Gestire il Wi-Fi per un evento o una conferenza è davvero un compito difficile, soprattutto quando c'è una chiara mancanza di pianificazione, organizzazione obiettiva e sistematica.
Come pianificatore di eventi, devi realizzare che il WiFi può creare o addirittura interrompere un evento se la connessione non è impostata nel modo giusto. Pertanto, diventa estremamente importante per te avere un approccio organizzativo alla creazione di un evento WiFi.
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Ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per impostare la connessione WiFi perfetta per il tuo pubblico.
Conosci il tuo pubblico Bene
Quante persone ti aspetti di vedere al tuo evento? Devi prima ottenere la risposta e poi pianificare la tua connessione di conseguenza.
Per essere più specifici, dovrei dire che le tue stime iniziali dovrebbero consistere in due tipi principali di domande che sono:
- Quante persone ti aspetti di vedere all'evento e come ti aspetti che usino il WiFi? Lo useranno solo per comunicare tra loro o per caricare / scaricare immagini, video, ecc. Sui social media?
- Quanti dispositivi pensi che probabilmente useranno i tuoi partecipanti? Quanto più i dispositivi, tanto più il carico (è praticamente un gioco da ragazzi).
Il tuo piano di connettività dovrebbe essere modellato solo sulla base delle risposte che vengono fornite con le domande summenzionate.
Prioritize Traffic
Fare il miglior uso delle tue risorse è qualcosa che devi fare per mantenere una connessione WiFi efficace in eventi e conferenze.
Quindi, come puoi farlo alla perfezione? La priorità del traffico è una tattica che può rivelarsi utile soprattutto in tali circostanze. Per esempio, È possibile dare la priorità al traffico per la navigazione sul Web rispetto alla condivisione e ai trasferimenti di file. Questo è sicuramente un modo efficace per gestire la scarsità di risorse nel miglior modo possibile.
Soprattutto all'inizio la conservazione è la chiave
Sai bene il numero dei tuoi invitati. Ma sei sicuro che tutti arriveranno a tempo debito?
No; nessuno può prevederlo. In effetti, nella maggior parte dei casi troverai il numero finale (di quelli che si sono presentati) essere molto meno in confronto al numero dei tuoi invitati iniziali.
Dal momento che non ci sono garanzie, è meglio iniziare in modo conservativo sul tuo approccio. Ad es. inizia con una larghezza di banda di 100kB / se poi aumenta lentamente fino a 200kb / s con l'aumento del numero del tuo pubblico. Questo è ciò che chiamo gestione efficace delle risorse.
Ricorda le sfide tecniche e operative
Sarai di fronte a una miriade di sfide tecniche mentre configuri la connessione WiFi perfetta per il tuo evento. Devi appuntarli attentamente prima dell'inizio dell'evento stesso e poi pianificare di conseguenza. Questi aspetti negativi sono:
- La densità dell'utente può rapidamente sfuggire di mano se non si è preparati per lo stesso. Ciò potrebbe comportare un'enorme perdita di larghezza di banda.
- NOONE può prevedere il tipo di dispositivi. Il pubblico può facilmente inserire nella propria conferenza i propri iPhone personali, iPad o persino laptop. Dispositivi diversi possono comportare un consumo diverso di larghezza di banda. Quindi fai di conseguenza.
- Ultimo ma non meno importante, c'è il problema di un aumento del carico che può influire pesantemente sulla larghezza di banda. Quindi i tuoi preparativi devono essere basati su questo.
Le sfide tecniche sono seguite da sfide operative. Alcuni di questi sono:
- Nel caso in cui ci sia un'interruzione nella rete, sarà estremamente difficile per voi fissare lo stesso, in particolare durante il corso della conferenza o dell'evento.
- Il backhauling wireless diventa estremamente difficile o costoso in tali circostanze.
Quindi hai le risorse per trasformare questi problemi in una parte delle soluzioni? La chiave per farlo è avere un piano di backup pronto. Per essere più precisi, dovrei dire "prepararsi al peggio". Un piano del genere può davvero fare molto.
Usa i social media a grandi effetti
I social media hanno un potere illimitato. Dovrai solo conoscere il modo giusto per utilizzare la piattaforma a tuo vantaggio.
Puoi chiedere al tuo pubblico di segnalare eventuali problemi tecnici relativi alla rete WiFi sui tuoi stessi social media. Crea un hashtag unico e chiedi al tuo pubblico di includere lo stesso nei loro post. In tal modo, sarete in grado di rilevare i loro problemi in un batter d'occhio.
Semplice, facile e conveniente; non c'è semplicemente alcun dubbio al riguardo.
Stabilire una connessione WiFi impeccabile in eventi e conferenze è davvero un affare difficile. Ma con un po 'di pianificazione e organizzazione, sarai in grado di raggiungere lo stesso in pochissimo tempo.
Foto WiFi tramite Shutterstock
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