Quali sono le competenze per i doveri di ufficio generale?

Se stai cercando un lavoro d'ufficio, potresti essere incerto su cosa significano i datori di lavoro quando chiedono competenze in un ufficio generale. Sebbene ogni luogo di lavoro sia unico, ci sono compiti comuni che ci si aspetta che l'ufficio generale possa svolgere. Più abilità puoi offrire a un potenziale datore di lavoro, maggiori sono le tue possibilità di ottenere il lavoro che desideri. Sia che si tratti di un assistente di ufficio generale, di un impiegato generale o di un impiegato generale, ecco alcune delle competenze che i datori di lavoro cercano più spesso nell'esercizio delle funzioni generali dell'ufficio:

$config[code] not found

Digitando

I datori di lavoro di solito si aspettano di digitare almeno 60 parole al minuto (wpm). Se sei abituato a messaggiare i tuoi amici usando i pollici e uno smartphone, l'idea di usare tutte e 10 le dita e una tastiera di dimensioni normali può sembrare scoraggiante. Se hai imparato a scrivere a scuola, puoi aumentare la tua velocità con un po 'di pratica. Apri un articolo di una rivista o un libro e copia ciò che leggi. Invia e-mail a parenti e amici per esercitarti a digitare frasi complete e rileggere il tuo lavoro. Le scorciatoie e le abbreviazioni che usi quando comunichi casualmente con gli amici non sono accettabili per la corrispondenza commerciale.

Anche se non hai mai imparato a digitare, puoi insegnare a te stesso attraverso uno dei tutorial gratuiti disponibili online. Dopo aver appreso dove posizionare le dita, si tratta di ottenere quanto più pratica possibile per migliorare la velocità e la precisione.

Inserimento dati

Pensa all'inserimento dei dati digitando un tastierino numerico. La tastiera, chiamata anche tastierino numerico, tastierino numerico o 10 tasti, è una sezione di una tastiera per computer standard. Solitamente posizionato a destra dei tasti alfanumerici, sembra una calcolatrice. Quando hai dimestichezza con il tastierino numerico, troverai che è molto più veloce ed efficiente per digitare i numeri rispetto alla fila di tasti sopra l'alfabeto.

Per iniziare, consulta alcuni dei tutorial gratuiti online. La precisione è estremamente importante in quanto numeri e sequenze numeriche sono unici. Non c'è controllo ortografico o correzione automatica, quindi devi essere sicuro di aver inserito le informazioni correttamente ogni volta.

Video del giorno

Portato a voi da Sapling Portato a voi da Sapling

limatura

Il deposito è più che la semplice conoscenza del tuo ABC.La maggior parte delle persone può facilmente riconoscere la lettera iniziale nel nome di un file e vedere che "cavallo" precede "igloo". Può essere un po 'più complicato quando devi guardare la seconda o terza lettera quando le lettere iniziali sono le stesse. Ad esempio, "cavallo" viene dopo "a portata di mano" perché "o" viene dopo "a". Poiché sia "cavallo" che "casa" hanno la stessa prima e la seconda lettera, devi guardare la terza lettera. "Cavallo" viene prima di "casa" perché "r" viene prima di "u".

Prima che la tecnologia fosse comune nelle impostazioni dell'ufficio, il deposito significava la gestione dei documenti cartacei. Ora il deposito può includere anche la memorizzazione e il recupero di documenti digitali.

Telefono

Hai bisogno di sorridere per parlare con i clienti al telefono? La risposta è sì perché il tuo sorriso passa attraverso la tua voce quando parli. Sebbene sia importante sapere come trasferire le chiamate e mettere le chiamate in attesa, la componente più importante delle abilità del telefono è la capacità di essere piacevole e rimanere calmo, anche quando il chiamante è frustrato, impaziente o semplicemente maleducato. Come la persona che risponde al telefono, potresti essere il primo contatto di un cliente con l'azienda. La prima impressione che fai è quella che farà tornare i clienti.

Microsoft Office

Microsoft Office è un insieme di programmi software progettati per vari tipi di gestione dei dati. I tre più comunemente usati sono Word, Excel e Outlook. Word è un programma di elaborazione testi, utilizzato per creare documenti come lettere, volantini, opuscoli, promemoria e altre forme di materiale scritto. Excel è un programma per fogli di calcolo per una varietà di applicazioni come la gestione dell'inventario, la creazione di piani di lavoro per i dipendenti e il monitoraggio delle spese. Outlook viene utilizzato per e-mail, mantenendo calendari individuali e di gruppo, gestendo le attività e alcune altre funzioni organizzative. Come per la digitazione e l'inserimento dei dati, sono disponibili molti tutorial online che consentono di apprendere il software. Se è necessario approfondire, molte community college e programmi di estensione offrono corsi non-accreditati per Microsoft Office che è possibile completare in poche sere.

Macchine da ufficio

Le macchine da ufficio comprendono computer, fotocopiatrici, telefoni multilinea, fax, trituratori e contatori postali. Le operazioni di base di ciascun tipo di macchina possono variare in base alla marca e al modello della macchina. Non ci si aspetta che tu esegua importanti riparazioni, ma gli impiegati generici sono spesso responsabili della manutenzione ordinaria come la sostituzione della carta e dell'inchiostro nelle macchine che li utilizzano.

Soft Skills

Le soft skills possono essere difficili da quantificare, ma sono essenziali nel mondo degli affari. Considera le seguenti abilità e in che modo potrebbero essere risorse per un datore di lavoro:

Adattabilità
Collaborazione
Comando
Gestione
Multitasking
Dare priorità
Problem-solving
Lavoro di squadra
Gestione del tempo

Secondo Robert Half, una società internazionale di risorse umane, la prova di competenze trasversali può far pendere l'equilibrio a tuo favore quando le tue capacità ed esperienze sono paragonabili a quelle di altri candidati. Alcuni responsabili delle assunzioni dicono che le competenze trasversali sono ancora più importanti. Le abilità tecniche sono facilmente insegnate. È molto più difficile insegnare le capacità interpersonali e decisionali. Quando scrivi il tuo curriculum o parli di te in un colloquio di lavoro, evidenzia le tue abilità trasversali usando frasi come queste:

"Gestito con successo più progetti e scadenze"
"Ha guidato un team di 3 persone che ha semplificato il processo di applicazione e la gestione dei documenti di accompagnamento"
"Assegnare la priorità a più progetti in un ambiente frenetico"
"Progetti sempre completati in tempo o prima della scadenza"
"Ha seguito costantemente gli impegni di lavoro, portando a una promozione e ad una maggiore responsabilità"
"Implementato un nuovo sistema per ridurre i tempi di archiviazione del 20%"

Requisiti di educazione

Non ci sono requisiti di educazione formale per una posizione di ufficio generale. Molte persone entrano in campo con un diploma di scuola superiore. A seconda del datore di lavoro, potrebbe essere necessario un diploma o una laurea. I datori di lavoro vogliono sapere che puoi fare il lavoro. Per la maggior parte, le tue capacità e qualifiche amministrative sono più importanti di un determinato grado. Ogni organizzazione ha i suoi scopi e le sue procedure. Oltre alle tue abilità di base, imparerai ciò che devi sapere quando sei sul posto di lavoro.

Ambiente di lavoro

Gli impiegati generici si trovano in una varietà di contesti, dalle piccole imprese alle grandi aziende. L'aiuto dell'ufficio generale è necessario in quasi tutti i settori a cui puoi pensare, tra cui istituzioni accademiche, strutture sanitarie, agenzie governative, aziende a scopo di lucro e organizzazioni non profit. La maggior parte degli impiegati d'ufficio sono donne. Circa uno su quattro lavora a tempo parziale.

Stipendio e prospettive di lavoro

La paga media per un impiegato d'ufficio è di $ 15,14 l'ora o $ 31,500 l'anno. La retribuzione media è la cifra alla quale metà della professione guadagna di più e metà guadagna di meno. Gli stipendi variano ampiamente a seconda del datore di lavoro, della posizione geografica, degli anni di esperienza e istruzione e delle competenze. Il Dipartimento di Statistica del lavoro degli Stati Uniti prevede una crescita del lavoro minima o nulla per gli impiegati generici fino al 2026. Ciò non significa che non si possa trovare un lavoro. Significa solo che non verranno creati molti nuovi lavori. La tecnologia ha aumentato l'efficienza degli impiegati, quindi non sono necessarie tante persone come nelle generazioni passate. Tuttavia, i nuovi impiegati generici sono necessari per coloro che vanno in pensione o lasciano il lavoro per altri motivi.

Ottenere un lavoro d'ufficio con poca o nessuna esperienza lavorativa

Il lavoratore d'ufficio generale è spesso una posizione entry-level. È un buon punto di partenza se stai entrando nel mondo del lavoro per la prima volta o dopo un'assenza prolungata. È anche un buon punto di partenza se stai cambiando campo e non hai il tipo di esperienza che si applica direttamente ad altri lavori. Anche con poca o nessuna esperienza, però, i potenziali datori di lavoro vogliono sapere che è possibile gestire le mansioni e le responsabilità dell'impiegato d'ufficio che il lavoro richiede.

Prendi l'attenzione di un potenziale datore di lavoro con un curriculum che mette in risalto le competenze che hai. Ci sono molti buoni esempi online. Includere risultati della scuola superiore se sei un neolaureato recente. Se hai svolto uno stage o hai svolto un lavoro di volontariato significativo, includilo. Elenca i corsi completati e i certificati guadagnati se si riferiscono direttamente al lavoro che stai richiedendo. Altrimenti, non riempire il tuo curriculum con informazioni inutili per cercare di riempire la pagina. Una classe in "Introduzione ai computer" è rilevante per quasi tutte le posizioni di un ufficio generale. Un corso di "Obbligo del cane di base" non migliora il tuo curriculum a meno che tu non stia facendo domanda per un posto di lavoro presso un ufficio veterinario o una struttura per la cura degli animali. Tuttavia, se sei certificato in pronto soccorso o rianimazione cardiopolmonare (CPR), puoi elencarli. Quelle abilità sono una risorsa per un datore di lavoro, non importa il business o l'industria.

Guarda attentamente la lista di lavoro di un datore di lavoro e cerca di soddisfare ogni requisito con una dimostrazione delle tue conoscenze o abilità. Utilizzare frasi come "Tipo con precisione a una velocità di 60 wpm" o "Certificato di guadagno in Microsoft Word da ABC Community College".

Inchiodare l'intervista di lavoro

L'obiettivo di un curriculum non è quello di ottenere un lavoro. È per farti un colloquio di lavoro. Il curriculum attira l'attenzione di un potenziale datore di lavoro. Quando parli con quella persona faccia a faccia, hai l'opportunità di mettere in evidenza le tue qualifiche. È anche la tua opportunità di porre domande sulla posizione e sull'azienda. Dato che il datore di lavoro determina se hai ragione per il lavoro, dovresti determinare se il lavoro è giusto per te.

Vestire in modo ordinato e conservatore per l'intervista. Volete che un potenziale datore di lavoro si concentri sulle vostre capacità e qualifiche, non su un aspetto che è più adatto per la notte data o una serata presso il vostro club preferito. L'abbigliamento accettabile per un colloquio può variare in base alla posizione geografica e al datore di lavoro. Se stai lavorando con un'agenzia di collocamento o un consulente di carriera, controlla con loro cosa è appropriato. In generale, gli stili semplici e modesti con colori neutri come il blu e il grigio sono i migliori.

La sera prima dell'intervista assicurati che i tuoi vestiti siano puliti e stirati e che non ci siano bottoni mancanti o cuciture divise. Controlla anche le scarpe per assicurarti che siano pulite e appropriate per il tuo business. Il giorno dell'intervista, i tuoi capelli dovrebbero essere puliti e stilizzati lontano dal tuo viso. Mantieni i gioielli al minimo. Una volta ottenuto il lavoro, probabilmente avrai una certa flessibilità nel codice di abbigliamento di un'azienda per mostrare il tuo stile. Per il colloquio di lavoro, tuttavia, vuoi concentrarti sulle tue capacità, non sui tuoi vestiti

Guardando verso il futuro

Un lavoro come impiegato di un ufficio generale può portare ad altre posizioni e retribuzioni più alte. Con l'esperienza, potresti essere promosso all'interno dell'azienda. Potresti scoprire di essere qualificato per essere un manager con responsabilità di supervisione su uno o più impiegati d'ufficio. Sebbene la tecnologia abbia cambiato la natura del lavoro d'ufficio, molte organizzazioni fanno ancora affidamento su impiegati qualificati per garantire il corretto svolgimento degli affari. Gli impiegati generici sono personale di supporto essenziale che consente ad altri lavoratori di svolgere il proprio lavoro.