Come tenere traccia delle ricevute di spesa dei dipendenti

L'uso di record elettronici ha notevolmente aumentato la produttività sul posto di lavoro. Avere informazioni facilmente e rapidamente accessibili in un foglio elettronico o database ha rivoluzionato il mondo del lavoro moderno. Tuttavia, il monitoraggio delle spese dei dipendenti, che in genere richiede l'invio di ricevute cartacee, è rimasto un ostacolo per molte attività. Il rapido adattamento della tecnologia mobile e l'archiviazione dei dati basata su cloud ha finalmente creato una soluzione a questo problema: le app di gestione delle spese online che si collegano direttamente ai database.

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Ricerca le app di gestione delle spese per i dipendenti online per determinare quale delle migliori soddisfi le tue esigenze. Le caratteristiche e le fasce di prezzo variano notevolmente, da pochi dollari per le app progettate per le piccole imprese a migliaia di dollari per software personalizzati di livello enterprise integrati con un database di contabilità aziendale proprietario.

Impostare il sistema di gestione delle spese dei dipendenti online sulla rete aziendale. La maggior parte dei sistemi di base per le piccole imprese sono semplici installazioni, ma è sempre una buona idea consultare un professionista IT quando installa un nuovo software in una rete. Le applicazioni di tracciamento delle spese più complesse progettate per le grandi aziende sono generalmente installate e installate dai dipendenti del fornitore che lavorano con il personale IT aziendale.

Impostare i singoli account dei dipendenti per popolare il nuovo sistema di gestione delle spese dei dipendenti. Dopo aver creato tutti i conti, i dipendenti saranno in grado di acquistare articoli e servizi con carte di credito aziendali e una ricevuta elettronica verrà automaticamente inviata al database centrale. I dipendenti possono anche inviare una copia scannerizzata di una ricevuta utilizzando il proprio smartphone. Ciò significa che non solo i dipendenti non devono preoccuparsi di risparmiare le ricevute cartacee, ma i contabili e i contabili non devono più inserire laboriosamente ogni singolo scontrino nel database.

Svolgere una formazione per tutti i dipendenti nell'uso del nuovo sistema di gestione delle spese dei dipendenti. I fornitori potrebbero essere d'aiuto nella formazione per le app a livello aziendale.