Una mente organizzata crea risultati organizzati in ogni sforzo in cui sono coinvolti. Un business ben organizzato significa che una mente organizzata sta gestendo lo spettacolo, e questo è il tipo di business che raggiunge gli obiettivi.
È facile mantenere il tuo spazio fisico organizzato, ma in termini di successo finanziario è ciò che conta al suo interno. In particolare, i file e le cartelle del tuo computer. Senza un computer organizzato, un ufficio senza macchia non vale una collina di fagioli.
$config[code] not foundQuali file e cartelle si trovano su un computer organizzato
Un computer organizzato contiene file e cartelle denominati e disposti in modo che gli utenti possano trovare facilmente ciò che stanno cercando. La maggior parte delle persone mantiene questa intenzione quando salva i file e crea le cartelle, ma non dura a lungo.
Troppo rapidamente, i desktop si ingombrano, le cartelle di download sono in overflow e i file di installazione non eliminati consumano una gran parte dei dischi rigidi. Le nuove cartelle vengono create quando non è possibile trovare quelle esistenti e i file vengono denominati in base alle esigenze. Ciò non funziona quando devi portare file specifici a una riunione o quando hai un gruppo di dipendenti che devono accedere ai file sul tuo server. Denominando i tuoi file la prima cosa che ti viene in mente, stai creando disorganizzazione.
Organizzazione dei file del computer Inizia con Ordine
L'organizzazione dei file inizia con una convenzione di denominazione. Una convenzione di denominazione è un modello o una struttura predefinita per denominare i file. Ad esempio, se si creano regolarmente documenti Microsoft Word, è possibile salvarli con un nome file che inizia con la data di creazione. Se i tuoi documenti contengono informazioni compilate da diversi eventi, potresti salvare i tuoi file come " data + nome dell'evento + descrizione del documento. "Ciò consente ai file di essere raggruppati per data prima e secondo per evento all'interno della cartella.
Con una convenzione di denominazione, quando si guarda un elenco di nomi di file, li riconoscerete immediatamente e sarete in grado di trovare ciò di cui avete bisogno. L'utilizzo di una convenzione di denominazione fa la differenza nel mondo, come puoi vedere in questi esempi pubblicati da RevEngine Marketing.
Qualsiasi convenzione di denominazione utilizzata deve essere basata su come è più probabile che cerchi i tuoi file e cartelle in seguito. Tra le descrizioni di diversi utili strumenti di organizzazione, Setapp fa un punto importante: un buon nome di file ti permette di sapere cosa contiene il file senza aprirlo. Se è troppo tardi e hai un sacco di file accumulati con nomi disparati, tutto ciò che ti serve sono pochi minuti per creare una convenzione di denominazione e un'app per rinominare in massa per eseguire il lavoro.
Prima di iniziare a rinominare file e cartelle, creare una convenzione di denominazione chiara. Una convenzione di denominazione dovrebbe includere informazioni importanti nel nome del file come:
- La data in cui il file è stato creato. Per i file di marketing, questo funziona bene. Ad esempio, supponiamo di aver creato le tue newsletter via email nei documenti di Word prima che vengano inviate e crei più revisioni. Dovrai salvare ogni nuova bozza con la data di creazione. In questo modo, se decidi di tornare alla bozza che hai creato ieri, puoi farlo.
- La data in cui il contenuto del file rappresenta. Ad esempio, se stai raccogliendo dati su eventi storici che verranno inseriti in una timeline, potresti voler utilizzare la data dell'evento storico nel nome del file. Quando si visualizzano questi file in una cartella, saranno organizzati alfanumericamente per data, semplificando l'estrazione del contenuto in ordine cronologico.
- La posizione da cui il tuo contenuto è stato derivato. Se raccogli informazioni mentre partecipi a eventi di networking, aggiungere la posizione nel nome del file ti aiuterà ad accedere alle informazioni giuste in seguito. Potresti avere un'improvvisa realizzazione e aver bisogno di accedere al file contenente le informazioni della Digital Hollywood dello scorso anno, ma a meno che tu non abbia inserito "Digital Hollywood" o "DH" nel nome del file, dovrai aprire i documenti per trovarlo.
- Alternative date specifiche. Invece di utilizzare una data completa, ad esempio "08-12-2015", è possibile fare riferimento ai quarti nel nome file. Ad esempio, "2015-Q3" rappresenterebbe il terzo trimestre del 2015. Se è necessario fare riferimento alle informazioni del terzo trimestre di qualsiasi anno, i nomi dei file dovrebbero essere organizzati per trimestre. Altrimenti, dovrai fare i calcoli per tradurre date specifiche in quarti prima di sapere che hai il file giusto.
Hai bisogno di convenzioni di denominazione intuitive
I file salvati senza convenzioni di denominazione sono difficili da trovare. Se tu o qualcuno nella tua azienda si lotta per trovare i file, non è troppo tardi per creare e implementare una convenzione di denominazione.
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