In passato, una segretaria era spesso considerata tra le più basse del totem aziendale. I tempi sono cambiati, tuttavia, e il ruolo di segretario è diventato l'assistente amministrativo, la persona che è spesso la chiave di volta del funzionamento di un'intera organizzazione. Sia che lavorino per un singolo dirigente, più manager o l'intera organizzazione, la gestione delle mansioni amministrative da parte di un assistente consente a tutti gli altri di dedicare più tempo alle priorità strategiche e alla crescita del business, con la certezza che i dettagli sono sotto controllo.
$config[code] not foundPanoramica dei doveri amministrativi
Nel senso più generale, i doveri amministrativi sono i compiti e le attività che fanno parte delle attività quotidiane di un'impresa. Includono la risposta a chiamate, la ricezione di messaggi, la gestione della corrispondenza, l'ordinazione di forniture e la gestione e l'organizzazione delle aree di lavoro condivise. I compiti possono anche includere la creazione di report, l'inserimento e la gestione dei dati, la gestione dei file, la contabilità di base e altre attività finanziarie. Molte di queste funzioni sono gestite da assistenti amministrativi, il cui compito è quello di aiutare un individuo o una squadra assumendo alcuni o tutti i loro compiti di ufficio, ma molte posizioni di ingresso e di medio livello includono anche una buona quantità di lavoro amministrativo. Ad esempio, gli assistenti amministrativi possono essere responsabili dell'aggiornamento del proprio lavoro in un sistema di gestione dei progetti o della risposta alle e-mail. La maggior parte delle funzioni amministrative è clericale e spesso si riduce alla gestione e alla distribuzione delle informazioni.
Tecnologia
Conoscere la tecnologia è uno degli aspetti più importanti dei doveri amministrativi. Ciò include l'utilizzo di strumenti come computer, fax, fotocopiatrici, scanner, telefoni e altre apparecchiature da ufficio. In genere, per la maggior parte dei lavori amministrativi è richiesto l'uso di programmi software per computer comuni, tra cui programmi di elaborazione testi, fogli di calcolo, database e desktop publishing. La possibilità di risolvere i problemi con le apparecchiature condivise fa anche parte di molte descrizioni dei compiti amministrativi. Non è insolito, ad esempio, che i professionisti amministrativi siano chiamati a rimuovere gli inceppamenti della carta o a cambiare il toner nelle stampanti e nelle fotocopiatrici.
In alcune aziende, ci si aspetta che anche gli assistenti amministrativi sappiano come utilizzare il software di pianificazione e gestione dei progetti. Coloro che lavorano direttamente per i dirigenti sono solitamente chiamati a gestire il calendario del loro capo, e gli assistenti amministrativi del dipartimento sono chiamati a programmare riunioni, tenere traccia delle ferie e giorni di malattia e generalmente sapere dove si trovano e cosa stanno facendo.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingComunicazione
Un altro importante compito amministrativo riguarda la comunicazione. Gli assistenti amministrativi sono spesso chiamati a comunicare, sia per iscritto che verbalmente. Potrebbero essere invitati a scrivere promemoria, corrispondere con colleghi o clienti tramite e-mail, aggiornare manuali aziendali o siti Web o modificare e revisionare il lavoro altrui. Di solito gli assistenti sono anche responsabili per rispondere al telefono, effettuare chiamate per conto del loro capo e interagire con i visitatori. Pertanto, un assistente amministrativo di successo deve avere eccellenti capacità di comunicazione ed essere in grado di scrivere e parlare in modo chiaro e professionale.Una solida conoscenza dell'ortografia, della grammatica e degli standard della comunicazione scritta professionale è importante perché un assistente rappresenta il proprio capo.
Contabilità e acquisti
Tenere traccia delle spese è importante in qualsiasi attività commerciale e tale compito spesso ricade su un assistente amministrativo, che potrebbe essere chiamato a inserire le spese in un foglio di calcolo o in un programma di contabilità, raccogliere e verificare i rapporti di spesa dei dipendenti e gestire i rimborsi. In una piccola azienda, un assistente amministrativo può anche gestire i crediti, inviare fatture ed elaborare pagamenti e gestire i depositi per la società. Anche i professionisti amministrativi sono a volte incaricati della piccola cassa, tenendo traccia delle spese e aggiungendo fondi quando necessario. Altre funzioni in questo ambito potrebbero includere l'analisi delle spese, l'assistenza per il budget e la gestione delle controversie dei fornitori.
Quando si tratta di acquisti, gli assistenti amministrativi sono in genere responsabili delle forniture, il che significa che organizzano e controllano le forniture per ufficio e ordinano i rifornimenti, se necessario. Conducono ricerche sui fornitori e richiedono o emettono ordini di acquisto secondo necessità. In alcuni casi, gli assistenti amministrativi possono anche essere responsabili del monitoraggio e della gestione delle licenze per software o abbonamenti, assicurando che vengano pagati tempestivamente e utilizzati correttamente.
Ricerca e pianificazione
Molti professionisti amministrativi sono chiamati a gestire progetti di ricerca e compilare informazioni. Potrebbe essere semplice come cercare un numero di telefono o un indirizzo, o un progetto più complesso potrebbe comportare la ricerca di informazioni sui clienti, i dettagli di riferimenti incrociati e la creazione di fogli di calcolo o rapporti elaborati. Questi progetti in genere richiedono il lavoro entro scadenze strette e la presentazione di informazioni.
In molti casi, le funzioni amministrative comprendono anche la pianificazione. Dalle riunioni settimanali del personale agli eventi importanti, gli assistenti amministrativi sono chiamati a prendersi cura dei dettagli. Potresti essere responsabile della prenotazione di una sala conferenze per una riunione o della gestione delle prenotazioni di camere per l'intero edificio o piano, ordinando rinfreschi e assicurandoti che tutte le apparecchiature tecnologiche siano pronte e funzionanti all'avvio della riunione. La pianificazione dei viaggi è un'altra grande responsabilità. Se la società non ha un dipartimento viaggi, l'assistente amministrativo può essere la persona che ricerca e prenota voli e alberghi, effettua prenotazioni da pranzo e si occupa di altri dettagli, come le registrazioni di conferenze.
Attività specializzate
In settori specifici, i professionisti amministrativi sono chiamati a gestire attività che richiedono conoscenze o abilità specializzate. Ad esempio, gli assistenti amministrativi legali e medici spesso devono completare compiti che richiedono una comprensione della terminologia e delle procedure del settore. I segretari legali possono essere chiamati a compilare e archiviare documenti per documenti legali, quali citazioni, appelli o rivendicazioni, che richiede un livello base di conoscenza e comprensione giuridica. Una comprensione del sistema giudiziario e delle procedure è importante anche per questi assistenti amministrativi, così come lo è sapere come condurre ricerche legali.
I doveri di un dipartimento delle risorse umane si concentrano sui problemi relativi all'occupazione e possono includere la programmazione di interviste, l'elaborazione di verifiche in background e l'esecuzione della revisione iniziale delle applicazioni per garantire che siano complete. Molto probabilmente a qualcuno in questa veste sarà richiesto di avere una comprensione e esperienza in materia di risorse umane e diritto del lavoro. Essenzialmente, il campo specifico e il dipartimento in cui lavora un assistente amministrativo saranno il fattore determinante nei compiti specifici, con alcuni campi che richiedono più esperienza e conoscenza di altri.
Qualifiche Assistenti Amministrativi
Mentre la maggior parte dei lavori include almeno alcuni doveri amministrativi, la maggior parte sono gestiti da assistenti amministrativi. Ci sono opportunità in quasi tutti i settori, e la maggior parte delle posizioni di primo livello sono aperte a persone con un diploma di scuola superiore o equivalente. Alcuni datori di lavoro preferiscono assumere assistenti amministrativi o segretari con una laurea o esperienza nel campo. Alcuni campi, come la legge e la medicina, in genere richiedono che gli assistenti abbiano un'educazione aggiuntiva pertinente al campo.
A prescindere dal livello di istruzione, la maggior parte dei datori di lavoro cerca assistenti amministrativi che abbiano esperienza e capacità nel lavoro di ufficio, inclusi elaborazione di testi, fogli di calcolo e gestione di database. In genere, i datori di lavoro richiedono che gli assistenti abbiano competenze nei prodotti Microsoft Office. Alcuni community college, agenzie temporanee e programmi di formazione per adulti offrono programmi di certificazione nella gestione degli uffici, che possono darti un vantaggio quando cerchi un lavoro. La maggior parte dei datori di lavoro fornisce anche formazione sul posto di lavoro per aiutare gli assistenti a venire a conoscenza e ad avere familiarità con i loro compiti specifici.
Oltre alle competenze clericali, i datori di lavoro vogliono assumere persone con eccellenti capacità comunicative (sia scritte che verbali), abilità organizzative, capacità decisionali e di problem-solving e abilità interpersonali. Anche la professionalità è un must, così come la capacità di multitasking e priorità. Poiché così tanti datori di lavoro si occupano di informazioni sensibili e sono spesso vincolati da regolamenti federali, la discrezione e la capacità di mantenere la riservatezza sono anche qualità importanti.
Pay and Employment Outlook
La retribuzione media per un assistente amministrativo varia considerevolmente, con gli assistenti di primo livello nella fascia più bassa dello stipendio che percepiscono gli stipendi nei $ 20 in basso a metà e gli assistenti esecutivi più pagati guadagnano quasi sei cifre. PayScale.com riferisce che gli assistenti amministrativi guadagnano uno stipendio medio di $ 38.736, una cifra che è strettamente rispecchiata dalle cifre del Bureau of Labor Statistics, che pone lo stipendio medio a 37.870 $, il punto in cui metà degli assistenti amministrativi guadagna di più e metà guadagna meno. Il BLS riferisce che gli assistenti più pagati guadagnano più di $ 62.000 all'anno, e tale importo salta a $ 85.000 per i segretari esecutivi. La paga aumenta con anni di esperienza, con coloro che hanno più esperienza accumulando di più.
Sfortunatamente, il BLS prevede anche che la domanda di assistenti amministrativi diminuisca probabilmente del 5% entro il 2026, poiché la maggior parte delle posizioni non sarà nuova ma piuttosto sostituirà i dipendenti che se ne andranno. Lo sviluppo della tecnologia e lo spostamento di molti doveri amministrativi verso altri dipendenti rappresentano gran parte del declino. Inoltre, dal momento che molte organizzazioni semplificano le operazioni, gli assistenti vengono assegnati a più di un manager o dipartimento e assumono maggiori responsabilità.
Come riuscire nei tuoi doveri amministrativi
Spesso, incredibili assistenti amministrativi sono in cima alla lista per le promozioni, soprattutto quando hanno una laurea e una profonda conoscenza del settore e del business. Prendere sul serio il tuo lavoro può portare a cose più grandi e migliori, quindi è nel tuo migliore interesse trovare i modi per diventare indispensabili al tuo capo e ai tuoi colleghi.
Uno dei modi migliori per farlo è quello di conoscere gli obiettivi e le priorità del tuo capo e anticipare i suoi bisogni. Guardare avanti e avere la lungimiranza di prepararsi per le richieste o le esigenze prima ancora che il tuo capo li realizzi. Ad esempio, se il tuo capo partecipa a una determinata riunione ogni settimana o mese, leggi i minuti della riunione prima del tempo e prepara tutti i documenti o i rapporti che il tuo capo dovrebbe presentare alla riunione con largo anticipo. Se vedi che il tuo supervisore parteciperà alle riunioni tutto il giorno senza molto tempo, ordina di pranzare e mantieni la caffettiera fresca. Ricorda che è compito tuo far sembrare buono il capo, quindi fai quello che devi fare per presentare l'immagine più professionale e competente.
Stare al passo con il tuo settore può anche aiutarti ad essere un assistente rockstar. Impara la terminologia e mantieni il passo con le tendenze. In questo modo, puoi contribuire alle conversazioni e essere più preciso nel tuo lavoro. I dettagli contano, quindi capire cosa stanno parlando di tutti ti aiuterà a evitare errori costosi. I grandi assistenti sono anche pieni di risorse e sanno quando agire e esattamente cosa fare. Non puoi correre al tuo capo con ogni domanda o problema; il tuo capo si aspetta che tu ti prenda cura delle cose, che risale all'apprendimento. Se conosci la tua organizzazione dentro e fuori, dove trovare informazioni e le politiche e le procedure aziendali, puoi essere più intraprendente e risolvere i problemi.
Infine, essere un grande assistente richiede capacità organizzative eccezionali. Potresti essere chiamato per rispondere a domande, fornire aggiornamenti di stato o risolvere altri problemi in qualsiasi momento, e se non sei organizzato, non puoi farlo. Il compito amministrativo più importante è quello di mantenere tutte le piastre in rotazione e in fase di organizzazione è il fondamento di tale abilità.
