I coordinatori delle conferenze, o i pianificatori delle riunioni, di solito sono coinvolti in ogni aspetto di una conferenza, dall'acquisizione dei contratti iniziali alla pulizia nell'ultimo giorno dell'evento. Nel mezzo c'è una vasta gamma di compiti che puoi aspettarti di incontrare. Dal 2014 ci sono state notevoli opportunità sul campo che dovrebbero durare almeno fino al 2024, in quanto il Bureau of Labor Statistics prevede un aumento dell'occupazione per i coordinatori delle conferenze di circa il 10%.
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Come coordinatore, è tua responsabilità assicurarti che tutti i dettagli necessari ai tuoi clienti siano in forma scritta in un contratto prima di iniziare a preparare la conferenza. Incontrerai il responsabile dell'organizzazione per la conferenza per scoprire i dettagli su quanti sono tenuti a partecipare, quali pasti e spuntini sono necessari, chi è il target di riferimento, qual è lo scopo della conferenza e che tipo di budget restrizioni che il cliente è sotto. Inoltre, dovrai negoziare con fornitori, strutture e altri fornitori di servizi e annotare i costi totali per l'evento. Di solito hai un budget in cui devi lavorare all'interno.
Organizza l'evento
Una volta completati tutti i dettagli su dove si svolgerà l'evento e chi fornirà i servizi, sarai quindi responsabile dell'organizzazione di tali dettagli in un'operazione scorrevole. Dovrai capire quali stanze useranno i vari relatori a seconda di quanto è popolare il workshop e di quanti ospiti sono proiettati per acquistare i biglietti per il banchetto. Con il tuo cliente, sarai responsabile della scelta del menu, degli arrangiamenti per la tavola e dell'intrattenimento e delle disposizioni per i microfoni e le esigenze audiovisive degli oratori. Se i partecipanti soggiornano in hotel diversi da quelli in cui si tiene la conferenza, potrebbe essere necessario organizzare il trasporto per loro. Al momento dell'evento, dovresti aver creato una pianificazione dettagliata e un elenco di contatti per ogni servizio.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingMonitorare l'evento
Durante la conferenza, ci si aspetta che ci sia una chiamata per occuparsi delle richieste dell'ultimo minuto e assicurarsi che i venditori siano dove dovrebbero essere. All'inizio del primo giorno, farai un tour della struttura per assicurarti che gli stand siano allestiti in modo appropriato, che l'hotel sia pronto per l'arrivo degli ospiti e che la segnaletica sia adeguata. Puoi portare un walkie-talkie o essere pronto sul tuo cellulare per rispondere immediatamente alle richieste dei clienti. Oltre a osservare i progressi della conferenza mentre sta andando avanti, la tua responsabilità sarà principalmente quella di risolvere i problemi e risolvere i problemi non appena si presentano.
Azione supplementare
Un coordinatore di conferenza efficace fornisce follow-up con i clienti per scoprire se l'evento è stato considerato di successo. Dovrai inoltre riscuotere il pagamento immediatamente dopo l'evento e pagare i tuoi fornitori. Creare un sondaggio per i partecipanti da compilare prima di lasciare l'evento e condividere i risultati con il cliente. Incontro con gli organizzatori principali della società che ha tenuto la conferenza per un feedback. Dal momento che molti coordinatori della conferenza sono anche coinvolti nella vendita dei loro servizi, può essere necessario che tu chieda il lavoro di coordinamento della prossima riunione o conferenza quando fai questo follow-up.
