I compiti di un responsabile dell'ufficio medico di chirurgia estetica possono spaziare dalla programmazione al marketing all'organizzazione di file e alla risposta ai telefoni - e tutto il resto. Quando si tratta di gestire un ufficio medico, si dovrebbe sempre pensare al futuro, essere preparati e comprendere le complessità del lavoro - comprese eventuali linee guida federali, statali o locali come le leggi HIPAA - per eccellere nel proprio ruolo di responsabile di un ufficio medico.
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Gestire le operazioni del tuo ufficio è un compito quotidiano con compiti in corso che si verificano su base settimanale, mensile e annuale. Le operazioni comprendono la manutenzione di un ambiente ufficio pulito, l'organizzazione di file, l'ordinazione di forniture, l'ordinazione di riviste per la hall, la gestione del servizio di biancheria, la garanzia di una cucina fornita, l'apertura e l'elaborazione della posta, la risposta alle telefonate, l'impostazione degli appuntamenti e la notifica ai medici degli arrivi dei pazienti. I responsabili dell'ufficio devono inoltre mantenere le strutture della clinica di chirurgia estetica, incluse apparecchiature come stampanti, copiatrici, telefoni, scanner e dispositivi medici.
Risorse umane
I responsabili degli uffici di chirurgia estetica sono in genere responsabili del personale dell'ufficio, tra cui receptionist, assistenti d'ufficio, assistenti medici, infermieri e, in molti casi, anche medici. Il responsabile dell'ufficio svolgerà anche un ruolo nel reclutamento e licenziamento del personale, in collaborazione con i vertici aziendali, insieme alla gestione quotidiana del personale dell'ufficio. Anche le pause, i pranzi e gli addetti al cronometraggio dentro e fuori l'ufficio sono aspettative comuni. I responsabili dell'ufficio devono essere abili nel gestire le pianificazioni per sfruttare al massimo le operazioni quotidiane.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingFinanza
I responsabili degli uffici di chirurgia estetica sono abili nel comprendere gli aspetti finanziari dell'azienda. I doveri includono contabilità, registrazione, fatturazione, crediti, crediti e salari. Il responsabile dell'ufficio deve anche avere un occhio attento per il budget e creare rapporti mensili, trimestrali e annuali sulla salute finanziaria dell'azienda, compresa la pianificazione strategica per il suo futuro. La gestione del libro paga e il mantenimento del budget sono essenziali anche per il successo dell'ufficio.
Marketing
Portare nuovi clienti nel tuo studio di chirurgia estetica è parte integrante della sostenibilità a lungo termine. Per garantire un flusso costante di nuova clientela, i responsabili dell'ufficio devono fornire solide competenze di marketing quando si tratta di manutenzione del sito Web, newsletter via email, blog e social media. In alcuni casi, i responsabili dell'ufficio devono anche pianificare una strategia pubblicitaria con giornali, riviste e televisioni locali. Il marketing solido rinforza anche gli sforzi di branding della tua clinica all'interno della comunità. Rafforza la percezione pubblica della tua clinica di chirurgia estetica unendoti a club e associazioni regionali come modo ideale per entrare in contatto con altre aziende per espandere ulteriormente la tua base di clientela. Raggiungere la comunità con sponsorizzazioni, volontari o gruppi di sostegno dei pazienti possono rafforzare positivamente la tua immagine d'ufficio nella tua zona.
legale
I responsabili dell'ufficio devono gestire l'archiviazione e l'organizzazione delle informazioni sensibili dei pazienti. I manager devono garantire che l'ufficio rispetti tutte le leggi locali, statali e federali sulla privacy dei pazienti e le rispettive leggi HIPAA che regolano tale politica. Inoltre, i manager devono garantire che l'ufficio sia conforme ad altre leggi importanti come le linee guida OSHA o ADA. Devono essere rispettate anche altre leggi come la FMLA (Family Medical Leave Act) e le normative EOE (Equal Opportunity Employer). A seconda del luogo, ogni ufficio può avere normative diverse che regolano la sua pratica. Verificare con le agenzie governative locali per ulteriori informazioni sulle leggi che riguardano la vostra clinica di chirurgia estetica.
