Lavorare come specialista di supporto amministrativo può essere molto gratificante per una persona organizzata che ama il multitasking, trova l'idea di lavorare in un ufficio attraente e ha grandi capacità comunicative. Mentre compiti specifici variano in base all'azienda e alla posizione, le mansioni in genere comportano la gestione degli uffici, le mansioni di segreteria e le mansioni di back office. Secondo il Bureau of Labor Statistics, il reddito mediano del 2016 per le posizioni di supporto amministrativo e amministrativo è stato di $ 34.050.
$config[code] not foundGestione dell'ufficio
Il tuo lavoro in un ruolo di supporto amministrativo gestisce le attività necessarie per mantenere l'ufficio senza intoppi. Potresti essere responsabile di tenere il passo con la supervisione dell'acquisto e dell'inventario delle forniture di ufficio e la pianificazione della manutenzione delle apparecchiature per ufficio. Stabilisci inoltre procedure e routine, come organizzare la consegna del caffè ogni due settimane o richiedere informazioni aggiornate sui contatti di emergenza dei dipendenti ogni sei mesi. In alcuni casi, è possibile supervisionare altri dipendenti amministrativi e coordinare il flusso di lavoro all'interno di un particolare reparto o divisione.
Flusso di comunicazione
Gli specialisti del supporto amministrativo possono fungere da collegamento di comunicazione per i dirigenti che supportano. In questo ruolo, potresti essere responsabile per l'apertura e l'ordinamento della posta, lo screening delle chiamate in arrivo e delle e-mail e l'impostazione degli appuntamenti con dipendenti, clienti e fornitori. Potrebbe anche essere il punto di contatto tra i dirigenti a cui riferiscono e altri dipendenti e dipartimenti all'interno dell'azienda.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingGestione dati
Nel supporto dell'amministratore, si eseguono tipicamente una varietà di funzioni di gestione dei dati, compresa la gestione dei documenti cartacei ed elettronici, l'impostazione e la gestione di fogli di calcolo e database, la produzione di report, la compilazione di informazioni e talvolta l'analisi dei risultati.
Elaborazione di testi
È possibile eseguire funzioni di elaborazione di testi che vanno dalla stesura di note alla digitazione e alla modifica di report, proposte e altri documenti aziendali. È possibile creare brochure e layout di brochure, nonché aggiornare i contenuti sui siti Web e sui blog aziendali. Non solo è necessario sapere come utilizzare le applicazioni di elaborazione testi e digitare in modo rapido e accurato, gli specialisti del supporto amministrativo devono disporre di capacità di scrittura, modifica e correzione delle bozze.
Progetti speciali
I professionisti che lavorano come specialisti del supporto amministrativo sono spesso incaricati di eseguire o supervisionare progetti speciali. A seconda delle esigenze dell'azienda e del dipartimento, questi possono includere fornitori di sourcing per un acquisto importante, la verifica dei record dei clienti, l'analisi delle tendenze nelle assenze dei dipendenti e la valutazione delle offerte di prodotti della concorrenza.
Pianificazione della riunione
Le tue mansioni potrebbero comportare il coordinamento degli orari delle riunioni, la programmazione delle strutture della sala conferenze, la prenotazione di sedi per riunioni fuori sede, l'invio di inviti, la registrazione degli RSVP, la creazione e la distribuzione dell'agenda e l'organizzazione di servizi di ristorazione. Puoi anche prendere minuti durante le riunioni e distribuirli ai partecipanti in seguito.
Pianificazione del viaggio
Pianificare viaggi per conto di dirigenti aziendali è una parte importante di molti lavori di supporto amministrativo. Seleziona spesso compagnie aeree, hotel e fornitori di auto a noleggio, negozia tariffe, prenota prenotazioni e gestisci le cancellazioni secondo necessità. È possibile creare e archiviare rapporti di spesa per conto dei viaggiatori della società utilizzando le ricevute di viaggio o riconciliando gli estratti conto delle carte di credito aziendali utilizzati per i viaggi di lavoro.
