Una delle responsabilità dei membri dello staff che lavorano in vari livelli di governo è la stesura di note informative per i responsabili delle politiche, che utilizzano i promemoria per educarsi sui problemi e guidarli nella definizione di protocolli, procedure e leggi. Una nota informativa è un sintetico riassunto di un problema o caso che presenta una richiesta di intervento al lettore. Un memo di successo persuade il lettore ad agire fornendo prove concrete che siano facili da comprendere e valutare.
$config[code] not foundInizia il memo scrivendo "A:" e "Da:" Inserisci il nome del mittente e il destinatario dopo i due punti. Nella riga successiva, scrivi la data in cui hai scritto il memo. Completa questa sezione scrivendo "Oggetto:" seguito dall'argomento a cui fa riferimento il memo.
Specificare l'azione che si desidera che il lettore prenda nella prima frase o nel paragrafo del memo.
Mantieni l'attenzione del lettore usando paragrafi brevi e succinti lunghi non più di 5 frasi. Quando si indicano i motivi per agire, elencare ciascun motivo in un paragrafo separato.
Utilizzare prove empiriche per persuadere il lettore della necessità della linea d'azione proposta. Ad esempio, cita le statistiche sulle abitazioni a basso reddito quando cerchi un cambiamento in una determinata politica di zonizzazione. Evita le generalizzazioni che non puoi supportare con i fatti.
Delineare i corsi alternativi di azioni o politiche, descrivendo i vantaggi e gli svantaggi di ciascuno.
Evita espressioni verbali o formali inutili, ad esempio "come da discussione", e gergo tecnico quando stai citando fatti e cifre. Usa un linguaggio semplice e diretto che qualsiasi lettore possa capire.
Usa la voce attiva, al contrario di quella passiva, in tutto il memo per incoraggiare l'azione. Se conosci bene il destinatario del memo, usa pronomi in prima persona come "Io" e "noi", perché le persone hanno più probabilità di fare qualcosa per coloro che sentono di conoscere personalmente. Enfatizza ulteriormente tali connessioni personali usando contrazioni, come "Io sono".
Ribadisci la necessità di agire alla fine del memo. Assicurati di indicare se c'è una scadenza per l'azione che deve essere soddisfatta.
avvertimento
Una nota informativa che supera le due pagine diventa un rapporto, che è improbabile che il lettore legga immediatamente al momento del ricevimento.
