Lo staff clericale serve come supporto per i reparti all'interno di un'azienda. Eseguono una vasta gamma di compiti e gestiscono la maggior parte dei documenti che entrano in un business. Gli impiegati in ufficio rispondono ai telefoni e salutano i visitatori. Elaborano i documenti e archiviano i documenti necessari nelle posizioni corrette.
Addetti alla reception e alla reception
Molti uffici sono dotati di receptionist e assistenti che rispondono ai telefoni e guardano le chiamate in arrivo. Devono conoscere le informazioni sull'azienda per rispondere alle domande che arrivano. Instradano le chiamate e prendono i messaggi quando il personale non è disponibile. Molte aziende ricevono grandi quantità di telefonate e gli addetti alla reception devono essere in grado di gestirli in modo corretto ed efficace. Il personale di front desk accoglie tutti i visitatori, colleghi e clienti che visitano l'azienda. Esaminano e devono determinare immediatamente quale tipo di accesso richiederà il visitatore. Sono responsabili del contatto con la sicurezza quando un visitatore deve essere scortato dall'edificio.Alcuni membri del personale mantengono registri degli appuntamenti con informazioni su chi aspettarsi in determinati momenti e dove inviarli.
$config[code] not foundGestione dei documenti
I compiti relativi alla documentazione variano in base alla natura dell'azienda. In ambito medico, i record devono essere creati, aggiornati e archiviati; le informazioni di fatturazione devono essere ottenute; e la documentazione della compagnia di assicurazioni compilata e archiviata. In un ufficio legale, potrebbe essere necessaria la preparazione della documentazione per gli avvocati; alcuni avvocati possono indirizzare il personale dell'ufficio a condurre ricerche utilizzando riviste giuridiche. In un istituto scolastico, il personale dell'ufficio potrebbe dover aggiornare i registri degli studenti e tenere traccia degli orari delle lezioni. Alcuni membri dello staff potrebbero dover aggiornare le informazioni sui salari e pagare le bollette. Altri impiegati potrebbero dover inserire fatture, ordini di acquisto e altra documentazione contabile in sistemi informatici. Archiviare e scansionare documenti sono altre comuni funzioni d'ufficio. Lo staff amministrativo elabora anche la posta in entrata e in uscita.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingCoordinamento e programmazione
Alcuni impiegati d'ufficio servono come supporto per la leadership dell'azienda. I membri dello staff coordinano le teleconferenze e possono fungere da supervisori per il personale dell'ufficio. Possono revisionare memo, lettere e altra corrispondenza in entrata per l'assegnazione delle priorità. Preparano gli ordini del giorno per le riunioni imminenti e trascrivono tutte le informazioni necessarie dalle riunioni e dalle teleconferenze. Prendono dettatura su lettere e promemoria e organizzano tutti i documenti necessari nei file. Pianificano e coordinano qualsiasi organizzazione di viaggio per la gestione e possono prenotare alberghi, auto a noleggio e ristoranti.
Attrezzatura da ufficio
Il personale di ufficio gestisce in genere le forniture per ufficio nel magazzino di un'azienda. Potrebbero dover ordinare carta, cartucce di inchiostro della stampante, penne, matite, blocchi memo, evidenziatori, buste, carta intestata e altri materiali necessari per gestire un'impresa. Chiamano le società di manutenzione per controllare fax e stampanti, se necessario. L'acquisto di nuove apparecchiature per ufficio e l'installazione è in genere la responsabilità di qualcuno in ufficio.
2016 Informazioni sullo stipendio per segretari e assistenti amministrativi
I segretari e gli assistenti amministrativi hanno guadagnato uno stipendio annuo medio di $ 38.730 nel 2016, secondo l'Ufficio degli Stati Uniti delle statistiche del lavoro. Nella fascia bassa, i segretari e gli assistenti amministrativi hanno guadagnato uno stipendio del 25 ° percentile di $ 30.500, il che significa che il 75% ha guadagnato più di questo importo. Lo stipendio del 75o percentile è $ 48,680, il che significa che il 25 percento guadagna di più. Nel 2016, 3.990.400 persone erano impiegate negli Stati Uniti come segretarie e assistenti amministrativi.
