Se sei mai stato a una riunione del personale dove ci sono molte chiacchiere, ma sono state prese pochissime decisioni, considera te stesso una vittima di una pianificazione scadente. Un'agenda efficace può alleviare il dolore delle riunioni dello staff e rimuovere l'idea che sono una perdita di tempo. Prepara in anticipo la tua agenda per dare alle persone il tempo di fornire input e preparativi, e la tua prossima riunione dello staff sarà rapida, efficace e relativamente indolore.
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Gli ordini del giorno efficaci hanno il contributo delle parti interessate. Quando coinvolgi altri dipendenti nella creazione dell'agenda, avrai più impegno. Piuttosto che fingere di essere svegli durante l'incontro, è più probabile che le persone partecipino, perché sanno che hanno avuto un ruolo in un particolare oggetto portato in tavola. Questo approccio alle riunioni dello staff consente ai dipendenti di dare loro voce e un veicolo per esprimere le loro preoccupazioni.
Gestire il tempo
Non ha senso creare un ordine del giorno se non c'è tempo per affrontare ogni elemento. Essere realisti quando si elencano gli elementi da ripassare alla riunione del personale: un programma più breve è meglio di uno che è troppo lungo. Prendi in considerazione l'assegnazione di un tempo a ciascun articolo. Ad esempio, potresti assegnare cinque minuti per presentare due nuovi dipendenti e 15 minuti per una presentazione sull'etichetta del posto di lavoro.
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Un modo sicuro per ottenere una riunione fuori strada è quello di fornire ai dipendenti una lista di articoli vaghi. Invece di elencare "problemi di costruzione", ad esempio, inserire "uscite di emergenza e codici di sicurezza". Altrimenti, probabilmente finirai per avere una lunga discussione su tutto, dalle impostazioni del termostato al colore delle pareti. Se le persone hanno preoccupazioni aggiuntive durante la riunione del personale, è possibile aggiungerle all'ordine del giorno per la riunione successiva.
Fornire dettagli
Non dare per scontato che tutti si ricordino a che ora è la riunione del personale o dove si terrà. Includere l'ora e il luogo della riunione nell'agenda, così come quando si prevede che la riunione finisca, in modo che le persone possano pianificare i loro giorni di conseguenza. Se si prevede che i membri del personale conoscano il materiale prima di partecipare alla riunione, fornire una copia del rapporto, del foglio di lavoro o dell'articolo che devono essere letti, insieme all'agenda. Se sarà utile che le persone si contattino reciprocamente per chiarire le informazioni prima della riunione, fornire anche gli indirizzi di posta elettronica.
