I compiti di una segreteria coinvolgono più persone che eseguono compiti amministrativi quotidiani per un'organizzazione. Istituzioni governative, educative e di altro tipo utilizzano un dipartimento di segreteria. I doveri comprendono la gestione delle risorse umane e dei problemi del personale. A seconda dell'organizzazione, la segreteria gestisce le finanze dell'azienda, è responsabile della progettazione dell'ufficio e gestisce il database aziendale.
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Uno dei compiti di una segreteria riguarda la gestione delle risorse umane all'interno di un'organizzazione. Alcuni membri del personale della segreteria gestiscono il reclutamento del personale. Altri conservano i file del personale per i dipendenti attuali e si assicurano che tutte le informazioni siano aggiornate. Il personale della segreteria elabora anche le domande interne per richieste di promozione del lavoro o collocamento di incarichi speciali. I membri dello staff inseriscono tutte le informazioni sul personale in un database organizzativo, che deve essere sempre aggiornato. Altre responsabilità includono la riassegnazione dei dipendenti che ritornano da incarichi speciali.
Implementazione
I doveri di una segreteria includono l'attuazione di politiche come tramandate dall'organo di governo di un'organizzazione. Il segretariato non ha poteri decisionali. Lo staff della segreteria gestisce i problemi dopo che sono stati presentati e gestiti dalla direzione. Nel 2004, il personale della segreteria della U.N. ha iniziato a ridisegnare gli uffici all'interno dell'organizzazione in materiali eco-sostenibili solo dopo aver ricevuto un mandato ufficiale. Lo staff della segreteria aggiorna la gestione dei dati e le tecniche di finanziamento in base alle esigenze organizzative.
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La gestione delle richieste di media è un altro dovere di una segreteria. I membri dello staff informano i media in merito al lavoro svolto dall'organizzazione e ai prossimi eventi. Il segretariato organizza conferenze e identifica potenziali fonti di finanziamento. Lo staff della segreteria gestisce le domande e le preoccupazioni dei clienti, degli investitori o dei soci dell'organizzazione. Lo staff traduce anche i materiali inviati o distribuiti dalla loro organizzazione. La segreteria gestisce la pubblicazione di newsletter per i dipendenti dell'organizzazione e il pubblico in generale. La direzione controlla e controlla da vicino tutte le informazioni rilasciate dal personale della segreteria.
Monitoraggio delle tendenze
I doveri di una segreteria includono il monitoraggio delle tendenze. Lo staff della segreteria raccoglie dati che documentano tendenze e problemi economici e / o tecnologici. I membri del personale conducono ricerche su base regolare. A volte lo staff temporaneo aggiuntivo assiste nel processo di raccolta delle tendenze. Le informazioni aiutano a governare le parti organizzative nello sviluppo di nuovi programmi o nell'aggiornamento di quelli vecchi. Lo staff del segretariato documenta anche se le pratiche organizzative sono produttive monitorando le tecniche di gestione dei dati e di acquisizione fiscale. I risultati vengono presentati alla direzione su base annuale.
