seconda ipotesi ciò che stai cercando di dire. Il linguaggio diplomatico è delicato, conciso e pertinente. Rimuovi le parole in eccesso, i pensieri o le idee che potrebbero confondere i tuoi dipendenti o impantanarti nella tua email. Ad esempio, se si desidera affrontare le violazioni del codice di abbigliamento dei dipendenti in una e-mail agli insegnanti, scrivere, "Si prega di rivedere i requisiti del codice di abbigliamento nel manuale del dipendente.Nessun pantaloncino, canottiere o infradito durante l'orario scolastico." Indirizza l'email a "tutti i dipendenti", quindi nessuno viene individuato.
