Come usare l'attrezzatura d'ufficio

Quindi, ti sei assicurato una posizione lavorando in un ufficio, forse come assistente amministrativo o segretario. Ora devi imparare il modo corretto di usare l'attrezzatura nel tuo ufficio, dal momento che il tuo lavoro comporterà l'uso di computer, l'invio di fax, la realizzazione di fotocopie e altro ancora. Con una corretta manipolazione, l'attrezzatura nel tuo ufficio dovrebbe durare diversi anni e dovrebbe effettivamente rendere più facile il tuo lavoro. Quanto meglio sai come usare l'attrezzatura, tanto meglio riuscirai a fare il tuo lavoro.

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Utilizzando la fotocopiatrice

Leggi il manuale di istruzioni fornito per la fotocopiatrice. Individuare l'interruttore di alimentazione e accendere la macchina. Lasciare riscaldare la macchina per un tempo sufficiente; le macchine più vecchie possono impiegare più tempo rispetto ai modelli più recenti.

Sollevare il coperchio e posizionare il documento che si desidera copiare rivolto verso il basso sul vetro. Fare attenzione a posizionarlo correttamente; la maggior parte delle fotocopiatrici hanno segni che indicano dove posizionare i documenti. Abbassare il coperchio e, utilizzando il pannello di controllo, selezionare il numero di copie che si desidera effettuare. Premere "start" e la copia dovrebbe iniziare.

Utilizzare il feed automatico della fotocopiatrice per copiare documenti di diverse pagine in lunghezza. Seguendo la guida accanto al feed, posiziona la tua pila di documenti; molti fotocopiatrici alimentano automaticamente i documenti a faccia in su. Verifica se la tua fotocopiatrice ha opzioni per la fascicolazione e la pinzatura automatica dei tuoi documenti - la maggior parte dei modelli più recenti. Seleziona queste opzioni sul display digitale, premi "start" e la tua pila di documenti sarà fotocopiata, fascicolata e pinzata per te.

Utilizzando un apparecchio fax

Leggi le istruzioni del produttore.Verificare che l'apparecchio fax sia collegato a una fonte di alimentazione e a una presa telefonica prima di accenderlo. Ottieni il numero di fax per la destinazione del fax che stai inviando. Disporre i documenti che si stanno inviando in ordine.

Compila una scheda per il tuo fax; questo conterrà il nome e il numero di fax del destinatario, il nome del tuo capo o dell'ufficio, il numero di fax del tuo ufficio, un breve messaggio al destinatario e il numero di pagine, compresa la copertina.

Posizionare i documenti a faccia in su nel vassoio di alimentazione. Componi il numero di fax del destinatario. Premere "invia" o "fax" per inviare il documento, a seconda della macchina che si sta utilizzando.

Assicurati che ci sia un sacco di inchiostro nella cartuccia del tuo dispositivo e che ci sia un sacco di carta, così puoi ricevere un fax senza intoppi. Attendi che squilli il telefono, ma non rispondere; indica che sta arrivando un fax. Ascolta i toni "handshake" che indicano che l'apparecchio fax del mittente e il tuo fax stanno comunicando. Guarda il tuo fax che inizia a stampare e attendi che tutto il documento sia passato.

Controllare il numero di pagine ricevute rispetto al numero indicato sulla copertina per accertarsi che l'intero fax sia passato. Contatta il mittente per confermare la ricezione di questo documento.