Se ci fosse una sola parola per descrivere come le piccole e medie imprese sono cambiate negli ultimi dieci anni quella parola sarebbe probabilmente "tecnologia".
In un periodo di tempo relativamente breve, la tecnologia ha consentito alle piccole imprese di:
- Vai da aziende principalmente locali, per attingere ai mercati globali.
- Operare con lavoratori remoti e distribuiti, riducendo l'overhead dell'ufficio.
- Realizza più throughput con l'automazione.
- Servire i clienti meglio attraverso la tecnologia.
- Livella il campo di gioco quando si tratta di competere con entità più grandi.
- Liberate i proprietari e lo staff dalle nostre scrivanie, integrando meglio lavoro e vita.
In che modo la tua azienda si impone rispetto alla piccola impresa odierna del XXI secolo? Dai un'occhiata all'interno della piccola impresa di oggi e le sue migliori pratiche per vedere come si confronta. Le piccole aziende di oggi seguono queste cinque migliori pratiche:
Best Practice 1: condividi i file nel cloud
Non è più necessario archiviare i file più importanti, che siano documenti di foto o video, sul disco rigido o su un server sul sito. O (horror) negli schedari di carta.
Prendiamo solo uno scenario. Immagina di fare una presentazione al cliente. In passato, avresti dovuto scaricare la presentazione e portarla con te. Se hai dimenticato o hai avuto bisogno di modifiche dell'ultimo minuto, un assistente potrebbe doverti inviare il file via email. In passato, ho perso più tempo semplicemente cercando di coordinare le presentazioni durante i viaggi di quanto mi interessi ricordare.
Oggi è molto più facile. È solo questione di estrarre file dal cloud sia che tu sia in una conferenza o nella sede del tuo cliente in una città lontana.
Condividere i file nel cloud è più che comodo durante i viaggi, però. Le piccole aziende di oggi gestiscono uffici virtuali utilizzando strumenti cloud per consentire la collaborazione con partner e dipendenti in tutto il paese e in tutto il mondo.
E non devi mai preoccuparti di un guasto dell'hardware che causa un disastro se hai archiviato tutti i file e i dati nel cloud. Ci sono stato, l'ho fatto - e passare ore a cercare di recuperare i file persi non è mai bello.
Ci sono un certo numero di strumenti per aiutare oggi. Ad esempio, Microsoft OneDrive consente di sincronizzare e archiviare i file, in modo che possano essere accessibili da qualsiasi browser o dispositivo mobile. Ancora meglio, puoi configurare i computer per salvare tutto in OneDrive per impostazione predefinita, in modo che tu e il tuo staff non sia necessario trasferire manualmente nulla al cloud.
Ciò significa che puoi condividere e collaborare da qualsiasi luogo. Office 365 consente di creare reti virtuali di massimo 300 utenti che possono condividere file tramite versioni Web di Outlook, Word, Excel e PowerPoint.
Se la tua azienda ha bisogno di crescere rapidamente, puoi scalare in modo economico tramite SharePoint su Microsoft Azure.
Best Practice 2: Amplifica la forza del lavoro di squadra attraverso la collaborazione
La tecnologia ha anche permesso ai lavoratori di collaborare ovunque. È emerso un vero ufficio virtuale, uno i cui dipendenti non devono più essere nella stessa città o nello stesso continente.
Esistono molti strumenti tecnici che consentono a te, ai tuoi partner e dipendenti di essere coautori in Word, PowerPoint e OneNote, ad esempio.
Skype for Business ti consente di ricevere input e tenere riunioni tramite messaggistica istantanea, condivisione schermo, chat vocale o video. Qui a Small Business Trends tutto il nostro team si affida a Skype per collaborare. Ad esempio, teniamo le riunioni del nostro team esecutivo tramite Skype durante la visualizzazione di rapporti sulle riunioni su documenti cloud condivisi. Inoltre, utilizziamo Skype per rimanere in contatto con freelance e partner, perché è così onnipresente che quasi tutti quelli che incontriamo hanno un ID Skype.
Hai documenti con alcune informazioni che devi condividere e alcune informazioni che non vuoi condividere? Microsoft GigJam offre un modo rivoluzionario per condividere le informazioni giuste con le persone giuste in tempo reale.
Best Practice 3: Rendi la sicurezza fondamentale per le operazioni
Nell'era di Internet, la sicurezza dei dati è tanto importante quanto la sicurezza fisica per i tuoi uffici.
Esistono numerosi strumenti per mantenere i dati aziendali al sicuro in un mondo di malware, phishing, schemi di reindirizzamento dei file host e altro ancora. La cosa più importante che fa la piccola impresa moderna è integrare la sicurezza così profondamente nelle operazioni quotidiane, che tu e i tuoi lavoratori non trattate come un evento speciale. La sicurezza informatica è semplicemente presente a tutti i livelli, sempre.
La protezione dei dati è integrata con Enterprise Data Protection e Office 365 Mobile Device Management per tutti i dispositivi, anche per situazioni di "porta il tuo dispositivo".
Puoi accedere ai contenuti in tutta sicurezza ovunque con l'autenticazione a più fattori per quando sei lontano dalla rete aziendale. Gli aggiornamenti di sicurezza per Office 365 vengono forniti mensilmente per garantire la sicurezza dei dati.
Oh, e non dimenticare la protezione antivirus gratuita di Windows Defender integrata in Windows 10 e la protezione dell'accesso face-scanning di Windows Hello per ogni operatore.
Best practice 4: sfruttare la potenza dell'IA
La tecnologia ha aderito al mondo degli affari come qualcosa di più di uno strumento. Oggi la tecnologia sotto forma di intelligenza artificiale funziona quasi come un lavoratore umano.
L'assistenza virtuale può essere attivata da un dispositivo desktop o mobile e fornire informazioni vitali nella frazione del tempo necessario per eseguire personalmente la ricerca o assegnarla a un membro dello staff.
Cortana, ad esempio, può gestire il tuo calendario e darti promemoria per appuntamenti, tracciare pacchi, squadre, interessi e voli. Cortana può inviare e-mail e testi, creare e gestire liste e aprire qualsiasi app nel tuo sistema.
Un'altra iterazione di questa tecnologia intelligente - i robot - possono rispondere alle semplici domande dei clienti e fornire informazioni vitali per fornire un servizio clienti migliore.
Attraverso Microsoft Bot Framework, puoi costruire i tuoi robot per interagire con utenti e clienti del sistema tramite messaggi di testo, Skype, il tuo sito web o la posta di Office 365.
Best Practice 5: lavoro in movimento o da remoto
Lavorare da remoto porta molti benefici.
C'è meno tempo per pendolarismo e meno stress. Inoltre, i dipendenti che lavorano da casa sono spesso più felici, meglio collegati al loro lavoro e più produttivi quando gli viene data la possibilità di scegliere.
La tecnologia semplifica la connessione.
Ad esempio, la mia intera azienda funziona virtualmente. Tutti in Small Business Trends lavorano dal suo ufficio di casa. Senza file condivisi, strumenti di collaborazione e una varietà di dispositivi mobili, non saremmo in grado di operare.
Vi sono anche vantaggi economici. Sfruttando la tecnologia per operare virtualmente, la mia azienda è stata in grado di massimizzare la redditività e autofinanziare la nostra crescita, perché il sovraccarico è basso.
Inoltre, i nostri lavoratori rendono i lavori adatti alle nostre vite, non viceversa. Non siamo legati alle nostre scrivanie. Se abbiamo bisogno di accedere a un file, possiamo chiamarlo sui nostri dispositivi mobili, ovunque ci troviamo. Siamo liberi di viaggiare o semplicemente di fare commissioni per mantenere insieme anima e corpo.
Spero di averti dato un sapore alla moderna SMB, incluse cinque migliori pratiche. Ciò che è importante capire è che Microsoft può essere il tuo partner per trasformare la tua attività nella moderna PMI e adottare pienamente queste migliori pratiche. Ecco perché sono lieto di essere un Ambasciatore Microsoft Small Business, perché ho sfruttato il potere della tecnologia per gestire la mia attività nel mondo di oggi in modo economico ed efficiente. E Microsoft è stato fondamentale per abilitarlo.
Al momento della stesura di questo articolo, Anita Campbell partecipa al programma Microsoft Small Business Ambassador.
Foto di moderno uomo d'affari via Shutterstock
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