Mentre molte aziende e scuole si affidano maggiormente alla comunicazione elettronica, alcune offrono ancora spazi postali che gestiscono qualsiasi tipo di posta cartacea che entra e che esce. Una mailroom è simile a un ufficio postale personale per l'azienda o la scuola. Coloro che lavorano nella mailroom fanno molte delle stesse cose che fanno i dipendenti delle poste.
Posta esterna
Una delle funzioni principali di una mailroom è gestire tutta la posta esterna per l'azienda o la scuola. L'ufficio postale consegna tutta la posta per l'ubicazione alla mailroom e preleva tutta la posta in uscita. I dipendenti della mailroom ordinano quindi tutta la posta in modo che possa raggiungere i destinatari previsti. In alcuni luoghi, i dipendenti della mailroom consegnano la posta direttamente a ciascun dipartimento, mentre altri richiedono che qualcuno del dipartimento venga a ritirare la posta.
$config[code] not foundPosta interna
Molte aziende fanno affidamento sull'uso della posta interna per inviare lettere e documenti avanti e indietro. I dipendenti mettono i documenti in speciali buste interoffice e li indirizzano alla persona e al reparto specifici. I dipendenti della Mailroom ritengono la posta interoffice dai dipartimenti o i dipendenti del dipartimento portano la posta dell'intermediario alla mailroom per la distribuzione. In alcune aziende, i dipendenti della mailroom effettuano le consegne, mentre altri richiedono ai reparti di controllare la propria posta interoffice nella mailroom.
Affrancatura
Soprattutto nelle grandi scuole e nelle aziende, la mailroom è responsabile di assicurarsi che tutta la posta in uscita abbia l'affrancatura appropriata. Le scuole in particolare sono spesso considerate organizzazioni non profit e talvolta si qualificano per tariffe speciali di affrancatura. I dipendenti della mailroom controllano tutta la posta in uscita e gli danno l'affrancatura appropriata in base al suo scopo in relazione al business. I dipendenti pesano anche i pacchi e determinano il costo di spedizione per la spedizione. In alcuni casi, l'azienda può utilizzare il proprio contatore di posta, che consente all'azienda di risparmiare denaro, pagando le spese di spedizione esatte su qualsiasi tipo, dalle lettere ai pacchetti di grandi dimensioni.
Altri utenti
Mentre la mailroom è principalmente responsabile della posta interna e di qualsiasi cosa entri o esca dall'ufficio postale, generalmente si occupa anche di altri spedizionieri. Tutto ciò che viene inviato al business passa spesso attraverso la mailroom prima. Ciò significa che il personale addetto alle consegne spesso cede i propri pacchi alla mailroom piuttosto che cercare di individuare la destinazione effettiva del pacchetto. Allo stesso modo, se qualcuno riceve un pacco che non gli appartiene, può portarlo alla mailroom per portarlo alla sua destinazione appropriata.
Assistenza clienti
Oltre a occuparsi degli impiegati delle poste e di altri addetti alle spedizioni, i dipendenti della mailroom spesso interagiscono con altri lavoratori all'interno di una scuola o di un'azienda, così come gli studenti di una scuola. Nei casi in cui la mailroom semplicemente ordina la posta in singole caselle postali, studenti e impiegati vengono a ritirare la posta. Se c'è un problema, come qualcosa che non è arrivato o un problema con l'accesso alla posta, spetta al dipendente della mailroom gestire qualsiasi domanda e risoluzione dei problemi. Lavorare in un ufficio postale richiede una buona capacità di servizio al cliente per soddisfare tutti.
