Un coordinatore di viaggio è un professionista amministrativo che è impegnato da un'organizzazione a organizzare tutti gli accordi di viaggio d'affari per i dipendenti dell'azienda. Mentre una laurea non è richiesta per ottenere questa posizione, la maggior parte dei datori di lavoro in genere richiede ai candidati di possedere un diploma di scuola superiore o equivalente. Inoltre, devono essere eccellenti comunicatori sia oralmente che per iscritto, in quanto dovranno interagire con gli individui a tutti i livelli. Secondo Salary.com, nel 2010 i coordinatori di viaggio hanno guadagnato circa 43.851 $ all'anno.
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A seconda della natura delle attività di un'azienda, a vari dipendenti può essere richiesto di viaggiare su base coerente. Quando ciò si verifica, un coordinatore di viaggio tiene i contatti con ciascun dipendente o il suo assistente amministrativo per accertarsi di tutti i requisiti necessari per il viaggio. Ciò include le date di viaggio, i requisiti di partenza e di arrivo, nonché eventuali richieste speciali, come la preferenza per i posti in vetrina o i pasti vegetariani.
Il coordinatore del viaggio contatterà quindi la compagnia aerea preferita, via telefono o e-mail. Organizza il piano di volo del dipendente, trasmettendo tutte le informazioni del dipendente, incluso il nome, le informazioni di contatto e, quando richiesto, le informazioni sul passaporto.
Alloggi
Quando un'azienda richiede a un dipendente di viaggiare da più di un giorno, l'alloggio è richiesto e pagato dall'organizzazione. Il coordinatore del viaggio contatta l'hotel o il fornitore di alloggio preferito. Si riserva il numero appropriato di camere per il numero appropriato di giorni. Inoltre, al momento richiede richieste o richieste speciali, ad esempio una stanza in un piano per non fumatori. Una volta che la stanza è stata prenotata, il coordinatore del viaggio trasmette tutte le informazioni sull'alloggio al dipendente o al suo assistente amministrativo. Inoltre, organizza il trasporto via terra come un'auto a noleggio, un bus navetta o un servizio auto per il dipendente in viaggio.
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I problemi relativi alla modalità di fatturazione degli acquisti variano a seconda dell'organizzazione. Quando un'azienda è molto grande, ogni dipartimento può avere il proprio centro di costo o budget dal momento in cui vengono pagate le spese. Un coordinatore di viaggio deve registrare e monitorare tutte le spese di viaggio e fatturarle al dipartimento competente. Questo può essere realizzato in vari modi. Alcune aziende utilizzano software di acquisto come Arriba. Altri usano le carte di credito aziendali assegnate a ciascun dipartimento. Altri semplicemente possono effettuare acquisti da un unico account e riconciliare tutte le spese alla fine del mese, accreditando o fatturando ciascun reparto.
