Un memorandum, o memo, è un documento utilizzato per comunicare all'interno di un'organizzazione. Questo tipo di documento di solito comunica problemi o notifiche ai membri dell'organizzazione, persuade gli altri ad agire o richiede feedback. I memo sono necessariamente brevi e concisi e seguono un formato specifico. Quasi ogni campo professionale utilizza i promemoria per comunicare; imparare a scriverne uno è spesso importante per il successo professionale.
$config[code] not foundAnnota l'idea generale del tuo memo e del tuo pubblico previsto prima di scrivere il documento vero e proprio. La considerazione del pubblico è molto importante quando si scrivono memo. Ad esempio, se un problema riguarda solo un piccolo gruppo di persone, non indirizzare il promemoria all'intera organizzazione. Considera la lingua appropriata per il pubblico in generale. Potresti voler comunicare un messaggio in modo diverso ai superiori rispetto ai subordinati.
Compila la tua sezione di intestazione. Tutti i memo dovrebbero avere le stesse sezioni. Innanzitutto, la sezione "A" conterrà il nome dei destinatari. Ad esempio, "A: John Smith" o "A: Smith Co. Staff" funzionerebbe in una riga "A:". Sotto la riga "A:", inserisci una riga "Da:" con il tuo nome. Direttamente sotto la riga "Da:" include una sezione "Data:" con la data in cui è stato scritto il memo. I mesi sono spesso abbreviati; Febbraio diventa "Feb." Infine, includi una riga "Subject:" con un titolo specifico che indicherà il significato del memo.
Scrivi il tuo messaggio successivo; mirare a non più di una pagina. La tua prima frase dovrebbe indicare chiaramente lo scopo e il contesto del memo. Successivamente, se appropriato, spiegare brevemente lo sfondo dell'evento, della situazione o della circostanza dell'argomento del memo. Di seguito, spiega esattamente cosa vuoi o aspettati da chi riceve il memo. Se il tuo memo è necessariamente più lungo di una pagina, potresti voler includere un breve paragrafo riassuntivo alla fine del messaggio per chiarezza.
Chiudi con un fine educato. Assicurati di ringraziare i destinatari per il tempo dedicato alla lettura del memo e invita discussioni o commenti sul contenuto del memo stesso.
Includere una riga "Allegati:" dopo la chiusura se è necessario allegare documenti aggiuntivi al memo. Digita brevemente il titolo degli allegati in questa riga, ad esempio "Allegati: riprendi".
Esamina il tuo promemoria per ritagliare qualsiasi informazione che sia superflua e semplificare frasi prolisse. L'obiettivo del promemoria è breve.
Controlla il tuo memo per problemi di ortografia e grammatica. I memo di solito sono considerati documenti professionali. Errori incuranti e disattenzione alla grammatica potrebbero riflettere male lo scrittore.
