Come professionista di piccole imprese, quanto dovresti preoccuparti di monitorare il tempo dei dipendenti? Bene, guarda in questo modo: la redditività è importante? È importante rimanere in linea con budget e progetti? Sì? Allora dovresti assolutamente tenere traccia del tempo.
Nella prima parte di questa serie ("Come le piccole imprese possono trarre vantaggio dal monitoraggio del tempo"), abbiamo esaminato la creazione di un elenco di requisiti in modo da poter acquistare il software di tracciamento del tempo con fiducia e comprendere il processo di implementazione del software. In questo secondo articolo, esamineremo le domande per assicurarci che la demo sia solida e i vantaggi del software-as-a-service rispetto al software installato.
L'errore più comune nel software di timesheet di acquisto: non cadere per una dimostrazione ingannevole
Hai il diritto di esigere che qualsiasi venditore sia assolutamente, completamente provato oltre un'ombra di dubbio che la loro soluzione risolverà il problema aziendale specifico della tua azienda. Ti meriti una dimostrazione dettagliata che utilizza il tuo elenco di dipendenti, elenco di clienti, elenco di progetti, logo della tua azienda, combinazione di colori e che mostra rapporti sui tuoi dati che ti dimostreranno che il tuo problema aziendale è stato risolto. Se un venditore non può renderti sicuro al 100 percento che la soluzione funzionerà per le tue esigenze aziendali specifiche, allora vai via. I demo in scatola sono progettati per ingannare.
Domande da porre ai venditori:
- Puoi dimostrarmi assolutamente che risolveresti il mio problema aziendale, usando i miei dipendenti, i dipartimenti, i progetti, ecc., E poi mostrami i rapporti che devo vedere?
- Potete fornire referenze di clienti che hanno integrato con successo il vostro prodotto con il mio sistema di contabilità, il mio sistema di gestione del progetto e il mio fornitore di servizi di gestione stipendi?
Se il venditore può configurare rapidamente il software durante una demo per te e mostrare che soddisfa realmente le tue esigenze, allora probabilmente lo può fare rapidamente dopo che è stato installato anche nella tua azienda.
La flessibilità di SaaS consente rapide implementazioni, protezione del server e aggiornamenti più facili
Se il software è basato su Web al 100% (e dovrebbe essere per evitare problemi tecnologici e di installazione obsoleti), è possibile eseguirlo da qualsiasi computer sulla terra. Le aziende produttrici di software possono fornire la tecnologia tramite due diversi modelli: installati presso la propria sede o noleggiati dall'utente e in esecuzione sul sito del fornitore. L'ultimo approccio è chiamato software-as-a-service (SaaS). Non c'è motivo per cui un fornitore non possa offrire entrambe le opzioni.
SaaS consente riorganizzazioni anticipate, protezione server e aggiornamenti più semplici. In un'implementazione anticipata, il fornitore consente di utilizzare temporaneamente il sito SaaS mentre l'IT shop distribuisce la macchina acquistata per l'installazione locale. La protezione del server è il processo di invio di un backup al fornitore nel caso in cui l'installazione locale non riesca. In questo modo, il venditore può far funzionare immediatamente il tuo sistema sul suo sito. SaaS consente aggiornamenti più semplici perché ti viene fornito un sito di test durante il processo di aggiornamento che non richiede acquisti di hardware da parte dell'utente.
Domande da porre ai venditori:
- Che tipo di generatore di backup hai in caso di interruzione di corrente nel tuo sito SaaS?
- Dove è ospitato?
- Quante connessioni Internet ha il tuo sito SaaS?
- Quanto costa la protezione del server?
- Posso eseguire il roll out sui server SaaS e successivamente trasferire i dati sui miei server?
- Dove sono memorizzati i nastri di backup SaaS?
- Quali sono le capacità di sicurezza e antincendio presenti sul sito di hosting?
Guarda fuori dal reparto risorse umane
Quando i dirigenti delle buste paga implementano sistemi di rilevazione del tempo e delle presenze per automatizzare i salari, spesso perdono la possibilità di facilitare una maggiore redditività in tutta l'azienda. Questi dirigenti sono, ovviamente, esperti di libri paga. Di solito non sono esperti di contabilità di progetto o automazione della fatturazione.
I dati temporali che raccolgono, se raccolti in modo appropriato, possono essere utilizzati anche per automatizzare la gestione del progetto, il costo del progetto, il monitoraggio del progetto e il miglioramento della stima del progetto. Inoltre, i dati possono essere utilizzati per l'automazione della fatturazione interna, esterna e inversa.
Ripensare a tali requisiti raccogliendo parte del processo di selezione del software della scheda attività. Coinvolgi manager R & D, gente di marketing e persone A / P. Avere un intero team di selezione Sì, potrebbe essere più difficile, ma libererà la redditività che non sapevi di avere a disposizione.
Seguendo i suggerimenti delineati in questo articolo, puoi essere certo che il software della scheda attività aumenterà enormemente la redditività della tua azienda automatizzando il costo del lavoro, la fatturazione e soprattutto la contabilità dei costi di progetto.
Tempo di monitoraggio foto tramite Shutterstock
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