Rispondere ai telefoni
Rispondere ai telefoni è un'attività necessaria indipendentemente dal settore o dal settore specifico. Gli amministratori di Office devono avere eccellenti capacità telefoniche e una voce amichevole e piacevole. In qualità di amministratore dell'ufficio, parlerai con clienti, fornitori e altri professionisti. Potrebbe essere necessario rispondere alle domande, risolvere i dubbi o rivolgersi a un altro rappresentante della società.
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Se sei l'unico amministratore di ufficio della società, probabilmente sarai responsabile di tenere un calendario organizzato di appuntamenti ed eventi. Potresti essere responsabile per una sola persona o per un intero staff. Le istanze includono una vasta gamma di attività come la fissazione di appuntamenti con i clienti o la pianificazione di riunioni settimanali dello staff. In alcuni casi, gli amministratori fungono anche da assistenti personali, quindi potresti trovarti a organizzare servizi di cura del prato o della piscina, confermare le prenotazioni per la cena o preparare alloggi per il tuo capo.
Comunicazione
Come amministratore dell'ufficio, sarai probabilmente la voce della compagnia, spesso parlando a nome dei tuoi superiori. Per questo motivo, possedere capacità interpersonali esemplari è un prerequisito significativo. Non solo comunicherete tra persone all'interno e all'esterno dell'azienda, ma sarete anche responsabili della trasmissione di informazioni importanti. La comunicazione avverrà faccia a faccia, per telefono, attraverso lettere e fax e via e-mail.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingInserimento dati
A seconda della compagnia e della professione, potresti essere responsabile della creazione e della gestione dei fogli di calcolo o dell'inserimento di informazioni in un database aziendale. Ad esempio, un amministratore di un ufficio di un'impresa edile potrebbe tenere un foglio di calcolo dei fornitori locali e dei costi dei materiali. La maggior parte delle aziende conserva inoltre registrazioni dettagliate delle informazioni sui clienti precedenti: indirizzo, numeri di contatto, indirizzi e-mail e note di servizio.
Organizzazione
Questa è la categoria più inclusiva e forse più importante. Gli amministratori forniscono un senso di organizzazione ed efficienza in tutto l'ufficio e in altri aspetti dell'azienda. Lo fanno attraverso il mantenimento di sistemi di archiviazione ordinati e un ambiente pulito, privo di ingombri.
commissioni
Occasionalmente gli amministratori fungono anche da "frequentatori", facendo commissioni che non rientrano in nessuna descrizione del lavoro. Questi compiti possono includere ma non si limitano a fare depositi bancari, fare acquisti per forniture d'ufficio o prendere il pranzo per il personale.
