Una segretaria d'ufficio è spesso la colla che tiene insieme un ufficio o un'azienda mentre fornisce supporto a una varietà di membri dello staff e dipartimenti. I segretari di ufficio non hanno bisogno di alcuna istruzione formale, ma la maggior parte delle aziende esaminerà il completamento dei corsi in competenze informatiche e altre abilità legate all'ufficio come una risorsa. Secondo Payscale.com, a partire dal 2010, le segretarie d'ufficio fanno una media tra $ 20,893 e $ 30,990 all'anno.
$config[code] not foundSaluti e check-in
Il segretario dell'ufficio saluta i clienti, i candidati e altri visitatori quando arrivano in ufficio. Se il visitatore ha un appuntamento con qualcuno che lavora in azienda, la segreteria dell'ufficio controllerà il visitatore e annuncia il suo arrivo al membro del personale appropriato.
Poiché la segretaria dell'ufficio è spesso la prima impressione che la gente ha dell'azienda, deve mantenere un aspetto professionale e un comportamento sempre in ogni momento. L'uso di un'etichetta appropriata e un atteggiamento amichevole sono una parte importante del lavoro del segretario dell'ufficio. Una stretta di mano e un contatto visivo all'arrivo permettono al visitatore di sapere che la sua presenza è riconosciuta e apprezzata. Quando un visitatore o un cliente lascia l'edificio, la segretaria dell'ufficio la ringrazierà per essere venuta a controllarla, se necessario.
Comunicazione e corrispondenza
La comunicazione telefonica e scritta è di vitale importanza per aiutare la società a progredire e creare business. La segreteria dell'ufficio svolge un ruolo importante nel processo di comunicazione all'interno dell'ufficio e dell'azienda. Prende le chiamate telefoniche, reindirizza il chiamante alla persona appropriata o prende un messaggio, pone le telefonate ai clienti e fornisce informazioni o indicazioni a coloro che richiedono assistenza.
Oltre alla comunicazione telefonica, la segreteria dell'ufficio è anche coinvolta nella corrispondenza scritta ed e-mail. Dirigenti o dirigenti possono chiedere al segretario dell'ufficio di scrivere lettere o rispondere alle richieste dei clienti. Se la comunicazione o la corrispondenza avvengono sul telefono, attraverso una lettera o un'email, la segretaria dell'ufficio deve sempre comunicare in modo professionale, mantenendo la reputazione che l'azienda ha lavorato per costruire.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingTenuta del registro
Un ufficio occupato richiederà un costante aggiornamento di record e dati. Se la società è coinvolta nella vendita di prodotti o servizi, le registrazioni delle vendite, l'inventario e le richieste dei clienti dovranno essere aggiornate ogni giorno. La segreteria dell'ufficio effettua pagamenti effettuati da clienti e clienti e può anche assistere il reparto contabilità con i registri aggiornati dei pagamenti inviati ai fornitori.
Oltre ai record relativi alle vendite, la segreteria dell'ufficio tiene anche le registrazioni delle riunioni attraverso i verbali delle riunioni. La tenuta dei registri fornisce all'azienda una storia di ciò che è accaduto e può essere vitale per il progresso dell'azienda. Molte ore sono spese dal segretario dell'ufficio, aggiornando e mantenendo record e record scritti sul computer.
