Per molti, essere chiamati a un incontro non è un evento gradito. In molti luoghi di lavoro, i lavoratori trascorrono molto tempo in riunioni che troppo spesso spesso non realizzano nulla. Invece di permettere che l'incontro in cui corri si confondesse con il resto delle riunioni senza valore - e forse anche dolorose - che i partecipanti potrebbero aver già sperimentato in precedenza, mettiti in ordine, pianificando e gestendo in modo efficace la tua riunione.
$config[code] not foundObiettivi prefissati. Tutte le riunioni dovrebbero avere uno scopo. Prima del tuo incontro, decidi cosa vuoi realizzare in questa seduta. Quando componi il tuo obiettivo, scrivi una dichiarazione sintetica e facilmente comprensibile come "Per selezionare una campagna pubblicitaria per il quarto trimestre".
Prepara un ordine del giorno. Elencare tutti gli argomenti che si desidera discutere nella riunione nell'ordine in cui si desidera discuterli. Aggiungi ulteriore chiarezza alla tua agenda posizionando una quantità stimata di tempo accanto a ciascun oggetto da discutere, assicurandoti di non aver incluso troppi articoli.
Condividi il tuo obiettivo e l'ordine del giorno prima della riunione via email. Condividendo sia lo scopo della riunione che l'ordine del giorno con coloro che parteciperanno in anticipo al loro arrivo, permetterete loro di prepararsi mentalmente all'incontro e dar loro l'opportunità di venire preparati con documenti o altri materiali pertinenti ai progetti argomento.
Stabilire ruoli. Seleziona un individuo da servire come segretario e chiedi a questa persona di prendere appunti mentre la riunione avanza. Assegna un altro partecipante alla riunione per agire come custode del tempo. Questa persona terrà d'occhio l'orologio e ti aiuterà a seguire l'assegnazione del tempo pianificato per ogni oggetto dell'agenda. Dichiara il moderatore dell'incontro e assumi il compito di spostarti tra gli argomenti all'ordine del giorno in modo tempestivo ed efficace.
Riprova il controllo della riunione se ti sfugge di mano. Soprattutto se un partecipante alla riunione ha la tendenza a condurre gli incontri fuori strada, è vitale che tu eserciti il tuo potere come leader dell'incontro e mantenga la sessione in corso. Per farlo efficacemente, ricorda educatamente l'individuo che tenta di dirottare l'incontro del motivo dell'incontro e chiedergli di salvare le sue preoccupazioni collaterali per la discussione in un secondo momento.
Assegna compiti. Mentre passi nella tua discussione e decidi le cose che devi fare, assegna queste mansioni sul posto. Imposta anche una data di scadenza per il completamento di ogni attività, migliorando le probabilità che l'attività venga effettivamente eseguita. Chiedere all'individuo di prendere i verbali della riunione per annotare questi compiti.
Concludere la riunione in tempo. Se si consente alla riunione di superare il punto finale pianificato, è probabile che molti dei partecipanti controllino mentalmente dal sit down. Se raggiungi la fine del tuo tempo assegnato e hai ancora degli articoli da discutere, li consegni ad una data successiva per rispetto per coloro che hanno dato il loro tempo per partecipare alla riunione.
Condividi minuti dopo la riunione. Invia per email i verbali della riunione insieme a un ringraziamento ai partecipanti per la loro collaborazione e dedizione con 24 ore di fine riunione. Se hai assegnato molte attività durante la riunione, includi un promemoria educato per i partecipanti da seguire con gli oggetti assegnati.
