Devi aver visto quei video di catene di montaggio nelle fabbriche. Un flusso continuo di oggetti dall'aspetto perfettamente artigianale e identico che fluiscono attraverso il pavimento del negozio quasi per magia. Se solo io e te potessimo produrre output a quel livello di efficienza, velocità e precisione, giorno dopo giorno.
Principali cause di bassa produttività
Sfortunatamente, essere umani è qualcosa che non ci equipaggia per precisione e produttività della catena di montaggio. Tuttavia, ci sono un sacco di cose che facciamo nei nostri luoghi di lavoro che sono fognature della produttività. Ecco alcuni dei soliti sospetti.
$config[code] not foundMancanza di pianificazione
Un tema ricorrente in molte squadre è il modo disorganizzato in cui i singoli membri affrontano un problema. Quando non c'è una chiara direzione su ciò che deve essere fatto rispetto a un compito in mano, ogni membro decide di affrontarlo nel suo modo unico.
Questo potrebbe significare più di una persona che fa lo stesso lavoro, inconsapevolmente, che è uno dei grandi vuoti di produttività. A volte vengono eseguiti compiti inutili. Altre volte, troppo tempo è destinato a compiti insignificanti. Ognuno di questi scenari sono fognature della produttività e rappresentano un enorme drenaggio delle risorse di un'organizzazione. Ma sono del tutto evitabili con qualche pianificazione anticipata.
Proprio come ogni film ha uno script in modo da sapere esattamente quale scena segue quale, creare uno script per la tua squadra. Se il tuo lavoro è basato sul progetto, traccia un piano dettagliato di azione con chiare responsabilità assegnate e le tempistiche impostate per tenere tutti gli attori coinvolti in pista.
Se di solito non gestisci i progetti e gestisci i processi di routine; chiarire come tu e il tuo team vi state avvicinando a ciascun processo e assicuratevi che non vi siano colli di bottiglia imprevisti. Usa strumenti come 10,000 Feet o Resource Guru per pianificare meglio le tue risorse.
Troppa email
Anche in questa era di social media e un milione di app da avviare, l'e-mail riesce a governare le nostre giornate di lavoro. Fin da un anno fa, abbiamo collettivamente distribuito 182,9 miliardi di e-mail l'una all'altra ogni giorno. Con circa 2,92 miliardi di utenti Internet nel mondo nel 2014, questo rende oltre 62 e-mail pro-capite, ogni singolo giorno. Questo è un altro dei grandi scarichi di produttività sul lavoro e abbastanza email per tenerti occupato tutto il giorno.
Non lasciare che le email regoli la tua giornata lavorativa. Pianifica la tua giornata nei tuoi primi 10 minuti di lavoro con una chiara lista di cose da fare. Entra nella tua lista e quando fai una pausa dal tuo lavoro, controlla la casella di posta elettronica che trabocca. Il motivo per dare la priorità alla tua lista di cose da fare via e-mail è semplice. Quello che hai messo su quella lista sono cose per le quali è una priorità tu. L'email è ciò che altri vuoi che tu faccia e soddisfi le loro priorità, non le tue.
Essere un po 'egoisti a questo riguardo farà miracoli per la tua produttività quotidiana. Se hai bisogno di comunicare rapidamente con qualcuno, vai semplicemente alla scrivania per un po 'di tempo. Non ho tempo per questo? Optare invece per il servizio di messaggistica istantanea dell'ufficio. Slack e HipChat sono due esempi di servizi IM estremamente popolari e super versatili per il tuo posto di lavoro.
Mania Incontro
Troppi incontri e troppo poco lavoro svolto sono un altro degli scarichi produttivi e anche un frequente lamento nei luoghi di lavoro di tutto il mondo. L'ossessione di chiamare una riunione di membri del team assortiti per ogni piccolo compito li allontana dal lavoro produttivo che avrebbero potuto realizzare e spezza il ritmo del lavoro.
Ancora peggio, molti incontri includono individui che hanno poco o nulla a che fare con la questione in questione. Questa è una perdita di tempo colossale per questi membri e offre un valore zero all'incontro.
Evita la perdita di produttività in questo modo limitando il numero di riunioni che tu e il tuo team chiamate. Invece, investi in uno strumento di collaborazione come Wrike, che ti permetterà di creare piani, discutere idee, assegnare lavoro e tracciare i singoli contributi, tutto dalla comodità di un "centro di comando" che si integra con Word, Excel, Gmail, Dropbox e praticamente ogni altra applicazione normale che potresti usare. Niente più riunioni inutili per ogni piccolo aggiornamento da parte di ciascun membro del team.
Troppe pause
Tutto il lavoro e nessun gioco rendono Jack un ragazzo ottuso. Tuttavia, il nostro spirito di conversione dei luoghi di lavoro in luoghi rilassati spesso si traduce in uffici che hanno più persone che stanno fuori prendendo una "pausa fumo" rispetto a chi lavora alla scrivania.
Poi ci sono infinite piste per il caffè e lavori personali che si insinuano nelle ore di lavoro e rubano tempo produttivo fuori dai nostri orari senza nemmeno rendercene conto.
Incoraggia la tua squadra a fare pause dal loro lavoro per ricaricarsi di tanto in tanto, ma prendere una chiara posizione contro le interruzioni troppo frequenti che servono a poco o nessun scopo oltre a perdere tempo.
Un sacco di persone sul posto di lavoro fumano? Crea un'area non fumatori con zone non troppo lontane dalla tua area di lavoro in modo che i tuoi colleghi non debbano prendere l'ascensore su e giù per ogni pausa di fumo. Meglio ancora, incoraggia la tua squadra a prendere a calci il sedere e invece rilassati nella sala giochi o nella caffetteria.
Parole di separazione
Scarichi di produttività e bassa produttività non sono solo problemi che disturbano la tua squadra. Più del 70 percento dei lavoratori americani è "disimpegnato attivamente" secondo uno studio di Gallup del 2013.
Immagina lo stato della nostra economia se questi lavoratori potrebbero essere riportati in una modalità produttiva attiva! Potresti non essere in grado di trasformare l'intera economia ancora, ma con alcune semplici modifiche, puoi sicuramente cambiare la produttività del tuo posto di lavoro.
Foto ufficio occupato via Shutterstock
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