I massimi dirigenti come amministratori delegati, vicepresidenti aziendali e responsabili delle operazioni gestiscono le loro organizzazioni con l'aiuto del supporto amministrativo esecutivo. Spesso chiamati segretari esecutivi, amministratori esecutivi o assistenti esecutivi, questi professionisti gestiscono le esigenze informative e i dettagli amministrativi per i loro capi. Grazie al contatto con i migliori dipendenti di un'organizzazione, possono svolgere molte attività di livello superiore, come partecipare a riunioni importanti e condurre ricerche vitali.
$config[code] not foundAbilità
Poiché si occupano di manager, dirigenti, staff tecnico e impiegati a tutti i livelli dell'organizzazione, così come i clienti, gli amministratori esecutivi hanno bisogno di eccellenti capacità interpersonali. Devono ascoltare attivamente le istruzioni dei loro capi, spiegare verbalmente le informazioni ai subordinati e scrivere rapporti che i dipendenti generali capiscono. La loro percettività sociale li aiuta a raccogliere informazioni dalle persone e motivare gli altri all'azione. Sono necessarie buone capacità organizzative e di gestione del tempo perché gestiscono più compiti allo stesso tempo e possono funzionare per più di un dirigente. Gli amministratori esecutivi devono avere competenze informatiche efficaci per l'utilizzo del software per elaborare, organizzare e presentare i dati in modo efficace.
Doveri
Gli amministratori esecutivi fungono da guardiani per i loro dirigenti esaminando le loro telefonate e lettere e prendendo messaggi. I visitatori dell'azienda devono essere passati attraverso di loro in modo che possano decidere se consentire l'accesso ai dirigenti chiave. Inoltre, organizzano i viaggi, organizzano riunioni e li assistono per registrare i minuti e compilare i dati richiesti dai loro capi. Eseguono la correzione e scrivono la corrispondenza e altri documenti aziendali da parte dei dirigenti e distribuiscono promemoria o altre comunicazioni scritte. Come parte della loro esperienza, possono gestire apparecchiature d'ufficio così varie come computer, fotocopiatrici, fax e sistemi telefonici.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da Saplingsupervisione
Nelle grandi organizzazioni, gli amministratori esecutivi possono essere responsabili di altre segretarie, assistenti e impiegati, in modo che possano aggiungere compiti di gestione alla descrizione del proprio lavoro. Pubblicano le descrizioni del lavoro, quindi intervistano e verificano le qualifiche dei candidati. Quindi assumono, addestrano e motivano gli amministratori subordinati. Assegnano inoltre compiti e pianificazioni, allocano spazi e forniture per ufficio e monitorano il progresso e la qualità del lavoro. Gli amministratori esecutivi possono anche essere responsabili di aumenti e promozioni - nonché licenziamenti - subordinati.
Titoli di studio
O * NET OnLine mostra che il 41% degli amministratori esecutivi ha classi post-secondarie, ma nessuna laurea, il 28% ha un diploma di scuola superiore o GED e il 26% ha un diploma associato. Alcuni amministratori iniziano in posizioni clericali di livello inferiore, ma con esperienza e formazione aggiuntiva aumentano le posizioni di crescente responsabilità fino a raggiungere i livelli esecutivi. I gradi associati per gli assistenti esecutivi richiedono due anni per essere completati e sono disponibili presso le scuole di business e le università della comunità. Alcuni segretari esecutivi frequentano le lauree in economia aziendale presso le università, che impiegano quattro anni. La certificazione volontaria è disponibile presso le organizzazioni nazionali, che possono aumentare le opportunità di lavoro.
