In qualità di proprietario di una piccola impresa, hai già una stretta traccia delle risorse della tua azienda, inclusi capitale, dipendenti e strutture. Ma per quanto riguarda il tempo dei dipendenti? Il tempo è difficile da quantificare e tracciare e, come tale, molti proprietari di piccole imprese trattano erroneamente il tempo come se fosse una risorsa senza limiti. Tuttavia, questo non potrebbe essere più lontano dalla verità.
Un recente studio di McKinsey ha rilevato che solo il 9% dei dirigenti era "molto soddisfatto" del modo in cui il tempo dei dipendenti era attualmente assegnato. Inoltre, quasi la metà dei dirigenti ha dichiarato che la loro attuale allocazione temporale non era in linea con gli obiettivi dell'azienda. E chi lavora in ufficio in media può dirvi che è trascorso troppo tempo in azienda per compiti banali, come rispondere alle e-mail e partecipare a riunioni non essenziali.
$config[code] not foundLa gestione efficace del tempo è fondamentale per la produttività e la redditività della vostra azienda. Quindi, come possono le aziende migliorare la gestione del tempo? Non è così facile come dire ai dipendenti di usare il proprio tempo in modo più efficace. Invece, il team di leadership ha bisogno di costruire una cultura aziendale che supporti attivamente un'efficace gestione del tempo nell'intera organizzazione.
Una cultura che supporta efficacemente il tempo
Privacy dei dipendenti
Il multitasking è una parola chiave importante nel mondo degli affari. Ci si aspetta che i dipendenti siano in grado di destreggiarsi tra più attività contemporaneamente. Quindi i manager riempiono le ore di lavoro con vari progetti, riunioni e attività aziendali.
Tuttavia, gli studi dimostrano sempre più che il multitasking è inefficace. Infatti, i ricercatori di Stanford hanno dimostrato che i multitasker hanno scarse capacità organizzative, sono facilmente distratti e spesso mancano di attenzione.
Se il multitasking non è la chiave per una gestione del tempo efficace, allora che cos'è?
La risposta è flusso. Come definito dall'autore e psicologo Mihaly Csikszentmihalyi, il flusso si verifica quando si entra in uno stato di concentrazione intensa e senza sforzo sul compito a portata di mano. Viene spesso definito "essere nella zona" e gli impiegati sono molto più produttivi in questo stato che in qualsiasi altro momento.
Per migliorare la produttività, i datori di lavoro dovrebbero fare tutto il possibile per mantenere i dipendenti in modalità flusso. Ciò significa promuovere un ambiente aziendale di silenzio e privacy. Ogni volta che è possibile, i manager dovrebbero evitare di gravare sui loro dipendenti con più attività o di distrarli con e-mail e telefonate non necessarie.
Molti dipendenti beneficiano anche di avere uffici privati, piuttosto che lavorare in fattorie rumorose.
Meno riunioni più efficaci
Uno dei più grandi flagelli per una gestione efficace del tempo è l'incontro aziendale. La riunione media occupa molto tempo e interrompe la modalità di flusso dei dipendenti, generando pochissimo risultati significativi.
Secondo un'indagine di Microsoft, gli incontri inefficaci sono tra i migliori perditempo nella settimana lavorativa media. Inoltre, i dipendenti trascorrono quasi sei ore alla settimana in riunioni e il 69% dei dipendenti ritiene che queste riunioni siano improduttive.
Per gestire al meglio il tempo della società, i dirigenti devono pianificare solo riunioni assolutamente necessarie. Le riunioni dovrebbero avere uno scopo specifico: prendere una decisione o risolvere un problema. Dovrebbe esserci un'agenda dettagliata delle questioni da discutere e in quale ordine, e la quantità di tempo assegnata a ciascuno.
Se una riunione è progettata solo per fornire informazioni, prendere in considerazione l'invio di una e-mail. Molte riunioni possono anche essere rese facoltative, quindi se un dipendente è in quella modalità di flusso critico, può scegliere di interrompere l'interruzione.
Monitoraggio del tempo
Ogni dirigente sa che per far progredire un'azienda, ci deve essere un insieme chiaramente definito di obiettivi e obiettivi per il futuro. Tuttavia, la semplice presentazione di questi obiettivi non è sufficiente. Troppo spesso, i dirigenti e i loro dipendenti diventano impantanati nelle attività quotidiane e non trovano mai il tempo di avanzare obiettivi a lungo termine. È qui che entra in gioco il monitoraggio elettronico integrato del tempo.
Sistemi elettronici efficaci per il monitoraggio del tempo dovrebbero acquisire i costi e il tempo speso per ogni singolo dipendente e progetto, e quindi integrare queste informazioni in una visione completa dell'assegnazione del tempo dell'azienda. In questo modo, puoi determinare se l'allocazione temporale attuale della tua azienda è in linea con gli obiettivi della tua azienda. Come con qualsiasi risorsa, allocare correttamente il tempo ridurrà gli sprechi e faciliterà la crescita dell'azienda.
Peter Druckers, il leggendario consulente di gestione, una volta disse:
Il tempo è la risorsa più scarsa e, a meno che non sia gestito, non è possibile gestire nient'altro.
Nel mondo degli affari, il tempo è prezioso. È nell'interesse di ogni datore di lavoro promuovere una cultura aziendale che la misura, la gestisca e la valorizzi.
Foto riunione non produttiva via Shutterstock
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