Lavorare in un ufficio richiede di avere un set di abilità specifico e di poter utilizzare determinati tipi di apparecchiature comuni a molti uffici. Se non hai familiarità con un pezzo di equipaggiamento, dovrai imparare. Le attrezzature utilizzate e le competenze necessarie possono variare leggermente da un ufficio all'altro, ma nel complesso sono simili.
Attrezzatura relativa alla carta
Alcuni dei pezzi di apparecchiature per ufficio sono necessari per gli aspetti della carta del business. Le fotocopiatrici sono utilizzate per fare copie di documenti da distribuire o per rendere i documenti più chiari o più scuri. Le stampanti vengono anche utilizzate per stampare documenti ed e-mail che potrebbero essere necessari per la documentazione. Molti uffici usano anche i distruggidocumenti per lo smaltimento di documenti sensibili che non sono più necessari. I fax possono ancora essere trovati negli uffici, ma non sono così comuni. Alcune fotocopiatrici dispongono di funzionalità fax.
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Oggi molti uffici usano il computer per fare affari. I dipendenti utilizzano l'e-mail per la comunicazione tra colleghi e clienti. I documenti vengono creati utilizzando software di elaborazione testi e fogli di calcolo organizzati sul computer. Alcuni uffici utilizzano anche scanner di documenti per scansionare qualsiasi documento cartaceo in formato elettronico. Questi scanner sono collegati a un computer e trasferiscono i documenti cartacei in file di computer, che vengono quindi archiviati nel computer da un operatore. Anche i dipendenti di un ufficio utilizzano a volte i propri computer per l'immissione di dati, a seconda del tipo di ufficio.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingAbilità comunicative
Per avere successo nell'ambiente dell'ufficio, un dipendente deve essere in grado di comunicare bene. Il tipo di comunicazione varierà in base alla descrizione del lavoro. Alcuni dipendenti dovranno essere in grado di scrivere bene e comunicare tramite e-mail o eventualmente anche con la posta ordinaria. Anche la comunicazione orale può essere importante. Alcuni impiegati di ufficio rispondono regolarmente alle chiamate telefoniche e parlano ai clienti per l'azienda. Anche quei dipendenti che non comunicano con clienti esterni, una buona comunicazione tra i loro colleghi e i loro capi sono molto importanti. A seconda del lavoro, le trattative potrebbero persino essere necessarie.
Gestione
Persino quei dipendenti che non sono in posizione dirigenziale dovranno essere in grado di gestire se stessi nel proprio lavoro. Un dipendente deve essere in grado di esaminare il proprio carico di lavoro e determinare quali compiti sono più importanti da svolgere per primi e quali possono attendere. Deve anche essere in grado di gestire il suo tempo durante il giorno e usarlo per completare il maggior numero di compiti possibile. Alcune chiamate telefoniche devono essere effettuate in un momento specifico, mentre le attività quotidiane regolari possono essere in grado di attendere un po '.
Problem Solving
Non tutti gli aspetti di un lavoro d'ufficio sono tagliati e asciugati. Un dipendente dovrà utilizzare le capacità di risoluzione dei problemi per aiutare a capire il modo migliore per completare le attività e cosa può essere fatto per risolvere eventuali problemi che possono sorgere. I dipendenti devono essere in grado di lavorare insieme e utilizzare tecniche di brainstorming per essere in grado di risolvere i problemi e completare i progetti. Un dipendente trarrebbe vantaggio dall'uso della creatività per trovare soluzioni e implementarle nei suoi progetti.
Competenze informatiche
Molti uffici preferiscono assumere dipendenti con esperienza con tipi specifici di software che l'azienda utilizza come software finanziario. Se qualcuno viene assunto che non ha queste competenze, sarà necessario un ulteriore addestramento per poter svolgere bene il suo lavoro. Alcuni uffici richiederanno anche a un potenziale dipendente di eseguire un test di digitazione. Più velocemente una persona può scrivere con precisione, più efficiente sarà il dipendente. La capacità di apprendere rapidamente e risolvere semplici problemi informatici è anche un'importante competenza per i dipendenti.
