Immagina di essere costretto a sparare attraverso gli schedari alla ricerca di una vecchia cartella con un pezzo importante di documento che è necessario per risolvere una richiesta del cliente.
Bene, trovare tali informazioni contenute in un documento cartaceo può essere gravoso, frustrante e, senza dubbio, rallentare. Tuttavia, quando si scansionano i vecchi documenti e li si archivia in un database elettronico, è possibile rendere la gestione dei documenti molto più semplice ed efficiente per la propria azienda.
$config[code] not foundChe cos'è la scansione dei documenti?
La scansione dei documenti, nota anche come document imaging, viene semplicemente definita come il processo di acquisizione di un'immagine digitale di un documento cartaceo (o di un microfilm).
"È come i tuoi documenti cartacei vengono convertiti in immagini elettroniche ricercabili, il che può aiutare molto il tuo processo aziendale", ha detto Nefr McKeever, specialista di imaging documentale con il servizio di scansione e gestione documentale britannico Kefron, in una risposta via email.
L'intero processo di conversione dei documenti fisici in formato digitale include anche la scansione e la cattura dell'immagine utilizzando il software Optical Character Recognition (OCR). L'OCR riconosce in modo intelligente le immagini digitali e le trasforma in documenti di testo per consentire la ricerca di parole chiave all'interno di un documento.
"Se eseguito correttamente, la scansione dei documenti può cambiare il modo in cui opera la tua azienda per il meglio e risparmiare tempo e denaro", ha aggiunto McKeever.
Vantaggi aziendali dei documenti di scansione
Secondo McKeever, il cui lavoro dichiarato è quello di aiutare i piccoli e clienti aziendali a implementare e mantenere il loro sistema di gestione delle informazioni nei modi più efficaci e tempestivi, ci sono una serie di ragioni per cui la scansione dei documenti (o l'imaging) può essere utile per la tua azienda.
Spiega i sei principali vantaggi della scansione dei documenti per le aziende:
1. La scansione dei documenti ti consente di risparmiare tempo e denaro
Con un semplice accesso a tutti i tuoi file e documenti con un clic di un pulsante, tu o il tuo staff non dovrete perdere tempo a cercare tra scatole e file nel tentativo di individuare il documento che vi serve. Non pagherai personale per un'attività che potrebbe richiedere ore quando dovrebbe essere completata in pochi secondi.
2. La scansione dei documenti migliora il servizio clienti
Con l'imaging del documento, è possibile digitalizzare ogni parte di un file e indicizzarlo con una gamma di metadati. Ciò significa che se richiedi un'informazione specifica, ad esempio un numero di fattura, puoi trovarla immediatamente. Ciò è particolarmente utile se desideri soddisfare le esigenze dei tuoi clienti il più rapidamente possibile.
3. La scansione dei documenti riduce lo spazio di archiviazione
Convertendo tutti i tuoi documenti fisici in file digitali, non dovrai più memorizzarli dove sono a portata di mano. Possono essere inscatolati e spediti per proteggere siti dedicati, liberando spazio nel tuo ufficio per cose più importanti e riducendo i costi associati all'archiviazione dei file cartacei.
4. La scansione dei documenti migliora la sicurezza
Poiché non sono necessari questi file cartacei sul posto, è possibile conservarli in strutture di archiviazione dedicate con protocolli di sicurezza eccezionali. Non dovrai nemmeno preoccuparti della sicurezza del tuo ufficio, poiché tutti i file e i backup digitali possono essere archiviati in remoto su server altamente sicuri.
5. Scansione documenti consente di condividere e collaborare
Un altro grande vantaggio dei file digitali rispetto a quelli cartacei è la condivisione dei documenti. Più colleghi possono accedere allo stesso documento quando richiesto, riducendo ancora una volta lo spreco di tempo in cui i file cartacei devono essere trasferiti da un dipartimento all'altro.
6. La scansione dei documenti aiuta a soddisfare i regolamenti di conformità
Infine, è possibile che le procedure di conformità nel proprio settore richiedano la conservazione di alcuni documenti sia digitalmente che fisicamente. Mettere in atto una soluzione di imaging documentale sicura ed efficiente ora può farti risparmiare tempo e fatica.
Scansione di foto tramite Shutterstock
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