Se gestisci un'azienda che impiega persone, devi dedicare molto del tuo tempo e delle tue energie alla coltivazione e allo sviluppo di relazioni e processi di lavoro per far sì che le cose procedano senza intoppi. Quelle relazioni e queste dinamiche si evolveranno costantemente man mano che il tuo business cresce - e se quelle regole o cambiamenti non sono comunicati correttamente, può creare un sacco di attriti anche tra le unità lavorative più strette.
$config[code] not foundEcco perché è essenziale che tu redighi e rilasci un manuale del dipendente a tutti i membri dello staff.
Che cos'è un manuale dei dipendenti?
Se hai mai lavorato per una grande azienda o una catena di negozi, è probabile che ti sia stato consegnato un voluminoso manuale per i dipendenti ad un certo punto della tua vita. Alla fine della giornata, un manuale per i dipendenti è semplicemente un documento di lavoro che spiega le informazioni essenziali a cui i dipendenti potrebbero aver bisogno di riferirsi mentre sono sul posto di lavoro.
Sono generalmente onnicomprensivi e sono progettati per rispondere a tutte le domande più frequenti che i dipendenti possono incontrare mentre stanno trovando il loro fondamento e elencare tutte le regole e i regolamenti che i membri del team dovranno rispettare per soddisfare i termini e condizioni di impiego.
Ma i manuali dei dipendenti non sono più esclusivi dei giganti aziendali: sono ora strumenti essenziali per le aziende di tutte le forme e dimensioni.
Perché ho bisogno di un manuale dei dipendenti?
Ci sono molti vantaggi che puoi aspettarti dallo sviluppo del tuo manuale per i dipendenti e alcuni sono più ovvi di altri.
Innanzitutto, i manuali per i dipendenti sono ottimi strumenti con cui eliminare la confusione e migliorare la comunicazione tra te e il tuo staff. Se progetti le politiche che ritieni siano cruciali per il successo della tua attività, devi stabilirle per iscritto e condividerle con i dipendenti non più tardi del primo giorno di lavoro per accertarti che tutti siano sulla stessa pagina.
Il rovescio della medaglia, i manuali degli impiegati forniscono anche una protezione cruciale per i dipendenti. Quando tutte le politiche della tua azienda sono enunciate per iscritto, sei costretto a mantenere una coerenza risoluta per quanto riguarda l'applicazione. I manuali dei dipendenti aiutano a tenere conto dei datori di lavoro e aiutano a fornire ai dipendenti una certa tranquillità che riceveranno la parità di trattamento sul posto di lavoro e che la vostra attività è governata da politiche sensate.
Cosa dovrebbe essere in un manuale dei dipendenti?
Proprio come non ci sono due aziende uguali, sarà difficile rintracciare due manuali dei dipendenti che sono completamente identici. Cose diverse funzionano per diverse aziende, e varie industrie richiedono politiche su misura. Ma non importa il tipo di attività che stai eseguendo, ci sono diversi elementi essenziali che probabilmente vorrai includere durante la stesura del manuale del tuo dipendente.
Accordi di non divulgazione
Gli accordi di non divulgazione non sono richiesti dalla legge negli Stati Uniti, ma è diventato sempre più comune includere un accordo di base o una dichiarazione di conflitto di interessi verso la parte anteriore del manuale del dipendente. Questi aiutano a proteggere qualsiasi informazione proprietaria sulla tua azienda, così come la reputazione della tua azienda.
Politiche anti-discriminazione
Tutti gli imprenditori sono legalmente obbligati a rispettare le leggi federali e statali in materia di occupazione in materia di discriminazione e molestie - uno degli esempi più ovvi è la legge americana con disabilità.Detto questo, potresti avere leggi specifiche per il tuo settore o per i servizi che fornisci. Includendo queste informazioni nel manuale del dipendente, i dipendenti sapranno sia in che modo vengono protetti i loro diritti, sia in che modo dovrebbero trattare gli altri mentre sono al lavoro.
compensazione
Alla fine della giornata, la maggior parte dei tuoi dipendenti è motivata dal controllo dei salari, quindi è necessario scrivere per iscritto le polizze per i salari per evitare confusione o conflitti. Usa il manuale del tuo dipendente per specificare quale tipo di detrazioni devi pagare per le tasse statali e federali e spiega chiaramente le deduzioni volontarie come i programmi di benefit. Dovresti anche spiegare come funzionano le ore di lavoro straordinario, la programmazione dei salari, gli aumenti salariali e la registrazione del tempo.
Orari di lavoro
Uno degli elementi più basilari di qualsiasi manuale per i dipendenti è il tempo. Consenti ai tuoi dipendenti di conoscere eventuali politiche in merito alle ore di lavoro, alla frequenza e alla puntualità. Spiegare chiaramente come ci si aspetta che riporti le assenze, nonché eventuali regole o opportunità per incorporare elementi di lavoro flessibile o remoto.
Codice di Co
Un altro elemento di base che devi includere nel tuo manuale è una chiara spiegazione di come ti aspetti che i tuoi dipendenti si comportino in determinate situazioni. Vale la pena menzionare cose come il codice di abbigliamento, il comportamento generale e l'etica - ma dovresti anche diffidare di eventuali obblighi legali che il tuo personale potrebbe dover aderire e che sono specifici per la tua attività.
Sicurezza
Come datore di lavoro, sei obbligato a fornire a tutti i dipendenti un luogo sicuro e sicuro per lavorare - e un manuale per i dipendenti è il luogo ideale per dire ai membri del team esattamente come pensi di farlo. Dovresti anche menzionare gli obblighi ai tuoi dipendenti che devono attenersi, come le normative sulla sicurezza sul lavoro e sull'amministrazione sanitaria che richiedono loro di segnalare tutti gli incidenti, le lesioni e i potenziali rischi per la sicurezza alla direzione.
Politica IT
Anche se i tuoi dipendenti non lavorano al computer, dovresti comunque redigere una politica IT da includere nel manuale del tuo dipendente. Ciò deve coprire l'uso di dispositivi personali come i telefoni, nonché l'uso dei social media e il modo in cui i dipendenti accedono e utilizzano le informazioni sui clienti, Internet e vari sistemi cloud mentre rappresentano la vostra azienda.
Benefici per i dipendenti
Tutti i manuali dei dipendenti devono sforzarsi di rispondere a tutti gli elementi essenziali in merito ai benefici per i dipendenti. Per i vantaggi opzionali come l'assicurazione sanitaria, è necessario includere tutti i concetti di base su fornitori di servizi, opzioni di pagamento e punti di contatto. Ma ci sono anche alcuni benefici richiesti che devi precisare anche tu.
Lascia politiche
Non importa quanto i tuoi dipendenti apprezzino il loro lavoro: vorranno comunque approfittare di tutte le opzioni di congedo. Ecco perché devi includere tutte le politiche relative al congedo per le ferie, la maternità o la paternità o il permesso di lutto nei tuoi manuali dei dipendenti. È inoltre necessario indicare le ferie richieste dalla legge, come ad esempio il dovere di giuria, il congedo militare o il congedo per motivi familiari.
Informazione generale
Non dimenticare di includere anche tutti gli aspetti banali del lavoro. Un manuale per i dipendenti è dove devi comunicare qualsiasi informazione relativa a periodi di prova, verifica dell'occupazione, procedure di cessazione e dimissioni, delocalizzazione, rappresentanza sindacale - l'elenco potrebbe continuare all'infinito. Ma se è importante, deve essere aggiunto.
Questo elenco non è affatto esaustivo. Inoltre, sarà in continua evoluzione.
I manuali dei dipendenti e le politiche aziendali devono evolversi a fianco di un'azienda al fine di garantire il suo continuo successo e il successo delle sue politiche vivrà o morirà grazie alla capacità di mantenere dinamiche linee di comunicazione con i dipendenti.
Foto del manuale dei dipendenti via Shutterstock
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