Un assistente di squadra aiuta a portare a termine il carico di lavoro svolgendo compiti amministrativi per liberare i membri della squadra dell'ufficio per altri compiti. Fanno il passo giusto per aiutare con i progetti in corso in modo che i membri più esperti possano concentrarsi sui modi per migliorare il progetto, risolvere i problemi o soddisfare le richieste dei clienti. L'ulteriore aiuto amministrativo è vitale per rispettare le scadenze e completare i progetti in tempo. Gli assistenti lavorano sotto la diretta supervisione dei capigruppo.
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Gli assistenti di squadra aiutano con compiti amministrativi che richiedono poca supervisione. Pianificano gli appuntamenti con i clienti e si assicurano che i clienti ricevano i documenti e i crediti puntualmente. Organizzano riunioni interne di team e preparano itinerari per garantire che tutti i dipendenti si trovino sulla stessa pagina. Altre responsabilità includono: smistare le e-mail per importanza, avvisare i membri del team in merito alle scadenze imminenti, fare copie, fare commissioni, preparare documenti e organizzare file elettronici. Prontezza, capacità di comunicazione efficaci e attenzione ai dettagli sono i requisiti di lavoro più importanti.
Dati e prodotti
I team di lavoro hanno spesso bisogno di ulteriore supporto amministrativo per aiutare nella tenuta dei registri, nella gestione dei dati e nei risultati del progetto. Gli assistenti di squadra prendono appunti durante le riunioni e li compilano in promemoria di progetto. Raccolgono e immettono dati in file elettronici in modo che i membri del team dispongano di record per sostenere le loro analisi e i risultati del progetto. Gli assistenti preparano i risultati del progetto aggiungendo numeri di pagina, copertine interessanti, elenchi di termini e un sommario per relazioni scritte. Competenze informatiche, capacità di immissione dei dati e punti di forza per la correzione delle bozze aiutano i candidati a distinguersi come candidati qualificati.
Pasti e Accordi di viaggio
Gli assistenti di progetto coordinano i pranzi e le cene degli uffici con i membri del team. Ordinano e prendono i pasti per i dipendenti che lavorano per lunghe ore per rispettare le scadenze. Fanno accordi di viaggio, compresi voli, alloggio e auto a noleggio. Effettuando ricerche sugli itinerari delle conferenze e informando i membri del team dei dettagli del seminario, essi liberano più tempo per i membri esperti per concentrarsi su progetti lunghi e lunghi.
Responsabilità finanziarie
Assicurarsi che il team rimanga all'interno del suo budget è una responsabilità di lavoro vitale. Gli assistenti di squadra tengono traccia delle spese del progetto e delle ricevute di acquisto e registrano tali numeri nei programmi software di contabilità e nei fogli di calcolo. Non prendono decisioni di acquisto esecutivo, ma informano i dirigenti del team quando i budget sembrano andare in rosso. Gli assistenti ordinano forniture e prodotti quando le scorte si abbassano. Budgeting e una comprensione di base degli assistenti dei progetti di aiuto alla contabilità mantengono gli obiettivi finanziari proposti.
