Per molti anni, i fogli di lavoro Excel sono stati un punto fermo negli ambienti professionali e personali per l'organizzazione, il calcolo e la presentazione dei dati.
Sono stati uno strumento universalmente funzionale per una varietà di applicazioni, come tenere d'occhio i finanziari dell'azienda e gestire l'inventario.
Non c'è stato un singolo sviluppo tecnologico che sia stato in grado di sostituire i fogli di lavoro come un ufficio fondamentale (oltre agli aggiornamenti in corso da Microsoft Office e concorrenti simili come Google Docs), quindi i fogli di calcolo rimangono in circolazione.
$config[code] not foundPer molti usi, i fogli di calcolo sono ancora preziosi, ma ci sono un certo numero di inefficienze che impediscono loro di essere le centrali elettriche che erano una volta.
Ragioni per le quali dovresti smettere di usare fogli di calcolo
Se sei un appassionato fan del foglio di calcolo, probabilmente stai scuotendo la testa per la nozione di abbandonarli. Tuttavia, ci sono alcuni dei principali motivi per cui dovresti ridurre la tua dipendenza dai fogli di lavoro in generale:
1. I fogli di calcolo sono vulnerabili agli errori. In base all'ID di sistema, quasi il 90 percento di tutti i fogli di lavoro presenta errori. Può trattarsi di una formula impropria, un numero erroneamente riportato o una formattazione inefficiente che porta a interpretazioni errate. Naturalmente, questo non è colpa dei fogli di calcolo intrinsecamente: è colpa degli umani che li gestiscono. Tuttavia, un certo numero di funzioni di foglio di calcolo - come la loro semplicità, malleabilità, mancanza di controlli e contrappesi e mancanza di comunicazione - rendono più facile per le persone di fare quegli errori. Poiché i fogli di calcolo vengono spesso utilizzati per informazioni preziose o sensibili, anche un singolo errore può essere costoso qui, quindi non vale la pena rischiare.
2. Non ci sono regole di formattazione chiare. Excel ti offre tantissime opzioni su come formattare celle, righe, colonne e persino come numeri e dati sono presentati nel foglio. In apparenza, questa sembra una grande funzionalità, ma il semplice numero di opzioni significa che non esiste una regola chiara per ciò che è "giusto" o "sbagliato" per applicazioni specifiche. Ci sono alcuni modelli disponibili in Excel, ma ancora una volta, non esiste una formattazione standard che tutti i tuoi dipendenti, partner e clienti possano seguire. La formattazione che ha senso per l'utente potrebbe non avere senso per gli altri, causando problemi di confusione e compatibilità quando si tenta di comunicare i dati a un'altra parte.
3. È troppo generico per essere rilevante per la maggior parte delle attività. Il potere dei fogli di calcolo è la loro versatilità, ma può anche essere una debolezza. I fogli di calcolo sono una sorta di "tuttofare, padrone di nessuno". Sono decenti a svolgere in una serie di applicazioni diverse, ma non sono la soluzione ideale per una particolare funzione. A causa della diversità degli strumenti tecnologici specificamente progettati per le singole funzioni, i fogli di calcolo sono surclassati praticamente in ogni applicazione che si possa immaginare. È come andare in un ristorante di specialità, piuttosto che in uno che offre un po 'di ogni cucina - quella specializzazione rende il prodotto finito superiore.
4. Solo una persona può utilizzare un foglio di calcolo alla volta. Questa è una sottile, ma forte debolezza dei fogli di calcolo. Solo una persona può lavorare su un foglio di calcolo in un dato momento. Anche nelle opzioni di foglio di calcolo basate su cloud, in genere, solo una persona può apportare modifiche attive, mentre le altre funzionano con una copia di sola visualizzazione. Ciò rende estremamente difficile per il tuo team rimanere in una comunicazione attiva e continua o collaborare a un singolo prodotto finito. Nel nostro mondo moderno, con lavoratori remoti e tecnologie più sofisticate, sono necessarie più soluzioni per una gestione collaborativa semplice.
5. Gli aggiornamenti in tempo reale sono impossibili. Secondo Forrester Research, lo streaming e gli aggiornamenti dei dati in tempo reale sono alcune delle più importanti tecnologie emergenti nel commercio al dettaglio (così come in una serie di altri settori). Con il volume di informazioni disponibili e l'escalation delle richieste degli utenti, elementi come il monitoraggio dell'inventario e i dati dei clienti si stanno avvicinando allo streaming in tempo reale per fornire informazioni più veloci e accurate. I fogli di calcolo non sono favorevoli agli aggiornamenti in tempo reale, non possono essere integrati in altri sistemi per l'aggiornamento automatico e, come abbiamo già visto, solo un utente può apportare modifiche alla volta. Gli aggiornamenti in tempo reale sono molto più preziosi.
Cosa usare invece
Quindi ci sono molte buone ragioni per smettere di usare i fogli di calcolo, ma questo non fa andare via le tue esigenze. Hai ancora bisogno di tracciare l'inventario. Hai ancora bisogno di riportare i dati finanziari e probabilmente hai bisogno di un modo semplice per trasferire i tuoi vecchi materiali in un nuovo sistema. Cosa potrebbe prendere il posto dei fogli di calcolo?
La risposta semplice è un software specializzato. Esistono migliaia di tipi di software di monitoraggio e gestione, alcuni dei quali coprono molte esigenze in generale (come il software di collaborazione di gruppo) e alcuni di essi si restringono in una nicchia focalizzata (come il software di contabilità). La soluzione migliore è scegliere una suite di servizi software, a la carte, che soddisfino al meglio le esigenze specifiche della vostra azienda. Non esiste una soluzione valida per tutti, là fuori (ecco perché i fogli di calcolo stanno diventando obsoleti), quindi guardati intorno e valuta attentamente le tue opzioni.
Foto del foglio di calcolo tramite Shutterstock
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