I segretari senior sono generalmente impiegati negli uffici e svolgono compiti amministrativi fondamentali per assicurare che i processi aziendali quotidiani siano eseguiti in modo efficiente. Una segretaria senior può lavorare con uno o più dirigenti e si prevede che conservi registrazioni accurate di tutta la corrispondenza chiave all'interno di un'azienda. I segretari senior sono impiegati in una vasta gamma di aziende nei settori pubblico e privato.
Supporto Ruolo
Il ruolo principale di un segretario senior è quello di liberare tempo per i suoi supervisori svolgendo compiti amministrativi chiave. I segretari senior svolgono un ruolo chiave nell'assicurare che le comunicazioni siano consegnate alle parti richieste in modo accurato e tempestivo. Un segretario senior di solito detterà le note del senior management, scriverà le note in formato lettera o report e distribuirà le informazioni ai destinatari previsti, come indicato sul sito web della contea di Champaign. Un alto segretario dovrebbe quindi avere una solida conoscenza delle regole grammaticali e della punteggiatura ed essere esperto nell'uso di applicazioni software di base per ufficio per rendere dati statistici o utilizzare modelli di lettere. Ci si aspetta anche che un segretario senior mantenga un calendario appuntamenti accurato per il suo supervisore e confermi gli accordi per le riunioni di lavoro con tutti i partecipanti previsti. Potrebbe anche essere incaricata di organizzare il viaggio e di prenotare l'alloggio per le conferenze fuori sede.
Ruolo delle comunicazioni
A volte viene chiesto a un segretario anziano di coordinare e supervisionare i compiti chiave assegnati al personale amministrativo per garantire che siano completati in modo efficiente e nei tempi previsti. Si prevede che anche i segretari senior formino nuovo personale e riqualificano il personale esistente quando vengono adattate eventuali modifiche alle normali pratiche commerciali. Una segretaria senior può anche effettuare chiamate telefoniche da fonti interne ed esterne, inoltrare i messaggi tra i reparti e le chiamate effettuate dai gestori per garantire che tutte le informazioni pertinenti siano annotate. Potrebbe anche essere incaricata di rispondere alle domande dei visitatori alla reception, come descritto sul sito Web di Total Jobs.
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Un segretario anziano può anche prendere minuti alle riunioni ed è generalmente incaricato di compilare accuratamente la corrispondenza da fonti interne ed esterne. Un alto segretario è anche responsabile del monitoraggio delle forniture per ufficio chiave e di nuovi ordini per rifornirle. Può anche aiutare nella preparazione e nell'elaborazione delle stime di budget e delle fatture di vendita e spesso assiste nell'amministrazione delle buste paga. Le segretarie senior effettuano spesso ricerche e generano rapporti sui livelli delle prestazioni aziendali, sulle vendite e sui costi di acquisto, come descritto sul sito Web di Monterey County.
