Le telefonate sono un mezzo vitale di comunicazione per un ufficio medico.Per questo motivo, molti medici hanno i loro telefoni hanno risposto 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, utilizzando un servizio di risposta al telefono al di fuori dell'orario di ufficio. Procedure telefoniche efficaci ed efficaci soddisfano le esigenze dei pazienti e del personale in modo professionale.
Gestione delle chiamate in entrata
Sapere quali informazioni sono necessarie dai pazienti. Quando rispondi al telefono, focalizza la tua attenzione sul chiamante. Parla chiaramente e lentamente. Registra le note mentre conversi. Chiedere al chiamante di indicare il suo nome. Indirizza il chiamante per nome durante la conversazione. Molte chiamate saranno pazienti che hanno bisogno di fissare appuntamenti, ma alcuni richiederanno il parere di un medico o un infermiere. Se è necessaria una richiamata, registra il nome e il numero di telefono della persona. Chiedigli di scrivere il suo nome. Se si accede ai suoi registri per rispondere alla sua richiesta, chiedere informazioni identificative come la data di nascita. Ciò assicura che i record corretti vengano consultati in quanto il nome del paziente e la data di nascita devono coincidere. Fai chiare e brevi note sulla natura della chiamata. Annota l'ora, la data e le tue iniziali. Dare al paziente indicazioni su quando può aspettarsi una chiamata di ritorno. Sorridi mentre parli. Effetti sorridenti come suoni. Prima di completare la chiamata, chiedi se hai risposto a tutte le domande del chiamante.
Richieste di gestione per ricariche da prescrizione
Quando un paziente richiede una ricarica di prescrizione, è necessario disporre delle seguenti informazioni: nome del paziente e numero di telefono, nome del farmaco, durata del paziente, sintomi, nome della farmacia e numero di telefono della farmacia. Informare il paziente se si sta richiamando per confermare che la ricarica è stata ordinata.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingGestire le richieste dei pazienti per parlare con il dottore
Il medico determinerà ciò che costituisce un'emergenza che richiede la sua presenza immediata al telefono. Generalmente, i medici non rispondono alle telefonate tranne che da altri medici e membri della loro famiglia. Tutte le altre chiamate tranne le chiamate di emergenza vengono restituite a loro piacimento durante il corso della giornata o alla fine della giornata. Assicurare al paziente che il medico richiamerà e fornire un orario approssimativo del giorno, se possibile.
Altro Office Phone Essentials
Non bere, mangiare o masticare gomme mentre rispondi al telefono. Rispondere al telefono dal terzo squillo. Non usare parole o frasi gergali o non professionali. Chiedi sempre prima di mettere in attesa un chiamante. Ricontrolla con il chiamante entro 30 secondi. Se necessario, chiedere se è possibile chiamare il paziente in pochi minuti. Evitare di mettere più chiamate in attesa contemporaneamente. Ricorda sempre che ti trovi in un ambiente professionale.
Un'ampia pratica pediatrica rispondeva abitualmente al telefono affermando il suo nome commerciale e dicendo "Per favore, aspetta", prima che il chiamante potesse pronunciare una parola. Questo modo poco professionale stava provocando. Cessò quando uno dei dottori nella pratica telefonò e ricevette lo stesso trattamento dei genitori dei pazienti. Ha immediatamente rivisto il loro protocollo di risposta al telefono.
