Nessuno vuole conoscere la morte di un dipendente, ma quando lo fai, ha un piano in atto per come tu e la tua azienda lo tratterà. Questo piano dovrebbe includere un elenco di moduli necessari per inviare il beneficiario, la famiglia o l'esecutore del dipendente e i passaggi da eseguire prima e dopo l'emissione dello stipendio finale del dipendente. Le leggi dello stato tendono a seguire le linee guida federali, ma controlla con il tuo stato per essere sicuro.
$config[code] not foundAl momento del noleggio
Includere una designazione del modulo beneficiario nelle pratiche burocratiche di tutti i nuovi assunti. Completando questo modulo, un dipendente rende noto chi dovrebbe ricevere il suo stipendio finale nel caso in cui lei muore mentre lavorava lì. Ricordare ai dipendenti ogni anno di rivedere il modulo per assicurarsi che le informazioni siano aggiornate e che siano in linea con i desideri del dipendente. Se il tuo dipendente non designa un beneficiario, puoi emettere lo stipendio finale a un esecutore o parente prossimo, a condizione che abbia i documenti necessari come una lettera originale di testamento o amministrazione, una copia certificata del certificato di morte e il certificato applicabile -9 Forma.
Dopo aver appreso della morte di un dipendente
Dopo aver appreso della morte di un dipendente, preparare e inviare un pacchetto di informazioni alla famiglia del dipendente e / o alla designazione del beneficiario. Questo pacchetto deve includere informazioni su eventuali benefici, moduli da compilare, buste di reso postali a pagamento, se necessario, informazioni di contatto e informazioni su eventuali salari ancora dovuti e quando saranno pagati. Informare immediatamente il dipartimento buste paga della morte del dipendente. Questo dipartimento dovrà congelare le retribuzioni del dipendente e interrompere qualsiasi deposito diretto fino a quando non riceverà i documenti necessari, che includono un certificato di morte e un modulo W-9 per beneficiario o proprietà. Il dipartimento buste paga dovrebbe anche calcolare l'importo della busta paga finale, che dovrebbe includere gli stipendi e altri tipi di retribuzione come il tempo di ferie o il tempo di malattia accumulato, se applicabile. Se si utilizza un servizio di elaborazione delle buste paga, potrebbe essere necessario fornire una copia certificata del certificato di morte del dipendente prima di elaborare lo stipendio finale del dipendente. Questi passaggi sono importanti poiché una banca potrebbe congelare il conto bancario del defunto, il che potrebbe influire sul ricevimento dell'ultima busta paga.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingElaborazione del pagamento finale
Se il dipendente ha ricevuto ma non ha ancora incassato uno stipendio, è necessario interrompere il pagamento sull'assegno ed emettere un nuovo assegno per tale importo al beneficiario o al patrimonio del dipendente. Se il dipendente è debitore di una busta paga per i guadagni in sospeso, rilasciarlo al beneficiario o alla proprietà del dipendente. Controlla le leggi statali che regolano le condizioni speciali che devono essere soddisfatte prima di emettere lo stipendio finale.
Segnalazione del reddito all'IRS
Per le retribuzioni dovute e pagate durante lo stesso anno di calendario della morte del dipendente, è necessario includere gli stipendi nel modulo W-2 del dipendente e anche l'importo della busta paga finale nel modulo 1099-MISC a nome del beneficiario o esecutore. Se gli stipendi sono pagabili dopo l'anno in cui il dipendente muore, non emettere un W-2 nel nome del dipendente per l'anno in cui si rilascia lo stipendio finale. Invece, rilasciare al beneficiario o esecutore un Modulo 1099-MISC che includa l'importo dello stipendio finale. È possibile ottenere copie di questi moduli dall'IRS, che possono anche offrire ulteriori indicazioni sul completamento e l'emissione di questi moduli.
