Lo staff clericale svolge un ruolo vitale in ogni azienda. I membri dello staff sono coloro che svolgono le mansioni quotidiane di un ufficio tipico, e spesso sono invitati a svolgere una serie di altre funzioni per l'azienda. Tuttavia, i doveri e le aspettative del personale amministrativo non sono sempre chiari ai candidati e dovrebbero essere ben definiti dalla società prima dell'assunzione.
Chiamate telefoniche
I membri dello staff clericale sono incaricati di rispondere, dirigere e fare telefonate. Devono condurre queste chiamate in modo professionale ed essere in grado di trasferire le chiamate e indirizzare i chiamanti alla casella vocale appropriata se la persona non è presente o si trova su un'altra chiamata. Devono anche avere familiarità con i ruoli di ogni dipendente in modo che le chiamate possano essere trasferite correttamente. Devono anche avere familiarità con le chiamate necessarie per il trasferimento e le chiamate, come i telemarketing, assumono una priorità inferiore.
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Lo staff clericale è responsabile sia della posta in arrivo che di quella in uscita. La posta in arrivo deve essere smistata e consegnata ai destinatari previsti, oppure aperta dallo staff di segreteria per determinare la natura della spedizione, ad esempio un reclamo del cliente, e inviarla al posto giusto. La posta in uscita deve essere organizzata, indirizzata e timbrata. Inoltre, lo staff clericale si coordinerà con servizi di spedizione come Federal Express per la consegna e il ritiro dei pacchi.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingControllo documenti
La responsabilità della gestione dei documenti interni ricade anche in gran parte nei confronti degli impiegati. I membri dello staff clericale sono responsabili della tipizzazione, della fotocopiatura, della distribuzione, dell'archiviazione o della distruzione di tutti i documenti interni. Mantengono un sistema di archiviazione in ordine alfabetico appropriato e tracciano i documenti sensibili che devono essere distrutti dopo un certo periodo di tempo. Inoltre, qualsiasi importo elevato di fotocopie sarà delegato a un membro dello staff.
Coordinamento degli eventi
Spesso si prevede che i membri dello staff clericale coordinino gli eventi aziendali. Fanno in modo che il cibo venga consegnato al momento giusto e che eventuali dispense vengano copiate e disponibili. Aiuteranno anche a progettare presentazioni in PowerPoint o altri elementi multimediali che possono essere presentati, e assicureranno che la sala riunioni stessa sia nell'ordine corretto prima dell'inizio dell'evento.
Fornitura di ordini e piccoli contanti
I membri dello staff clericale sono spesso incaricati di ordinare le forniture d'ufficio secondo necessità e di distribuire piccoli soldi agli altri membri dell'ufficio per necessità come viaggi in taxi o forniture urgenti. Gli impiegati in genere eseguono un ordine di approvvigionamento una volta a settimana e altri ordini in base alle esigenze.
