Probabilmente stai già utilizzando "il cloud" (ovvero, andando online) per gestire alcuni aspetti della tua attività.
Ma come spiega Thomas Hansen, vicepresidente di Microsoft Worldwide SMB, anche se sei venduto sui vantaggi del cloud, può sembrare scoraggiante iniziare - o fare di più.
Egli sostiene l'adozione di misure incrementali. Inizia piccolo. Quindi fare di più nel tempo.
$config[code] not foundCosì ho pensato di sviluppare quell'idea, delineando 10 cose che puoi fare - a partire da oggi - per saltare sul cloud o aumentare l'utilizzo delle applicazioni cloud. Scegli alcuni di questi passaggi tattici e puoi risparmiare tempo, gestire la tua attività in modo più efficiente e spesso ridurre i costi:
1) Imposta la posizione di salvataggio file predefinita sul cloud
Una cosa è parlare dell'archiviazione di file online centrale. Ma è un'altra cosa se tu e il tuo staff dovete fare ulteriori passi per trasferire i file sulla vostra piattaforma di cloud storage online tutto il tempo.
Pensaci. Se prima tu e il tuo personale state salvando su un disco rigido o su un dispositivo locale, sarà necessario raddoppiare gli sforzi per tornare indietro e salvare i file nell'archivio dei file cloud in un secondo momento.
Ma puoi "impostarlo e dimenticarlo" in modo da non dover fare ulteriori passi. E i tuoi file aziendali importanti verranno automaticamente sottoposti a backup nel processo.
È sufficiente configurare i computer in modo che la posizione predefinita di ciascun membro dello staff per il salvataggio dei file sia la soluzione di archiviazione online dell'azienda.
Ad esempio, se si utilizza Microsoft OneDrive come soluzione di archiviazione cloud, è facile configurarlo in Windows 8. Fare clic su "Impostazioni PC" e si dovrebbe vedere una voce di menu per OneDrive. Da lì puoi fare clic sul pulsante di attivazione / disattivazione per rendere OneDrive la posizione predefinita per l'archiviazione dei file.
Oppure esegui una ricerca online per istruzioni su come modificarlo sulla piattaforma scelta sul tuo dispositivo specifico. È possibile impostare la memoria cloud come posizione di salvataggio predefinita per molti dispositivi.
2) Go For Low Hanging Fruit: Email e documenti basati su cloud
Un altro punto logico da cui partire è l'adozione di una piattaforma di posta elettronica e di documenti basata su cloud, come Office 365. Se non lo hai già fatto, lascia che te lo dica, i vantaggi per il business sono piuttosto interessanti.
In primo luogo, aiuta con la produttività personale di te e della tua squadra. Se utilizzi più dispositivi (come faccio io!), Puoi avere accesso a tutti i tuoi documenti e email di tipo ufficio, indipendentemente dal dispositivo che utilizzi. Andare a una conferenza e portare con te il tuo laptop o tablet? Con una piattaforma di produttività cloud come Office 365, hai tutto ciò che ti serve semplicemente effettuando l'accesso. Non dovrai mai più trasferire i file dalle pen drive o sincronizzare i dispositivi in seguito.
In secondo luogo, aiuta con la collaborazione del team. Nella mia attività la maggior parte dei membri del team lavora a distanza dalle proprie case. Tuttavia, possiamo ancora avere accesso ai file e agli stessi strumenti, semplicemente collegandoci con un browser o un'app mobile.
Ad esempio, utilizziamo ampiamente i calendari condivisi. In questo modo, possiamo tenere traccia delle scadenze aziendali che riguardano o coinvolgono più persone e dipartimenti, centralizzare i promemoria e vedere la disponibilità del programma a colpo d'occhio.
Usiamo anche la condivisione di documenti condivisi, letteralmente ogni giorno. Quello che facciamo è tenere le riunioni tramite conference call o videoconferenza, e poi il team guarda e modifica un singolo documento mentre siamo alla conferenza. O prendiamo appunti di riunione su un documento condiviso centrale. Risparmia molto tempo. Non è necessario instradare le note di riunione in un secondo momento. Non dobbiamo preoccuparci di quale versione del documento è l'ultima, perché siamo tutti lì a creare e modificare lo stesso documento.
Inoltre, puoi distribuire il costo mensile. Non c'è un grosso addebito per la licenza anteriore: è molto più facile da finanziare e permettere.
3) Creare un sistema di archiviazione online centrale
Una volta che tutti salvano nel cloud, è necessario un modo semplice per il tuo team per trovare ciò che è lì per i file comuni.
Per fare questo, creare un sistema di archiviazione online. Organizza il numero crescente di documenti e file creati quotidianamente dalla tua attività.
Utilizzare una serie di cartelle chiaramente etichettate. Organizzi il tuo lavoro per progetti? Dai clienti? Dai dipartimenti? Crea un sistema che abbia senso per la tua azienda.
Con un sistema di archiviazione a livello aziendale, il tuo team salverà molte ore che altrimenti spenderebbero per cercare elementi o duplicare gli sforzi perché non riescono a trovare qualcosa.
4) Incoraggiare i clienti e gli appaltatori a condividere via il cloud
Quante volte ti ritrovi a inviare e-mail file avanti e indietro? Quindi devi cercare tra le e-mail in seguito per trovare un file che ti serve.
Potrai risparmiare tempo condividendo i file direttamente tramite il cloud.
Potresti non essere in grado di "forzare" terze parti a utilizzare la tua piattaforma di condivisione del cloud, perché non chiedere? Indicare rapidamente i vantaggi, ad esempio "Ci piace condividere e modificare file su OneDrive o Dropbox o un'altra piattaforma perché consente di risparmiare tempo a cercare nelle e-mail. Potrei condividere questo con te lì? "
Alcuni non si sentiranno a loro agio nel condividere i file in questo modo. Ma potresti essere sorpreso se lo menzioni come opzione.
5) Utilizzare app di firma elettronica
Invia o ricevi molti documenti che necessitano di firme? Se è così, probabilmente tu e il tuo team impiegherete molto tempo a inviare e-mail, stampare, firmare, scansionare, inviare per fax - conoscete il trapano.
Ecco un suggerimento: controlla app di firma elettronica basate su cloud. Pensa, Hello Sign o DocuSign. Ci sono anche molte altre opzioni di firma elettronica.
Risparmiano un sacco di tempo. Non solo, le app di firma elettronica eliminano parte del fattore di rinvio perché puoi firmare un documento immediatamente, anche mentre sei in viaggio, invece di aspettare che ti avvicini alla stampante o all'apparecchio fax.
Inoltre tolgono gran parte della seccatura dei documenti in circolazione per la firma. Instradano i documenti a tutte le parti per le firme e persino inviano promemoria.
6) Creare librerie di risorse digitali nel cloud
Lascia che ti faccia una domanda: quanto tempo passi a cercare o inoltrare le risorse digitali dell'azienda?
Sto parlando del tuo logo, della brochure che hai preso in fiera qualche anno fa, del modello di presentazione della board che hai utilizzato l'anno scorso, del tuo modulo di valutazione delle prestazioni, delle foto ufficiali della compagnia, del bios esecutivo, dei kit stampa e di altre risorse.
Se la tua azienda è una cosa come la mia, hai passato troppo tempo a cercare quel tipo di materiale.
Crea una libreria di risorse digitali. Imposta una cartella o cartelle condivise centrali sulla piattaforma di archiviazione cloud. Ora queste risorse saranno disponibili per tutti i membri del team che ne hanno bisogno, ovunque e in qualsiasi momento. Non dovranno cacciare per loro o disturbare qualcun altro a trovarli.
7) Convertire un importante sistema aziendale nel cloud
Non devi affrontare tutti i tuoi sistemi aziendali e spostare tutto nel cloud in una sola volta. Inizia guardando i tuoi primi tre sistemi più importanti. Questo potrebbe essere QuickBooks, il tuo database di contatti e il tuo sistema di gestione dell'inventario.
Se stai ancora utilizzando versioni locali o desktop di questi sistemi, inizia a valutare i vantaggi delle versioni basate su cloud (online). Con le versioni cloud, otterrai molto in termini di capacità per l'intero team di avere accesso alle informazioni e collaborare meglio. Inoltre, i sistemi cloud semplificano il trasferimento dei dati da un sistema a un altro, eliminando l'immissione di dati duplicati e l'effetto silo delle informazioni che vengono abbandonate in un unico sistema.
Quale app offrirà il più grande successo spostandosi sul cloud? Questa è la domanda da porre.
8) Insistere sulla protezione malware aggiornata dal cloud per tutti i lavoratori
Questo è particolarmente importante con i lavoratori remoti.
Le grandi aziende in genere dispongono di un reparto IT aziendale che crea una rete aziendale con protezioni come la protezione da malware.
Ma le piccole imprese potrebbero non avere una rete.
Oppure un piccolo team di aziende lavora spesso con persone che non sono nella loro rete. I lavoratori remoti possono connettersi dai propri dispositivi da casa, utilizzando il cloud pubblico. Si stanno semplicemente collegando via Internet.
Quindi è importante che chiunque acceda ai vostri sistemi o dati, o condivida file, abbia aggiornato regolarmente la protezione antimalware con nuove firme di malware attraverso il cloud.
Microsoft offre un prodotto Windows Defender integrato per desktop e dispositivi basati su Windows - ed è gratuito. Assicurati che sia abilitato. O disponi di un'altra opzione di protezione da malware.
Inoltre, quando Windows 10 uscirà entro la fine dell'anno, avrà aggiunto funzionalità di sicurezza integrate tramite Windows Update. Windows 10 offrirà anche un'opzione chiamata Windows Update for Business. Ciò consentirà un accesso più rapido agli aggiornamenti di sicurezza e alle correzioni critiche e al controllo sulla distribuzione degli aggiornamenti, per gli amministratori IT. Ad esempio, se si dispone di un dipartimento IT, sarà in grado di fornire patch ai siti remoti, utilizzando una larghezza di banda limitata.
9) Installa un sistema telefonico basato su cloud
Prendi in considerazione un servizio telefonico voice-over-IP (VOIP) o un centralino virtuale e un sistema di voicemail basati su software.
Con i sistemi telefonici basati su cloud, si ottiene la possibilità per i lavoratori remoti di avere accesso a un sistema telefonico centrale - a costi molto bassi. Questo è particolarmente importante per le piccole imprese con lavoratori in remoto o che lavorano da casa. Anche se i membri del team utilizzano i propri dispositivi mobili, è comunque possibile connettere tutti a estensioni centrali e caselle vocali della società.
Ottieni anche un'impressione professionale sotto forma di un messaggio vocale automatico.
I messaggi Voicemail possono essere indirizzati come file audio via e-mail, in modo che possano essere inoltrati ad altri membri del team.
Ottieni anche statistiche sull'utilizzo per aiutarti a vedere come sta usando il telefono il tuo team - perfetto per gestire una funzione di assistenza clienti, ad esempio.
10) Usa riunioni video
Ultimo ma certamente non meno importante, fare ampio uso di riunioni virtuali tramite video. Se già li usi, fantastico - fai di più.
Il video offre l'impatto dell'interazione personale con i clienti e le prospettive di vendita, senza le spese del viaggio di persona.
Anche le videoconferenze sono ottime per la squadra. Le persone che lavorano da casa o si trovano in diversi uffici potrebbero sentirsi isolate. Questo può essere demotivante. Le e-mail e i messaggi istantanei sono utili, ma non possono sostituire l'inflessione vocale di un membro del team o vedere il sorriso del capo. Il video fa sentire le persone incluse. Migliora il modo di lavorare insieme.
Un sacco di piccole imprese usano Skype perché è gratuito e così tante persone lo usano per scopi personali che già hanno familiarità con esso. Qualunque sia la soluzione di conferenza che scegli, fallo e basta.
Spero che queste 10 idee ti stimolino a fare di più con il cloud o a confermare che la tua azienda è in buona forma quando si tratta di cloud.
Non affrontare immediatamente tutti questi. Scegline uno o due e inizia.
Al momento della stesura di questo articolo, Anita Campbell partecipa al programma Microsoft Small Business Ambassador.
Foto di frutta a bassa attaccatura tramite Shutterstock
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