I verbali delle riunioni sono una registrazione importante di ciò che è avvenuto in una riunione, inclusi gli elementi discussi, le decisioni prese, le attività completate e delegate e le scadenze per il completamento impostate. Idealmente, i verbali delle riunioni vengono utilizzati sia dai partecipanti alla riunione sia da coloro che hanno mancato la riunione come riferimento per le azioni da intraprendere. I minuti vengono anche usati in futuro come risorsa se qualcuno vuole tornare indietro e fare riferimento a un tempo oa un progetto specifici. Le note di riunione finanziaria devono essere particolarmente dettagliate e specifiche in quanto trattano numeri e statistiche importanti. Se si è incaricati di prendere appunti sulle riunioni del comitato finanziario, assicurarsi che le note seguano il protocollo aziendale e aderiscano alle linee guida di base per l'adozione di note di riunione efficaci ed efficienti.
$config[code] not foundAnnota il nome dell'azienda, la data e l'ora nella parte superiore del documento. Includere anche qualsiasi altra informazione pertinente, come il dipartimento specifico o il nome del team o qualsiasi motivo specifico per cui la riunione è stata chiamata.
Registra i partecipanti. I partecipanti a una riunione del comitato finanziario includono tipicamente un presidente del consiglio di amministrazione, membri del consiglio di amministrazione e membri dello staff direttamente collegati ai dati finanziari della società, come un contabile o un direttore finanziario. Se si tratta di un incontro di finanza pubblica, possono essere presenti il direttore della città e persino il sindaco. Inoltre, le società esterne possono essere rappresentate alla riunione se ci deve essere una discussione su un particolare progetto. Assicurati di annotare i titoli delle persone. Se è necessario, passare un foglio di presenza in modo da assicurarsi di ottenere i nomi corretti dei partecipanti. È anche possibile registrare i nomi dei partecipanti che potrebbero non essere presenti ma potrebbe aver bisogno di una copia dei minuti.
Se c'è un ordine del giorno, registra i tuoi appunti per ogni argomento mentre l'argomento è discusso. Gli argomenti in una riunione del comitato finanziario spesso includono budget, particolari progetti finanziari, entrate o rendiconti finanziari, allocazioni future o modifiche o aggiornamenti al calendario del budget. Includere i principali punti di discussione e sotto-punti in forma di prosa o di proiettili a seconda del protocollo aziendale. Nota chi sta parlando, i nomi o i numeri citati, così come tutti coloro a cui è stata designata un'attività e una data di scadenza per l'attività.
Registra "Altre attività". Dopo aver elencato gli argomenti all'ordine del giorno, creare una nuova sezione intitolata Other Business. Qui potrai prendere nota di tutti i nuovi articoli che vengono portati in discussione. Di nuovo, prendi nota dell'altoparlante, di eventuali date o numeri discussi e di eventuali compiti e scadenze assegnati.
Correzione di bozze e indirizzo di informazioni mancanti. Prima di inviare le note della riunione assicurati che siano leggibili e grammaticalmente corrette, che non ci siano errori di battitura e che i nomi siano stati digitati correttamente. Se mancano informazioni che si conoscono sono state discusse, provare a individuare le informazioni mancanti. Prova a scrivere il resoconto il più presto possibile, mentre puoi ancora ricordare ciò che è stato discusso.
