Una comunicazione efficace è essenziale per pianificare e controllare le risorse di un'organizzazione per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. L'importanza dei messaggi aziendali rende le capacità di comunicazione efficaci uno strumento aziendale fondamentale e un attributo essenziale per i dipendenti. Secondo Herta Murphy, Herbt Hildebrandt e Jane Thomas, gli autori di "Effective Business Communications", l'uso delle "sette C", come la completezza e la concisione, farà sì che i dipendenti diventino comunicatori migliori, in grado di selezionare il contenuto e lo stile del messaggio che meglio si adatta allo scopo e al destinatario di un messaggio.
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Un messaggio aziendale completo include tutte le informazioni necessarie al destinatario per comprendere e possibilmente rispondere al messaggio. Un messaggio completo risponde a sei domande: chi, cosa, quando, dove, perché e come. Ad esempio, per chiedere a un dipendente di preparare un report, si specifica quale report è necessario, quando il report deve essere completato, a chi e dove il dipendente deve consegnare il report e come deve essere creato il report.
conciseness
I messaggi aziendali concisi sono sia in termini di tempo che di costi perché i messaggi trasmettono solo informazioni pertinenti in modo conciso senza ripetizione di idee. I messaggi concisi non includono dettagli non necessari e le singole parole, piuttosto che le frasi, vengono utilizzate quando possibile. Inoltre, il comunicatore usa "che" e "quella" frasi con parsimonia. Ad esempio, "Solo cinque fornitori rappresentano i tre quarti dei conti correnti di questo mese".
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingConsiderazione
Una comunicazione efficace è quella che soddisfa i bisogni di un ascoltatore specifico. Ad esempio, "Sarai in grado di riconciliare più rapidamente i conti della società dovuti se utilizzi i rapporti di riconciliazione e diario di riconciliazione aperti che saranno sulla tua scrivania entro le tre".
Concretezza
Una comunicazione vaga viene evitata dall'efficace comunicatore che utilizza informazioni specifiche o definite, come fatti e cifre, per trasmettere idee. Ad esempio, "Il nostro rapporto sull'invecchiamento dei debiti contabili indica che dobbiamo dare a Smith Electrical $ 15.000 in 30 giorni, $ 45.000 in 60 giorni, per un totale di $ 60.000." I messaggi sono anche più concreti se si usano parole esplicite. Ad esempio, "rapporto di riconciliazione del diario" è più definito di "rapporto di riconciliazione conto fornitori".
Chiarezza
La chiarezza consente a un ascoltatore di capire un messaggio senza sforzo. Per parlare chiaramente, un oratore usa un linguaggio preciso e parole familiari. Ad esempio, un oratore potrebbe dire "dopo la riconciliazione dei conti" invece di "dopo la riconciliazione dei conti". La chiarezza richiede anche l'elusione del linguaggio tecnico e di business a meno che chi parla sia sicuro che l'ascoltatore abbia familiarità con i termini. L'oratore dovrebbe anche evitare lunghe frasi e l'imbarazzante disposizione delle parole.
Cortese
Le comunicazioni cortesi sono rispettose del lettore o dell'ascoltatore. Tali comunicazioni evitano anche l'umorismo discutibile. Ad esempio, invece di "Il tuo messaggio è completamente indecifrabile", potrebbe indicare un messaggio cortese, "Mi manca l'esperienza necessaria per interpretare correttamente le istruzioni."
Correttezza
La correttezza si riferisce all'uso corretto della punteggiatura, grammatica e ortografia e l'uso di fatti e cifre precisi. Pertanto, la correttezza suggerisce che tutte le informazioni contenute in una comunicazione debbano essere verificate accuratamente per essere precisi e puntuali. Ad esempio, la correttezza richiede l'utilizzo di origini dati originali quando possibile.
