Le piccole imprese devono essere consapevoli del tasso fisso e variabile (FAVR) perché è progettato per rimborsare i dipendenti che guidano i loro veicoli per le imprese. La maggior parte delle aziende utilizza il più familiare standard di chilometraggio aziendale IRS, ma FAVR presenta un'altra opzione più precisa.
Le piccole imprese hanno contattato Craig Powell, CEO di Motus, per approfondire il modo in cui questo tasso può essere di beneficio alle piccole imprese. Ha iniziato fornendoci una panoramica di alto livello su cosa è FAVR e cosa fa.
$config[code] not foundChe cos'è FAVR e perché è importante
"Fixed and Variable Rate (FAVR) è un Procedura di entrate IRS (2010-51) è stato progettato per rimborsare i dipendenti esentasse sia per le spese fisse (assicurazioni, licenze e registrazioni) sia per i costi variabili (carburante, manutenzione) associati alla guida per le imprese ", ha scritto Powell.
"Vi è una generale mancanza di consapevolezza in merito al FAVR poiché la maggior parte delle aziende rimborsa i propri lavoratori utilizzando lo standard IRS più comunemente conosciuto, che viene utilizzato per calcolare la detrazione per il funzionamento di un veicolo personale per scopi commerciali".
Come differisce il FAVR dagli standard di distanza in miglia dell'IRS
Powell ha proseguito descrivendo come FAVR riconosce che guidare la propria auto per le imprese comporta un diverso insieme di costi rispetto alla guida di un veicolo aziendale.
Descrive come questa aliquota rompe tutti i calcoli per il rimborso in categorie fisse e variabili. È più specifico e tiene conto anche delle fluttuazioni nei cicli economici.
Perché FAVR è più preciso
"FAVR è la soluzione di rimborso più precisa perché fornisce un rimborso personalizzato a ciascun dipendente mobile in base ai costi locali e al chilometraggio aziendale, che può variare di mese in mese."
Quali sono alcuni altri vantaggi
Un altro vantaggio dell'utilizzo di FAVR è il fatto che lo standard di chilometraggio aziendale IRS può commettere errori quando si rimborsano i dipendenti perché i costi possono effettivamente variare in un dato giorno. Lo standard di chilometraggio aziendale esistente corre il rischio di sovra / sotto rimborsare i dipendenti.
Uno dei problemi con lo standard IRS è che non usa i dati in tempo reale ma la media dei numeri passati. Powell spiega:
Quali sono i problemi con gli standard di distanza in miglia IRS
"Lo standard IRS è una media point-in-time dei costi che viene determinata utilizzando i dati degli anni precedenti, non un tasso di rimborso effettivo. I dipendenti potrebbero spendere di più per i viaggi di quanti ne siano stati rimborsati - o sul rovescio della medaglia, potrebbero essere rimborsati in caso di ribasso dei prezzi del gas ".
Uno dei grandi problemi qui è che non ci sono aggiustamenti per il rimborso perché i dati vengono utilizzati dall'anno precedente.
Quali sono le conseguenze per il rimborso impreciso
"FAVR, d'altra parte, consente alle aziende di tenere conto dell'intera gamma di costi per la guida al lavoro, così i datori di lavoro possono personalizzare i rimborsi in modo specifico per ogni singolo dipendente", scrive Powell.
A un altro livello, ci sono alcune altre conseguenze per il rimborso impreciso dei lavoratori. Le piccole imprese possono perdere migliaia di dollari all'anno secondo Powell, e c'è persino il pericolo di azioni legali collettive.
Quali tipi di piccole imprese trarranno beneficio
"Gli Stati hanno spesso leggi severe sulla protezione dei dipendenti che delineano requisiti specifici per rimborsi spese o detrazioni (come ad es New Hampshire, Montana e Codice 2802 del codice del lavoro in California)," lui scrive.
Queste leggi hanno costituito la base per numerose azioni legali collettive e insediamenti multimilionari da parte dei lavoratori per pratiche di rimborso ingiuste (cfr. RadioShack, Starbucks, e Uber come esempi). "
Sembra tutto buono, ma quale tipo di piccola impresa otterrà il massimo dall'utilizzo di queste tariffe flessibili?
Quali sono i requisiti specifici
FAVR ha alcuni requisiti specifici a cui le piccole imprese vorranno prestare attenzione. Vale a dire, è per qualsiasi azienda che ha lavoratori mobili guidando più di 5.000 miglia per le imprese su base annua.
Ciò potrebbe includere una serie di responsabili delle vendite che devono guidare i propri clienti per le aziende farmaceutiche. I piccoli consulenti aziendali, le società sanitarie a domicilio e persino gli infermieri che effettuano visite ai pazienti sono tutti altri esempi.
In che modo FAVR può aiutare con la domanda crescente
In poche parole, è un ottimo modo per ottenere informazioni più specifiche su questi costi e Powell aggiunge alcune altre industrie al mix.
"Il FAVR è, e dovrebbe essere, uno strumento efficace per i ristoranti e gli affiliati alimentari che hanno affrontato una crescente domanda di servizi di consegna più rapidi."
Come accelerare il processo
Infine, Powell sottolinea che mentre l'IRS espone il framework per la raccolta dei dati sotto FAVR, ci sono alcuni semplici suggerimenti per accelerare il processo e renderlo più user-friendly.
"Le aziende possono ora sfruttare dispositivi intelligenti abilitati al GPS, software all'avanguardia e soluzioni complete di gestione dei veicoli per tracciare, raccogliere e archiviare tutte le informazioni sui viaggi d'affari dei loro dipendenti, che possono essere segnalate all'IRS senza creare montagne di documenti. ”
È molto più efficiente per le piccole imprese utilizzare le app mobili per tenere traccia del chilometraggio e fare distinzioni tra miglia aziendali, spostamenti pendolari e viaggi personali piuttosto che cercare di conservare i registri cartacei.
Foto tramite Shutterstock
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